第6章　會展場館設施設備物資管理

【本章導讀】

會展場館是會展業(yè)發(fā)展的基礎，要發(fā)揮其應有的功能，不但要有相應的附屬建筑設施，配齊必要的設備，還必須要有先進的管理方式。本章主要介紹展覽中心與會議中心的設施設備管理概述；會展場館管理，會展場館的設施設備系統(tǒng)運行工作規(guī)范，會展場館物資（配件、消耗品）的采購、保管、外包、發(fā)放管理，展具器材的采購保管使用和出租管理。

【關鍵詞匯】

設施設備　運行規(guī)范　物資管理　展具出租

6.1　會展場館設施設備管理概述

隨著會展業(yè)對硬件設施重視程度的提高，近10年來，世界各大城市涌現(xiàn)出一大批大型的現(xiàn)代化會展中心，這些專營會議和展覽活動的場所是開展各種會展活動最主要的硬件依托，是會展業(yè)運作和發(fā)展不可缺少的基礎條件。

改革開放前，我國的會展場館多為公益事業(yè)，會展場館的負責人只是負責場館和設施設備日常維護，會展場館尚不是自主經(jīng)營的利益主體。在這種情況下，對會展場館的管理不是企業(yè)運作和經(jīng)營管理，也缺乏效益觀念。而現(xiàn)代化的會展場館是隨著市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)變而產(chǎn)生的，其生存和發(fā)展都與市場因素息息相關，必須遵循市場競爭法則。因此，會展中心管理需要的是以產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新的理念和超前的經(jīng)營思維，通過科學和專業(yè)化的管理提高效率，從而為客戶提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務，努力構建個性化的會展經(jīng)濟平臺，打造屬于自己的品牌，以求得滿意的經(jīng)濟效益和社會效益。

現(xiàn)代會展場館及其設施設備的管理是一項系統(tǒng)工程，不僅表現(xiàn)在場地的清潔、設備的使用與保養(yǎng)、保安、消防等淺層次的傳統(tǒng)管理工作，而且還進一步表現(xiàn)在必須根據(jù)經(jīng)營思路進行場館的設計、空間布局、設備配置等規(guī)劃管理工作，在日常管理中，應將工程設備運行管理、場館環(huán)境管理以及安全保衛(wèi)管理等工作納入到其管理范疇中。在整個會展場館及設施設備管理過程中，都要符合現(xiàn)代企業(yè)科學化、專業(yè)化管理的要求，遵循市場化運營的原則。

會展場館場地的規(guī)模比較大，擁有的設備種類多、數(shù)量大，投資額巨大，維護的費用也很高。會議與展覽活動都要求在有限時間內(nèi)完成場地和環(huán)境的布置工作，在活動前必須有周密的安排，活動期間有眾多的人流、物流進出會場，要依賴場館空間和各種設施設備以提供多種服務，做出適當?shù)馁Y源整合。場館和設施設備管理雖然不能直接創(chuàng)造利潤，但是通過有效的管理充分發(fā)揮場館的效能，控制能源消耗，提高服務質(zhì)量，將會顯著提高場館的效益。

6.1.1　會展場館設施設備管理的目標

會展場館的管理水平并非僅僅局限于其活動數(shù)量或使用率，其水平關鍵是取決于場館和設施設備可否發(fā)揮預期的作用和貢獻。從總體上看，會展場館和設施設備管理的目標主要有以下幾個方面。

①合理規(guī)劃，搞好建筑物及設施設備的維護、場館的環(huán)境綠化、保潔、安全消防等基本工作，最大限度地發(fā)揮物業(yè)的使用價值，使物業(yè)保值增值。

②為各類會展活動提供一個合適的場地和舒適安全的環(huán)境，并在此基礎上提供卓越和高效的服務，滿足會議和展覽組織者、參觀者、會展中心人員及租用場館辦公的物業(yè)使用者等各方需要。

③實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益。一方面，以市場觀念進行管理規(guī)劃，并有效地控制場館和設施設備的運作成本，講求經(jīng)濟效益；另一方面，要體現(xiàn)一定的服務社會職能，除了提供場地給商業(yè)會議或展覽活動外，還應該適當顧及非商業(yè)活動對場地的需要。

6.1.2　會展場館設施設備管理的內(nèi)容

1）規(guī)劃管理

會展場館的建設項目是一筆很大的投資，必須根據(jù)經(jīng)營思路，通過嚴密的可行性論證，本著“技術上先進、經(jīng)濟上合理、經(jīng)營上可行”的原則，在場館建設規(guī)劃和設施設備配置方面做好基礎工作。

2）設施設備管理

設施設備是會展場館服務產(chǎn)品的硬件依托之一。會展場館的管理者應合理地使用各種設施設備，對常用設施系統(tǒng)進行足夠的維護保養(yǎng)、修理和更新，防止設備和系統(tǒng)發(fā)生故障，保證它們的正常運作。

3）環(huán)境管理

環(huán)境管理包括建筑物本身的日常養(yǎng)護、保潔、綠化等工作，并要按照環(huán)保規(guī)定以恰當?shù)姆绞教幚韽U棄物。其目的是為各種會議和展覽活動創(chuàng)造一個清潔、舒適、美觀的環(huán)境。關于場館內(nèi)外的保潔、綠化等的維護內(nèi)容還有相應的檢查記錄和表格。

4）安全管理

會議展覽活動的重要特性是大量的人員在活動期間逗留或進出會場，因此，會展場館必須設有完善而可靠的緊急事故應變系統(tǒng)，要求安全設施時刻保證運作正常。另外，所有的工作人員必須接受這方面的培訓，具備處理隨時可能發(fā)生緊急事故的能力。

5）成本管理

會展場館管理必須強調(diào)成本意識，講求效益。這應該體現(xiàn)在場館和設施設備管理的全過程中。例如，合理確定場館和設施設備的使用效率，仔細衡量投資的成本和收益；將人力、物力、財力等各種資源根據(jù)淡季、旺季的特點進行匹配等。

6.1.3　會展場館設施設備管理的方法

1）綜合管理方法

場館設施設備管理是整個會展中心管理的重要方面，其內(nèi)容紛繁復雜，不僅僅局限于純技術方面，還要涉及各種經(jīng)濟分析和組織協(xié)調(diào)工作等，要求管理部門具有較強的綜合管理能力。

