二、我國秘書的定義

1．我國古代“秘書”一詞的含義

我國幾千年間的古籍中“秘書”一詞觸目皆是，但是，其含義卻與現(xiàn)代大相徑庭，經(jīng)梳理，它有如下四種不同的含義。

第一，指宮禁中的秘藏之書。如“得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書?！?sup>[6]“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書?！?sup>[7]“與國師公從事出入，校定秘書?！?sup>[8]

第二，指讖緯圖錄等類書?！墩f文》：“秘書說曰：日月為易?！倍斡癫米ⅲ骸懊貢?，謂諱書。”“時睹秘書緯術(shù)之奧?！?sup>[9]

第三，指官職名稱。始于東漢，桓帝時創(chuàng)設(shè)秘書監(jiān)一職，掌管宮中圖書經(jīng)籍。使“秘書”一詞開始由指物轉(zhuǎn)為指人。此后屢見不鮮，如曹操創(chuàng)立了秘書令這一官職，下配備秘書左丞、秘書右丞，掌管尚書奏事；晉設(shè)立的秘書監(jiān)，秘書丞、秘書郎，從事典籍修撰，或執(zhí)掌文書圖籍；唐朝有秘書令，掌管經(jīng)、史、子、集。

第四，指官署名稱。如晉設(shè)秘書寺，南朝梁時改稱秘書省，領(lǐng)有國史、著作兩局，主管國史的編修和著作事務(wù)，相當(dāng)于現(xiàn)代的國家出版局，此后，歷代沿置，曾改稱“蘭臺”、“麟臺”，明代以后并入翰林院。又如清入關(guān)前后，于內(nèi)三院中設(shè)秘書院，掌撰擬與外藩往來書札及敕諭、祭文等，并錄各衙門奏疏及詞狀。這四種解釋中，除了曹操時的秘書令一職和清代的秘書院承擔(dān)著一些秘書工作之外，其余均基本與秘書工作無關(guān)，而歷代秘書工作都是由不冠以“秘書”兩字的機(jī)構(gòu)和官員承擔(dān)的。如我國最早從事秘書工作的人員稱史官，我國最早的朝廷秘書機(jī)構(gòu)是產(chǎn)生于商末周初的太史寮。這種秘書機(jī)構(gòu)、官員名實(shí)相離的現(xiàn)象一直延續(xù)到清朝末年。

因此，研究現(xiàn)代秘書工作，應(yīng)避開古籍中“秘書”兩字設(shè)下的誤區(qū)，避免望文生義、牽強(qiáng)附會。

2．我國現(xiàn)代對秘書定義的爭論

我國現(xiàn)代秘書的概念并非受我國古代“秘書”一詞的影響，而是接受了國外“秘書”一詞的影響。早在1905年，孫中山在日本組織同盟會時，就曾先后任命馬君武、胡漢民為同盟會總部秘書。清光緒三十三年(1907)，安徽巡撫馮煦上書，奏請?jiān)O(shè)置輔助人員，佐理文牘，分科辦事，經(jīng)光緒皇帝批準(zhǔn)后，在巡撫衙門中最早設(shè)置了秘書、助理秘書等官職。接著，各省總督、巡撫衙門紛紛仿效，設(shè)置秘書職位。這成為我國現(xiàn)代秘書職務(wù)的直接源流，自此，“秘書”一詞沿用至今。^[10]

20世紀(jì)80年代起，我國秘書學(xué)研究開始起步，學(xué)術(shù)界對秘書的定義尚有爭論。筆者認(rèn)為：秘書應(yīng)有廣義和狹義之分，廣義的秘書可稱為秘書人員，是指：無論是否具有秘書職務(wù)，但實(shí)際上從事著秘書業(yè)務(wù)的辦公室工作人員，如處理文書、檔案、調(diào)研、信息、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、督查、信訪和公共關(guān)系等事務(wù)的工作人員、機(jī)要人員等。

狹義的秘書是指在領(lǐng)導(dǎo)身邊，輔助領(lǐng)導(dǎo)，溝通上下左右和內(nèi)外聯(lián)系、掌管文書、處理信息和日常事務(wù)的重要助手，是具有秘書職務(wù)的專門管理人員。

但是，社會上一般認(rèn)為，秘書是“職務(wù)名稱。掌管文件并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理日常工作的人員”。^[11]