從不同的角度，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，公文可以劃分為不同的種類。常見(jiàn)的分類方法有：

一種是按行文關(guān)系和方向分類，即依據(jù)公文流向?qū)ο蟮募?jí)別統(tǒng)屬關(guān)系來(lái)區(qū)分。一般分為3種：①下行文。指上級(jí)向下級(jí)機(jī)關(guān)送發(fā)的公文。比如命令、指令、決定、決議、指示、布告、通告、通報(bào)、通知、批復(fù)等文種。這也是最常見(jiàn)、使用最廣的一種公文文種。②平行文。指同級(jí)向同級(jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)送交的公文。主要為函等。③上行文。指下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈送的公文。比如報(bào)告、請(qǐng)示等。但在實(shí)際生活中，有些公文的行文方向并不十分固定，而是在不同的情況下有著不同的用途和歸屬，比如通知、函等。

另一種是按照公文的內(nèi)容歸屬來(lái)劃分。通?？煞譃?種。即：①公務(wù)文書、政務(wù)公文，其內(nèi)容主要用于表述公務(wù)管理事項(xiàng)。比如國(guó)務(wù)院明確的13種公文文種；②事務(wù)文書，其內(nèi)容主要用于處理具體實(shí)際事務(wù)。比如簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；③財(cái)經(jīng)文書，主要用于明確財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。比如經(jīng)濟(jì)合同等；④司法文書，主要用于司法過(guò)程中。比如訴狀、公證書等；⑤會(huì)務(wù)文書，主要用于聚會(huì)交往場(chǎng)合，比如開(kāi)幕詞、歡迎詞、答謝詞；⑥日用信據(jù)，主要用于私人日常生活中使用，比如各種條、據(jù)、信等；此外還有公關(guān)文書、科技文書、外事文書等。

再一種是按公文的具體職能來(lái)分類。通常分為：①法規(guī)性公文。這類公文主要用來(lái)頒布法令、法律，或?qū)τ嘘P(guān)問(wèn)題作出規(guī)定。是下行文。常見(jiàn)的有：規(guī)定、條例、章程、辦法、細(xì)則，等等。②指揮性公文。這類公文是對(duì)有關(guān)工作或事項(xiàng)起指令或指導(dǎo)作用的公文，直接體現(xiàn)著上級(jí)機(jī)關(guān)的決策意圖。也是下行文。一般指令性的有：命令、指示、決定等；指導(dǎo)性的則有批示、意見(jiàn)等。③報(bào)請(qǐng)性公文。主要用于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)、請(qǐng)示工作，通常也稱為上行文。比如：請(qǐng)示、報(bào)告等。④知照性公文。指向有關(guān)方面告知情況、關(guān)照事項(xiàng)的公文。其中既有下行文，也有平行文。常見(jiàn)的有：通知、通報(bào)、公報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)，等等。⑤聯(lián)系或者商洽性公文。指用于各部門之間聯(lián)系工作的公文。主要是函等。⑥實(shí)錄性公文。指真實(shí)地記錄會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。比如會(huì)議紀(jì)要、大事記等。⑦公布性公文。指用于張貼、面向全社會(huì)公眾的一類公文，如公告、通告、布告等。

也可以按照公文的緊急情況來(lái)分類。緊急情況是就對(duì)公文發(fā)送和處理的時(shí)間要求而定的。習(xí)慣上分為緊急公文和普通公文。緊急公文又可進(jìn)一步分為“特急件”與“急件”兩大種。

又可以按照公文的收發(fā)方式，分為收文（來(lái)文）和發(fā)文兩大種。收文又可以進(jìn)一步細(xì)分為上級(jí)來(lái)文、平級(jí)來(lái)文，或市府來(lái)文、省府來(lái)文、中央文件，等等。

還可以按照公文的有無(wú)保密要求和機(jī)密等級(jí)來(lái)分類。如果按照有無(wú)保密要求，公文可分為保密文件與普通文件兩類。保密文件又可以進(jìn)一步分為絕密文件、機(jī)密文件、秘密文件3種。