2）全員管理方法

會展中心的管理要體現(xiàn)勞動密集型行業(yè)的特點，必須十分重視人員的管理。場館和設施設備的維護量很大，且很多技術工作是分散的，因此需要員工具有較強的責任心、過硬的技術，具有一專多能的素質(zhì)。在管理過程中，應該讓所有的員工都認識到自己對場館和設備管理負有一定責任，讓所有的員工都自覺參與其中。

3）系統(tǒng)管理方法

會展活動的特點之一就是時效性強，會展活動的時間周期比較短，但在短期中卻有相當大的人流、物流進出會展場館。要保證相當有限的時間內(nèi)大量人流、物流進出有條不紊，保證各類設施設備運轉(zhuǎn)正常，保證發(fā)生緊急情況時快速應變，這些都需要會展場館各部門之間、上下級之間以及個別員工之間相互協(xié)調(diào)配合。系統(tǒng)方法就是要求會展中心要用系統(tǒng)的觀點和方法進行場館和設施設備的管理，要形成一個分工明確的組織系統(tǒng)，把場館和設施設備管理工作納入各級領導的職責之中，并落實逐級責任制和崗位責任制。

4）制度管理方法

場館和設施設備管理中的很多工作都是日常性的，平時的嚴格管理是保證場館和設施設備在會展活動期間能有效發(fā)揮其作用，而嚴格管理就必須依靠完善的制度來規(guī)范。因此，一方面要十分重視規(guī)章制度的建設，另一方面要狠抓規(guī)章制度的貫徹落實。

6.2　會展場館設施系統(tǒng)管理

6.2.1　展覽中心設施系統(tǒng)管理

現(xiàn)代化展覽中心一般都配備了為會展服務的一整套基礎設施，憑借完善而先進的設施系統(tǒng)來提供高質(zhì)量的展覽服務。

展覽中心的設施系統(tǒng)管理主要包括以下幾點。

1）供電

按我國分負荷等級供電的方式，展覽中心用電屬一級負荷，應由兩個電源二路供電，以保證發(fā)生事故時不中斷電源。展覽中心主要供電線路為三相交流電，線路頻率為50 Hz，標準供電電壓為220／380 V（單相電壓220 V，三相電壓380 V）。主變壓器的最小容量應為高峰負荷的最充足容量，并且展廳內(nèi)要設有足夠的電源接口和插座。展覽用電必須有嚴格的規(guī)定，電器安裝時必須保證線路連接可靠，充分考慮通風及散熱，不與易燃物直接接觸，以免發(fā)生意外。參展方如果需要24小時供電或延時用電，必須事先向場館提出申請。在場館內(nèi)使用的電器必須符合安全要求，禁止使用碘鎢燈、霓虹燈、電爐和電熱器具。在場館內(nèi)用電及安裝燈箱必須提前將用電圖紙報展覽中心有關部門審核，經(jīng)同意后方可實施，并由展覽中心工程部派出電工指導安裝和接進電源。會展場館配電室如圖6-1所示。

圖6-1　會展場館配電室

2）給水排水

展覽中心的供水系統(tǒng)負責采暖區(qū)域的循環(huán)管網(wǎng)、空調(diào)的冷凍水管道、衛(wèi)生間的冷熱水供給等，排水系統(tǒng)包括整個場館的冷水、熱水和廢水排泄系統(tǒng)，如圖6-2所示。給水排水設施是為會展活動提供生活用水、美化環(huán)境用水和消防用水等的重要基礎設施。在展覽會期間（特別是機械設備類展覽會）為需要現(xiàn)場演示的設備提供冷卻用水，在展廳規(guī)劃時要考慮設置足夠的給水口和排水口，時刻保證輸水管的暢通。

圖6-2　展廳地溝（左）、地井（右）內(nèi)設置有上下水管道、
電源、壓縮空氣、電話線、網(wǎng)絡線等

3）空調(diào)

展覽中心在展覽期間有大量人員聚集在室內(nèi)展廳中，因此展廳的空氣質(zhì)量顯得非常重要，在一定程度上會影響展覽效果。展廳的空調(diào)系統(tǒng)主要是為了調(diào)節(jié)人們所需要的溫度、相對濕度、空氣流動速度和空氣潔凈度等，使人們長時間處于舒適的狀態(tài)。目前，一些現(xiàn)代化的展覽中心普遍采用天窗自動換氣系統(tǒng)，由計算機按照內(nèi)外部環(huán)境溫度、濕度自動調(diào)節(jié)天窗的開啟度，提高了展廳內(nèi)的空氣質(zhì)量。在辦展期間，主辦單位如果要求使用空調(diào)，必須提前向展覽中心提出申請。使用空調(diào)期間，主辦單位必須協(xié)助做好門窗的關閉工作，做到人員進出隨手關門，以確?？照{(diào)的效果，減少能源的浪費。展覽中心中央空調(diào)制冷機如圖6-3所示。

圖6-3　中央空調(diào)制冷機

4）壓縮空氣

現(xiàn)代化的展覽中心要滿足各類型展覽會的需要，特別是機械類展覽大型設備現(xiàn)場演示或布展裝修的需要，必須配備大型空氣壓縮機，在布展和展覽期間為參展商提供壓縮空氣的出租服務，如圖6-4所示。大型空氣壓縮機的機房必須遠離展廳，考慮隔音和儲氣罐的安全裝置，還要注意由于供氣系統(tǒng)的管道距離造成的氣壓損失，防止展廳空氣井的泄漏，影響客戶的使用，通常氣壓要達到8×105 Pa。沒有中央供氣裝置的展覽館，通常提供小型空壓機出租，以滿足參展單位需要。

圖6-4　展館中央供氣空壓機及供出租的小型空壓機

5）電梯

對于有多層展廳的展覽中心而言，其電梯系統(tǒng)對于運送人流和運載展品具有不可替代的作用。如果人們不能方便地到達任意樓層的展廳，將直接影響辦展效果。因此，在一些中央人流密集區(qū)和回廊區(qū)要安裝足夠的自動手扶梯，這樣在大型展覽期間才能解決參觀人流在不同層面大規(guī)?？焖倭鲃拥膯栴}。在實際使用時，應根據(jù)具體流量情況來確定不同的運送方式以節(jié)約能源。展品及大件貨物僅可通過貨物電梯進入上層展廳。自動扶梯和客梯絕對不能用來運送任何貨物、設備及家具。布展或撤展期間不得開動使用自動扶梯。自動扶梯在停開期間不要當作樓梯通行使用，如圖6-5所示。

圖6-5　展廳內(nèi)的電梯

6）照明

展覽照明對于突出展品和增強空間氣氛起著主要的作用。展覽照明的采光形式包括天然采光、人工光源采光及兩者綜合采光三種形式。如商業(yè)性展覽，因展期短、照度水平要求高，所以除了室外陳列，大都采用人工照明或天然光與人工光源結合兩種照明形式。要注意，室外的電器照明設備都應采用防潮型，并要落實安全措施。在展覽空間，要避免反射和眩光對觀眾的干擾作用，應該慎重考慮窗戶和燈具的位置及展廳的照明分布。展覽中心一般都對所搭建的標準攤位的照明及電源安裝提供服務。燈光在展覽空間起著照明、控制情調(diào)、強化氣氛、誘導觀眾、調(diào)整空間虛實等諸多作用。照明設計一要解決展覽空間的整體照明，即一般照明（照度100～150 lx），使空間照度分布均勻；二要增設燈光，解決局部和重點照明，即特殊照明（照度150～300 lx），如展柜照明、燈箱照明、景箱照明和重點展品照明等。根據(jù)不同要求，可分別采用直接照明、間接照明、半間接照明或選用藝術照明，即光源為柔光、色光、逆光、頂光、側(cè)光、底光等照明。要注意消除眩光。照明設計的目標是創(chuàng)造既利于觀眾觀賞展品，又同展覽格調(diào)相協(xié)調(diào)的光環(huán)境。展廳照明實況如圖6-6所示。

圖6-6　展廳照明實況

7）消防

會展場館除應配置與場館規(guī)模和服務要求相適應的消防器材外，展覽會期間應高度重視消防安全的宣傳和管理工作。嚴禁將易燃、易爆、劇毒或有污染的物品帶入展覽中心場館。展館內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁參展單位擅自裝接電源和亂拉亂接電線。展場內(nèi)的布局應留有足夠的安全疏散通道，主通道寬度不得小于5 m，嚴禁在電梯、樓梯口等安全疏散通道上擺設任何物品。布展基本結束后，主辦單位須向展覽中心的有關部門以及公安消防部門報告，然后組織一次以防火為主的安全大檢查，對查出的隱患應立即進行整改。展品的包裝用具在布展后應盡快運出館外，嚴禁亂放。遇有緊急情況，主辦單位及展覽中心工作人員統(tǒng)一指揮，將展館內(nèi)的所有人員按照指定的通道有序撤離。場館配置的消防設施和器材如圖6-7所示。

圖6-7　場館配置的消防設施和器材

8）通信、網(wǎng)絡和信息

展覽中心在展位、會議室、辦公用房等場所均提供多部直線電話，一般國內(nèi)的展覽中心都有中國移動和中國聯(lián)通的無線覆蓋系統(tǒng)，可支持手機使用。除此之外，展覽中心還適當設置IC卡公話，以及供領導和代表團使用的保密電話，滿足展覽活動中的各種通信需求。

展覽中心應配備智能化網(wǎng)絡系統(tǒng)，如電子登錄系統(tǒng)、電腦查詢系統(tǒng)等，并能夠提供包括ISDN、無線寬帶網(wǎng)、有線寬帶網(wǎng)在內(nèi)的多種上網(wǎng)服務。還可以在展館的主要公共空間設置觸摸屏，為參展商、觀眾提供方便的信息查詢、交流手段，提供導覽服務，廣告發(fā)布服務，組展商、參展商的信息查詢和發(fā)布服務，展館展會介紹和宣傳服務等，如圖6-8所示。

圖6-8　場館通信、網(wǎng)絡和信息服務

9）公共廣播

公共廣播負責向展廳、辦公室、走道等區(qū)域提供可靠的、高質(zhì)量的背景音樂、緊急通知、業(yè)務廣播等服務，如圖6-9所示。在發(fā)生火警及其他緊急狀況時，可以與消防聯(lián)動，滿足火災緊急廣播的要求，在緊急疏散時起到指揮作用。

圖6-9　場館廣播室圖

10）標志系統(tǒng)

標志系統(tǒng)在大型會展場館建筑中至關重要，從某種意義上說，在各種活動中，標志是人們無形的指揮棒。大量的人流流動需要三個基本標志，即建筑結構、服務種類及環(huán)境朝向。方向標牌引導參加者及服務人員在本設施內(nèi)流動；識別標牌顯示大樓使用者的最終目的地。提供各種標牌很重要，參展、參觀、參會者和服務人員有各自的交通路線，行人和車輛分流，各行其道。標志應精確、簡單、統(tǒng)一；選擇字體、大小、顏色合適；有形、有色、直觀、不必經(jīng)過思索；使用國際通用符號；最好安裝在頂空懸掛物和橫幅上；不要多用電子顯示屏，因靈活的內(nèi)容不易控制；所有標志要中英文對照，翻譯要準確（參見10．4．4關于會展場館雙語標志系統(tǒng)的規(guī)范），如圖6-10所示。

圖6-10　場館室內(nèi)外標志樣圖

展覽中心的設施系統(tǒng)是場館正常運行的保障，是必須高度重視的工作。若因為管理不善，設施運作突然出現(xiàn)問題或者技術支援不力而導致展覽活動延誤甚至中止，其代價將非常昂貴，后果也會非常嚴重。因此，良好的維修保養(yǎng)、科學的管理可以防止設施系統(tǒng)發(fā)生故障，增加設施系統(tǒng)的使用壽命，提高其使用效率，從而減少不必要的能源消耗和設備更換的成本。

6.2.2　展覽中心場館管理

展覽中心場館管理主要包括場館運營管理、場館環(huán)境管理兩個方面的工作。

1）場館運營管理

應當說，目前我國已經(jīng)投入運營的展覽中心場館有很多，但從實際經(jīng)營效果看，普遍存在展廳使用率低的現(xiàn)象，許多場館沒能夠?qū)崿F(xiàn)贏利。造成這種結果的原因有很多，但場館運營管理不成熟、不科學是主要的因素。大規(guī)模展覽中心場館的投資回報期很長，要維持生存，促進發(fā)展，必須提高場館運營管理水平。