此外，還有依據(jù)公文的傳閱范圍來(lái)劃分的。一般是分為內(nèi)部文件和公開(kāi)發(fā)布的文件兩種。

如果按照公文作者的性質(zhì)，又可以分為黨內(nèi)（或黨務(wù)）公文、人大公文、行政公文、群眾團(tuán)體公文、企業(yè)公文等。

依照公文傳遞的媒質(zhì)，則可以分為傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文與現(xiàn)代化的電子公文兩大類。

這里有必要說(shuō)一下電子公文。國(guó)務(wù)院辦公廳正式頒發(fā)的《電子公文傳輸管理辦法》中給出電子公文的定義是：“指國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的、具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)”；正在擬議中的《電子公文格式規(guī)范》則將電子公文定義為：“以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)墓摹?。這兩份文件都首次明確規(guī)定了電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法定效力，因而十分重要。

目前，我們的紙質(zhì)公文管理已經(jīng)形成了一套標(biāo)準(zhǔn)化的制度，多年來(lái)行之有效；電子公文既然同紙質(zhì)公文一樣，當(dāng)然也需要建立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度。目前關(guān)于電子公文的管理制度有國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《電子公文傳輸管理辦法》、國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，各地差不多都根據(jù)這兩個(gè)文件制定了適宜自己本地的電子公文傳輸、管理辦法，就電子公文的生成、發(fā)送、接收、歸檔作出了具體規(guī)定，實(shí)踐中可以查照?qǐng)?zhí)行。

電子公文為什么要盡量沿用紙質(zhì)公文的管理制度？因?yàn)檫@樣既能沿襲紙質(zhì)公文管理的成功經(jīng)驗(yàn)，也容易被現(xiàn)職辦公從業(yè)人員掌握使用，無(wú)需對(duì)現(xiàn)行各項(xiàng)公文管理制度作大幅度的修訂。這也正是為什么需要用數(shù)字紙張技術(shù)來(lái)構(gòu)建電子公文的原因所在，因?yàn)槔脭?shù)字紙張技術(shù)就可以使電子文件具備與紙質(zhì)文件基本相同的特性，從而方便基本沿襲原有的關(guān)于紙質(zhì)文件的管理制度。

電子公文怎樣呈現(xiàn)給人看呢？辦法就是打印還原成紙質(zhì)公文。這個(gè)操作是電子公文的主要使用方式，也是處理電子公文的各信息系統(tǒng)需要經(jīng)常進(jìn)行的操作。需要通過(guò)專門的學(xué)習(xí)，才能熟練掌握。

根據(jù)國(guó)家有關(guān)公文安全保密的要求，有法定效力的電子公文是不能公開(kāi)其存儲(chǔ)格式的。對(duì)這些電子公文的顯現(xiàn)、打印操作，可以進(jìn)行調(diào)用接口的標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)處理，使不同的信息系統(tǒng)都能通過(guò)統(tǒng)一的調(diào)用接口來(lái)完成電子公文的顯現(xiàn)、打印操作；對(duì)其他電子公文或文書，則既可使用上述標(biāo)準(zhǔn)化的調(diào)用接口，也可采用正在擬訂中的《電子公文格式規(guī)范》所標(biāo)定的其他軟件來(lái)顯現(xiàn)。該軟件中科院軟件所尚在研制過(guò)程中。

下面根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳最新發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（即國(guó)發(fā)2000年23號(hào)）中所列的13種公文樣式，結(jié)合實(shí)例，就傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文樣式，逐一予以介紹。為滿足公眾在實(shí)際中的應(yīng)用方便，本書稍作了一些歸類調(diào)整。

需要說(shuō)明的是，本書主要介紹行政公文，是因?yàn)樾姓倪m用面最廣，而且也具備現(xiàn)行公文中的基本規(guī)格。至于黨的機(jī)關(guān)公文和人大機(jī)關(guān)公文，雖然各有自己的特色，但因?yàn)橹痪窒拊邳h委與人大內(nèi)部使用，讀者朋友可以在需要的時(shí)候，參照《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)，中辦發(fā)〔1996〕14號(hào)文）、《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法》（人大常委會(huì)辦公廳1998年2月6日印發(fā)，常辦〔1998〕秘字第12號(hào)文）執(zhí)行。