一般而言，商業(yè)展覽活動都有較強的季節(jié)性。不同類型的展覽活動，對場地使用也有特定的要求。一個展覽活動由進館到撤館起碼需要幾天的時間，開展日期一般也不會跨周末或假日。這些因素導致展覽中心的使用率偏低。因此，要提高經(jīng)濟效益，關鍵是要合理地增加場地的使用率，以及提高單位面積的出租金額。這就要求展覽中心要不斷完善配套功能和設施，提高服務的質(zhì)量和水平。就我國目前展館經(jīng)營情況看，由于許多展覽中心還沒有完善的銷售機構，展覽中心經(jīng)常自辦展覽活動以增加收入和場地使用率，這樣的做法，雖然從投資回報率和資源利用率的角度看可以理解，但把展覽中心作為服務提供者的角色搞模糊了，且很容易與其他專門經(jīng)營展覽活動的機構發(fā)生利益沖突。因此，場館管理者需要有特別的溝通技巧和策略來處理相關的利益關系。

由于大部分的展覽活動都是商業(yè)性的，因而合適的檔期對展覽的成功至關重要。在許多情況下，參展商們是商業(yè)競爭對手關系，同類性質(zhì)或性質(zhì)接近的展覽項目會有爭取同一檔期的情況。這就要求場館管理者有必要制定適當?shù)牟呗詠砗侠砭幣鋱龅氐臋n期，避免項目沖突的情況出現(xiàn)。場館經(jīng)營者不能僅僅考慮增加租金的收入而不顧場館使用者的利益，而是要妥善地處理與客戶之間的商業(yè)利益關系。

許多二三線會展城市場館都利用淡季或展期的空檔推出多種經(jīng)營，為了提高場館利用率開展各類活動，如圖6-11所示。

圖6-11　充分利用展覽空間舉辦的各種活動

2）場館環(huán)境管理

在實際操作中，場館環(huán)境管理的很大一部分工作都是外包給專業(yè)公司的，比如清潔、綠化等工作，都是通過社會化合作方式運作的。場館管理者與所選定的物業(yè)公司簽訂合同，把部分工作分出去，交由專業(yè)服務公司做，既符合專業(yè)化管理的要求，也能讓場館管理者騰出更多的時間和精力進行場館運營管理工作。由于展覽活動的季節(jié)性強，在服務資源和配合方面應考慮使用率的周期性，這種方式能夠有效地控制人力和物力成本。

展覽中心要搞好建筑物的維護保養(yǎng)工作。比如，要隨時檢查建筑物的外觀、墻面是否完好。在布展時，應禁止任何可能破壞展館房屋本體完整、影響展館展覽環(huán)境的施工和使用行為。這項工作一般由展覽中心的物業(yè)管理部門負責。

展覽會布展期間公共區(qū)域的清潔工作由展館負責，特裝展位內(nèi)的清潔工作由參展商自行解決。展出期間，參展商應保持展位內(nèi)的清潔，并將垃圾倒入指定的垃圾箱內(nèi)，展覽中心負責清運垃圾和展館公共區(qū)域的清潔工作。撤展期間，有特裝的參展商須將其展位內(nèi)的特裝材料一并撤除，或向展覽中心交納相應的垃圾清運費，由展覽中心派人清潔。在規(guī)定的時限內(nèi)，展位內(nèi)未撤除的物品將視作無主物品處理。

展覽環(huán)境的安全性是展館環(huán)境管理的主要內(nèi)容。由于展覽活動人員眾多，安全隱患比較多，因此展覽中心務必要高度重視這一工作。一般而言，展覽中心物業(yè)管理部門會提供基本安全保衛(wèi)工作，以保證展覽活動的安全環(huán)境和良好秩序。展廳內(nèi)嚴禁明火焊接，嚴禁攜帶和展出各種危險物品；所有展臺、展品、廣告牌的布置不得占用消防通道和安全疏散通道，不得影響消防設施的使用；展館展位裝修所用的材料必須進行防火阻燃處理；布展時的包裝物品等可燃材料應及時清出館外，存放在指定的安全場所；特裝展位的搭建按規(guī)定不得超高；廣告牌的搭建必須牢固可靠，符合安全要求；展商在展覽期間要妥善保管好自己的提包、現(xiàn)金、手機、證件等貴重物品，不得隨意丟放在展位上；若發(fā)生燃、爆等突發(fā)事件，要保持冷靜，服從展覽中心工作人員的統(tǒng)一指揮，盡快疏散到展廳外，如圖6-12所示。

圖6-12　展廳圖例

要注意環(huán)境保護工作。展覽活動并不環(huán)保，大量的物料往往在短短數(shù)日活動后便要被丟棄，除了浪費資源外，還使得處理廢物的費用大大增加。展覽中心應具有保持場地清潔及適當?shù)膹U物處理能力，進行分類處理廢物，盡量增加廢物循環(huán)再使用的機會。應該制訂措施，限制不環(huán)保物料在場館內(nèi)使用。另外，布展、開展、撤展期間嚴禁亂扔廢棄物、雜物，嚴禁傾倒污水、污油等污染環(huán)境；嚴禁把垃圾、塑料袋及煙頭等物投入到地面線槽、地下消火栓及廁所便坑、便池內(nèi)；嚴禁在除指定區(qū)域外的其他地方隨便吸煙；嚴禁踐踏綠地、破壞或采折花草、樹木；嚴禁隨意停放車輛和鳴號；嚴禁在公共綠地、道路上隨意擺放雜物等。搞好場館的環(huán)境管理，需要強調(diào)三點：首先，需要展覽中心通過嚴格的規(guī)章制度來落實各項管理工作；其次，展覽中心要與展覽主辦方和各參展商通過合同的方式來明確各方在環(huán)境管理上的義務；最后，要加強宣傳，爭取廣大觀眾的積極配合。

會展中心展廳技術數(shù)據(jù)如表6-1所示。

表6-1　××會展中心展廳技術數(shù)據(jù)

續(xù)表

續(xù)表

6.2.3　會議場館的設施設備管理

1）會議室照明

會議室照明對于會議效果和氣氛有很大的作用。會議室基本照明設備的種類有射光燈、泛光燈及特殊效果燈，有時還會有舞臺燈和聚光燈來突出講臺上的演講人。室內(nèi)燈光的調(diào)光器是會議室內(nèi)必要的裝置，可調(diào)節(jié)光線裝置顯然要比簡單的開關控制鍵更適合會議活動的需要。當人們演講時，通過調(diào)光器提供局部照明可以提高屏幕上的畫面清晰度。也可以設置頭頂暗光燈開關，以便使觀眾在看清屏幕上投影的同時，能夠記筆記。每個會議活動開始前一定要做好燈光調(diào)試工作。

此外，設計規(guī)劃時要考慮會議室的空氣流通問題。會議室的高度會制約屏幕的高度，影響放映機的距離和座位安排，在確定天花板的高度時不但要考慮其本身的形狀，還要考慮吊燈、裝飾物燈等。會議室的墻壁隔音效果要好，在木質(zhì)、瓷磚的地面上走動會發(fā)出聲音造成干擾，因此會議室需要鋪地毯。柱子嚴重影響座位數(shù)量和視聽設備的設置，如果會議室有柱子，要合理安排座位布局，使它們不至于遮住與會者的視線。

2）會議場館的視聽設備管理

會議離不開視聽設備，尤其是國際會議，對視聽設備的要求更是嚴格。經(jīng)驗豐富的會議組織者清楚地知道一個會議需要什么樣的設備，以及所需設備的特點，而對視聽設備不太了解的會議組織者則可能需要會議中心的服務人員提供幫助。因此，每一個會議服務人員至少應該熟悉最基本的視聽設備系統(tǒng)。會議廳實況如圖6-13所示。

圖6-13　會議廳實況

（1）音響設備

音響設備是大多數(shù)會議室都必須配備的。會議中心必須擁有高質(zhì)量的音響設備，這對于會議成功是至關重要的。音響系統(tǒng)必須保證演講者在使用時不出現(xiàn)尖鳴或聲音失真等現(xiàn)象，還要使所有與會者都能聽得清楚。

麥克風是會議活動中使用最頻繁、最重要的音響設備。麥克風種類繁多，特性也不同，因此，了解各種麥克風的特性及正確使用方法，將會使會議進行得更順利，并節(jié)省不必要的器材租用費。麥克風主要有微型麥克風、手持麥克風、固定桌面麥克風、落地麥克風、漫游式麥克風等，會議主辦者可根據(jù)自己的需要進行選擇。在使用各種麥克風時，要確保只從說話人一個方向采集聲音，排除其他方向和麥克風后面的背景噪聲?？梢允褂枚嗫撞牧系膿躏L罩，以降低出現(xiàn)吹氣聲、砰砰聲等雜音的可能性。使用無線麥克風最容易受到信號的干擾，因而應該在移動到的每個部位都做一下試驗，以免信號通過臨時的擴音器傳出。

揚聲器在會議活動中也是十分重要的視聽設備，它應該被合理地分配到合適的位置，以保證整個會場中沒有聲音“死點”。當它與投影設備共同使用時，應該與屏幕放置在一處。研究表明，當聲音和圖像來源于同一方向時，人們的理解力較好。

如果在一場會議中考慮到錄音，就必須要在演講區(qū)增加麥克風或者從會場的音響設備中收音，也可以自己準備微型錄音機進行錄音。當會議需要使用多個麥克風時，應設專人控制調(diào)音臺。調(diào)音臺能夠隨時提高或降低每個輸入聲音的音量，最好把它放置在觀眾席中，以便調(diào)音師能夠準確地和觀眾聽到相同的聲音。

（2）放映設備

放映設備是指在會議室內(nèi)演講時所需要的輔助器材，如幻燈機、投影儀等。

①幻燈機。在會議中，35 mm的幻燈機最常被用于幻燈片的投影。鏡頭將幻燈片影像放大投射到銀幕，鏡頭大小取決于投射距離和銀幕大小。一般視聽公司提供10～15 mm變焦鏡頭幻燈機的出租。如果需要長距離或短距離的鏡頭，視聽租賃公司則會收取額外的費用。如今的幻燈機已大大改進了，通過使用裝片系統(tǒng)，倒置或者翻轉(zhuǎn)幻燈片已經(jīng)基本被取代了。現(xiàn)代的幻燈機可以使用無線遙控裝置操作，可以與同步錄音帶相連，可以用電腦編程制作多影像產(chǎn)品，還可以與分解器同用。

②屏幕。會議中心的屏幕有多種類型，比較常見的有尺寸較大的速折式屏幕，其可以使用的時間較長，而且相對投資較低；還有墻式或天花板式屏幕，可以用掛鉤或繩子安裝在墻壁或天花板上，價格不貴，并且?guī)в薪饘偬坠埽阌趦Σ?；三腳架屏幕可以永久性地裝到可以折疊的三腳架上，因而可以被放置在任何地方，具有輕便、用途廣泛以及價格低等特點，特別適合于小型會議；白色玻璃屏幕寬度很大，可以提供更大角度的穩(wěn)定亮度，在座位與屏幕形成大角度的小廳室很適用。屏幕的選擇要考慮鏡頭的焦距、放映機的距離等，其大小取決于房間的高度，安放位置、角度都要合適，才能保證良好的視覺效果。屏幕擺放有兩條原則：從屏幕低端到天花板的最小距離不得少于3．048 m，人的座位距離屏幕最近不少于屏幕寬度的一倍，最遠不能超過屏幕寬度的6倍。

③背射式投影。這種投影設備的主要優(yōu)點是觀眾看不到任何投影設備，不再需要設置過道，使得演講者能夠有更多的活動自由。圖像看上去好像不來自任何地方，因此使演示顯得更加戲劇化，效果比較好。其缺點是需要在屏幕后有一個幾乎是全黑的投影區(qū)，如果屏幕后空間有限，則需要一個更昂貴的廣角鏡頭。

④電影放映機。這種設備具有全動感能力，以及優(yōu)秀的顏色演示效果，可用于投影大的、高質(zhì)量的影像。但是其內(nèi)置音響效果通常不太好，在較大的會議室中，需要與原有的音響系統(tǒng)或一個獨立的、輔助性的音響效果連接起來，以獲得更清晰的聲音效果。盡管有些電影放映機有自動裝片系統(tǒng)，但還是要配備專業(yè)操作人員將膠片放入機器。

⑤高射投影儀。在會議室中，高射投影儀的需求量一般比較大，其相對價格較低，很少出現(xiàn)故障，而且可以在亮的房間里使用。其使用的透明膠片可以在復印機上迅速復印，使用簡便。使用高射投影儀時，演講者無須看屏幕上被投影的影像。他可以看著投影上的膠片，這與觀眾看到的一樣。這樣他就能面對觀眾并保持目光交流，以便能激發(fā)觀眾的反應。在演示過程中，演講者可以通過在透明膠片上做標記來控制演示。

⑥錄像投影儀。會議活動常常要看錄像，而看錄像都必須使用錄像投影儀。錄像投影儀的優(yōu)點是有立即重播的能力，擁有全動感和色彩，可以用錄像展示電腦上的信息，但是設備比較昂貴。錄像設備要特別注意兼容問題，尤其是在國際會議場合，很多演講者來自國外，而各國的錄像標準常常不同。

⑦VCD／LCD／DVD機。用于放映光盤，其功能可以取代錄像機。這些設備自身體積小，操作方便，使用的光盤體積小，但卻可以壓縮進大量的圖文、聲像信息，而且清晰逼真，價格也不貴。

⑧計算機。許多會議室都需要把計算機的影像及內(nèi)容由投影儀投射到銀幕上，或者是放映到電視屏幕上。當今，使用在會議室內(nèi)的計算機機型種類繁多。當要訂購計算機設備時，需要注意下列事項：a．計算機機型；b．輸出及輸入形式；c．產(chǎn)生的信號；d．彩色或單色屏幕等。

除了上述放映設備外，會議中心應配備完善的衛(wèi)星及有線電視系統(tǒng)，能夠接收到主要省市的有線臺的節(jié)目及涉外衛(wèi)星電視節(jié)目。每個會議室最好能配備電視，在多功能廳、會議室、大堂、門廳等處都要預留向中央控制室傳輸視頻信號的通道。

（3）特殊視聽設備

①同聲傳譯設備。同聲傳譯是目前國際上普遍采用的譯音方式。除了紅外線譯音之外，有時也使用有線譯音和無線譯音。通?？谧g員在隔壁的小隔音間將演講者所說的內(nèi)容通過無線耳機翻譯給與會人員。同聲傳譯使與會人員在某個特定范圍內(nèi)能聽到用他們的母語語言發(fā)音，并且能夠在不同的語言之間來回選擇。隨著會議活動越來越國際化，會議中心提供同聲傳譯是必需的。盡管同聲傳譯在設備和人員方面成本很高，但隨著國際會議的不斷增加，更多的會議主辦方會需要這種服務，有能力提供這種服務的會議中心會在這個利潤豐厚的市場上贏得更多的市場份額。

②多媒體投影儀。這是一種可以與電腦相連，將電腦中的圖像或文字資料直接投影到銀幕上的儀器。其特點是：一方面，無須將電腦中的資料打印出來制作幻燈片、膠片等，節(jié)約成本，減少中間環(huán)節(jié)，使用快捷；另一方面，具有動感，需要修改或強調(diào)時直接用電腦操作，觀眾立即可以看見。多媒體投影儀體積小，搬運、安裝、儲藏都很方便，它的應用在某種程度上已經(jīng)可以替代傳統(tǒng)的幻燈機、投影儀、白板、錄像機等，能夠減少投資，并使服務更快捷。

（4）其他演示設備

①配套掛圖和黑板。這類設備價格低廉，占據(jù)很少的座位空間，適合于“頭腦風暴法”及培訓會議，但其使用只能局限于很少的觀眾，并且常常容易變得臟亂。

②白板。與黑板相比，白板更為清潔和方便，它既可以用作即席的投影屏幕，又可以用于演示，便于隨時閱讀和改寫。電子白板便于復制，避免了因大量記筆記而造成的注意力干擾。

③視頻點播系統(tǒng)。其主要功能是通過局域網(wǎng)在會議中心各主要空間，如國際會議廳、多功能廳等舉行的各種國內(nèi)國際會議及集會上，提供視頻資料及節(jié)目的實時點播和直播；還可以在主要公共空間擺放的觸摸屏上實現(xiàn)視頻節(jié)目的點播。

④可視電話會議。其能夠提供全動感、面對面的網(wǎng)絡工作，是較為昂貴和復雜的電話會議。它通過開發(fā)電腦、電視和電話功能并使之互相匹配來同時傳輸聲音、數(shù)據(jù)和圖像，并能夠?qū)⒈舜司嚯x很遠的多個會議連接起來，實現(xiàn)“面對面”的交談，適合于召開各種會議和現(xiàn)場交流。

6.2.4　會議場館的設施設備系統(tǒng)管理

會議場館要有效運轉(zhuǎn)，為各種會議提供多樣化服務，就必須依托于整個設施設備系統(tǒng)的運作。會議場館的設施設備可以按照功能分為：①生活服務設備，如照明、空調(diào)、給水排水、制冷、清潔設備等；②會議設備，如視聽、通信、辦公設備等；③能源設備，如配電設備、應急發(fā)電設備等；④娛樂設備，如影視音點播設備、健身設備、按摩設備等；⑤美化環(huán)境設備；⑥消防保安設備；⑦交通運載設備。會議場館應對這些設備進行系統(tǒng)的管理。

1）會議場館設施設備的前期管理

設施設備的前期管理是指從設備規(guī)劃、選型、訂購、安裝到完全投入運行這一階段的全部管理工作。它是整個設施設備管理中的重要組成部分，將決定設備的技術水平和系統(tǒng)功能，大大影響設備壽命周期。因此，認真做好設備前期管理工作，可以為設備日后的使用、維護、更新等工作奠定良好的基礎。前期管理工作中要注意加強市場調(diào)研，在科學的可行性論證基礎上做出規(guī)劃決策。設備選擇的標準主要有：適用性、安全性、經(jīng)濟性等。在設施設備的選擇中，必須重視與設備生產(chǎn)廠家的聯(lián)系與溝通，還應該與當?shù)氐囊暵犜O備供應商或服務機構建立良好的工作關系。因為有些視聽設備很昂貴，或者使用率較低，或保養(yǎng)和維修的成本很高，或更新?lián)Q代速度太快，都可以適當考慮利用外部租賃的方式來節(jié)約成本。不過，擁有自己的設備，可以避免出現(xiàn)設備短缺的狀況，也便于更好地控制設備的質(zhì)量，而且不必將利潤讓給外部公司。

2）設施設備運行管理

設施設備運行管理在會議管理中占有重要的地位。要搞好運行期的管理，不僅需要具有較高專業(yè)技術技能的工作人員，還必須要有一套嚴格的管理方法和科學的檢修、維護計劃。要保持設備的正常運轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮其效能，就必須合理地使用各項設備，合理地安排工作負荷；必須為設備提供良好的工作環(huán)境，設備場地要保持清潔，安裝必要的防護、降溫等裝置，對精密的儀器設備要設立單獨的工作間，設置專門的溫度、濕度、防震等條件。要加強對運行操作人員的規(guī)范化管理，嚴禁違章操作。還要注意對客戶提供必要的指導服務，這就要求會議銷售和服務的每個人都應當了解會議所需要的設備，熟悉其使用要點。

3）設施設備的維修保養(yǎng)

設施設備投入運營后，其效用得以發(fā)揮，但日復一日的使用會不斷地耗損。如果不加以科學的維修保養(yǎng)管理，遲早會影響它們的正常使用。維護保養(yǎng)的基本內(nèi)容有：清潔、安全、整齊、潤滑、防腐等。在設施設備的維修保養(yǎng)管理上，要堅持計劃內(nèi)維修為主的理念，平時通過有計劃的維護、檢查和修理，盡量減少發(fā)生設備的突然損壞，以避免引起停業(yè)或緊急搶修的情況。要做好備件管理工作，備件采購安排恰當，庫存要合理。

6.3　會展場館的設施設備系統(tǒng)運行工作規(guī)范

現(xiàn)代會展場館建筑的規(guī)模大小不一，設施設備系統(tǒng)的規(guī)格、功率也參差不齊，但其系統(tǒng)運行工作規(guī)范大致相似，本節(jié)介紹一般大型會展場館的設施設備系統(tǒng)運行工作規(guī)范供參考。

6.3.1　場館設備運行工作規(guī)范

1）機房管理制度

①各機房有平面布置圖、操作流程圖、電氣系統(tǒng)圖等，圖紙應與實際相符合。

②各類動力管線排列整齊，色標、保溫、防腐、絕緣良好，無跑、冒、滴、漏現(xiàn)象。

③機房內(nèi)外整潔，不得堆放雜物或易燃、易爆物品，有規(guī)定的通道，消防設施應完好齊備，有可靠的安全和防火措施。

④運行人員應做好機房內(nèi)的防水、防潮、防小動物工作，照明、通風保持良好，室溫控制在35℃以下。

⑤嚴禁無關人員擅自進入機房，因工作需要確需進入的按《機房出入管理工作規(guī)范》執(zhí)行。

⑥空調(diào)機房、電梯機房、配電室、強電間各自使用一種鑰匙，運行和維修班組分別配備，專人保管，不得丟失和外借；交接班時，辦理移交登記手續(xù)；員工不得私自擁有其他機房鑰匙，確因工作需要的必須經(jīng)部門經(jīng)理同意并備案；由于鑰匙管理不善造成事故或損壞設備的，責任由相關人員承擔。

⑦未經(jīng)批準，不得擅自改動線路，如確實需要，應在部門主管人員書面同意后方可進行。

2）值班制度

①運行人員必須持有相關操作資格證書，經(jīng)現(xiàn)場培訓考核合格后方可上崗操作，工作中應嚴格遵守各項規(guī)章制度和設備安全操作規(guī)程，不斷提高工作熟練程度。

②展館設備運行實行24小時值班制度，運行主管工程師負責每個月運行人員排班表的安排和公布，運行人員必須服從排班，按次序輪值，不得隨意自我調(diào)班或換班，特殊情況換班需征得運行主管工程師同意，并上報部門批準。

③運行人員應注意天氣動態(tài)，堅守崗位，不得無故脫崗。

④同班次運行人員在完成工作任務時應相互溝通，保持崗位有人值守，保證值班熱線電話隨時有人接聽，嚴禁利用電話閑聊。

⑤運行人員在班前和值班時間內(nèi)嚴禁飲酒，嚴禁在值班時間內(nèi)睡覺。

⑥值班時間不得干私活或做與操作管理流程無關的事情，嚴禁利用電腦玩游戲或上網(wǎng)。

⑦運行人員要合理使用照明、空調(diào)等設施，保管好崗位上配置的鑰匙、儀表儀器、工具材料、備品備件、應急燈等物品，不得丟失或外借，交接班按《交接班管理工作規(guī)范》執(zhí)行。

⑧運行人員接到經(jīng)公司領導批準的展會工作單時，應閱讀清楚，根據(jù)工作單要求按時完成任務，有疑問或漏項應及時咨詢上級領導或有關項目經(jīng)理，避免出錯。

⑨由于值班人員違章操作或失職造成事故損壞設備的，應追究相關法律責任。

3）巡視檢查制度

①巡視檢查是保證設備正常、安全運行的有效措施，運行人員必須嚴肅認真地執(zhí)行。

②巡視檢查應由熟悉設備運行和分布情況的人員進行，其他崗位未經(jīng)批準不得隨意代替巡視。

③巡視檢查分為定期巡視、特殊巡視和夜間巡視三種，運行人員按規(guī)定執(zhí)行。

a．定期巡視。運行人員按規(guī)定時間和項目，對運行的和備用的設備及周圍環(huán)境進行定期檢查。

b．特殊巡視。在特殊情況下增加的巡視，如在重要展會期間運行設備負荷高峰期，新裝、檢修或停運后的設備投入運行，運行中出現(xiàn)可疑現(xiàn)象及暴雨臺風天氣時的巡視。

c．夜間巡視。目的是利用夜間便于發(fā)現(xiàn)設備接點過熱和絕緣污穢放電情況。

④嚴格按照設備運行工作規(guī)范規(guī)定的項目巡視，避免設備漏巡，并將查得的缺陷立即記錄在《設備異常缺陷故障記錄》上，重大設備缺陷應立即向主管領導匯報，巡視人員對記錄負完全責任。

⑤巡視檢查要精力集中，認真仔細，充分發(fā)揮眼、鼻、耳、手的作用，并分析設備是否正常，對事故頻度大的設備進行重點檢查。

⑥巡視檢查設備要注意安全，巡視人員和運行中設備的安全距離應符合有關規(guī)定。

⑦巡視檢查中進出機房，應隨手將門關好，離開機房時應斷開機房照明并把門鎖上。

4）日常維護制度

①運行人員在班前對設備進行外觀檢查，在班中按操作規(guī)程操作設備，定時巡視記錄各運行參數(shù)，隨時注意運行中有無異聲、震動、異味、超載等現(xiàn)象，在班后對設備做好清潔工作。

②運行人員要嚴格堅持并認真做好設備日常維護工作，并填好《設備（設施）檢查維護記錄表》。日常維護周期和內(nèi)容按《基礎設施年度檢查、維護、維修計劃》執(zhí)行。

③日常維護重點：

a．設備和機房的清潔。

b．設備的緊固、潤滑。

c．設備和管線的外觀檢查（如溫度壓力等運行參數(shù)是否正常，電機是否超載和過熱，震動和噪聲是否異常，密封有無泄漏，油漆和防腐保溫層是否損壞等）。

d．檢查計量設備的準確性。

e．安全裝置是否可靠。

5）設備操作

①運行人員應熟練掌握設備的操作規(guī)程，設備操作規(guī)程每年12月全面考核一次，平時進行抽考。

②電氣設備操作按《配電設備操作規(guī)程》執(zhí)行。

③給排水設備操作按《水系統(tǒng)設備（設施）操作規(guī)程》執(zhí)行。

④中央空調(diào)系統(tǒng)操作按《中央空調(diào)設備操作規(guī)程》執(zhí)行。

⑤為保證所有設備的完好性，應定期對備用設備、備用裝置、事故應急燈等進行檢查和切換使用，結果應做好記錄，切換中發(fā)現(xiàn)問題應恢復原來運行狀態(tài)并及時報修。

6）運行分析

①運行分析是為了掌握設備的運行規(guī)律，及時采取措施，消除隱患以確保安全，實現(xiàn)經(jīng)濟運行而進行的。

②運行分析的主要內(nèi)容包括：

a．設備的異?，F(xiàn)象，如電氣設備放電、電氣回路熔絲熔斷、設備保護誤動作、設備未正常啟動、運轉(zhuǎn)設備聲音異常等。

b．設備運行性能的下降。

c．檢修和試驗中發(fā)現(xiàn)的問題。

d．執(zhí)行規(guī)章制度及安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題。

e．經(jīng)濟運行情況，如各種計量儀表是否正常，各種能源消耗是否正常，設備投入是否合理。

③通過運行分析，運行人員應對運行的設備系統(tǒng)性能心中有數(shù)，使設備運行安全正常、經(jīng)濟合理。運行分析應做好記錄，發(fā)現(xiàn)的問題應及時整改。

7）設備缺陷管理

①全面掌握設備的良好狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)設備缺陷，減少運行事故，盡快補缺。

②設備缺陷管理是妥善安排設備檢修、校驗和試驗工作的重要依據(jù)。

③運行人員擔負發(fā)現(xiàn)設備缺陷的主要任務，對于所發(fā)現(xiàn)的缺陷應及時記錄于《設備異常缺陷故障記錄》上，并填寫《維修單》報修。

④設備缺陷的分類（按程度和危害）如下：

一類缺陷是緊急缺陷。威脅人身安全或缺陷在迅速發(fā)展，隨時有發(fā)生事故或損壞設備的可能，或造成有政治影響的事故。

二類缺陷是重要缺陷。設備可運行但情況嚴重，影響設備效率，不能滿足系統(tǒng)正常運行的需要，在短期內(nèi)有發(fā)生事故的可能性，威脅安全運行。

三類缺陷是一般缺陷。對安全運行影響較小且發(fā)展較慢。

⑤設備缺陷的處理如下：

一類缺陷必須立即組織處理，并向部門領導匯報；二類缺陷應加強運行監(jiān)視，并及時安排計劃消除；三類缺陷可結合定期檢修有計劃消除。

6.3.2　會展場館各類設施設備系統(tǒng)運行的工作規(guī)范

會展場館設施設備系統(tǒng)繁多、結構復雜，每個系統(tǒng)都必須制訂相關的工作規(guī)范，由于本書篇幅有限，許多設施系統(tǒng)（如以下列舉的項目）的運行工作規(guī)范無法一一介紹，確實需要的可在各地會展場館實習實訓時向場館工程部門人員咨詢了解。

通常會展場館的設施設備運行工作規(guī)范有：

①供、配電系統(tǒng)運行工作規(guī)范；

②空調(diào)通風系統(tǒng)運行工作規(guī)范；

③電梯運行工作規(guī)范；

④壓縮空氣系統(tǒng)運行工作規(guī)范；

⑤水系統(tǒng)設備運行工作規(guī)范；

⑥網(wǎng)絡系統(tǒng)管理工作規(guī)范；

⑦電話通信系統(tǒng)管理工作規(guī)范；

⑧樓宇自控系統(tǒng)管理工作規(guī)范；

⑨會議系統(tǒng)管理工作規(guī)范；

⑩公共／緊急廣播系統(tǒng)管理維護工作規(guī)范；

智能照明系統(tǒng)管理維護工作規(guī)范；

綜合安保監(jiān)控系統(tǒng)管理維護工作規(guī)范；

消防報警及聯(lián)動系統(tǒng)管理維護工作規(guī)范；

……

6.4　會展場館物資管理

所謂物資管理，是指企業(yè)在生產(chǎn)過程中，對本企業(yè)所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制。物資管理的目的是，通過對物資進行有效管理，以降低企業(yè)生產(chǎn)成本，加速資金周轉(zhuǎn)，進而促進企業(yè)盈利，提升企業(yè)的市場競爭能力。企業(yè)的物資管理，包括物資計劃制訂、物資采購、物資使用和物資儲備等幾個重要環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相互影響，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都將對企業(yè)的物資供應鏈造成不良影響。因此，在市場異?；钴S的今天，物資管理已不能用“計劃”“配額”“定量”等幾個簡單概念進行詮釋，它已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，成為企業(yè)成本控制的利器，成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常運作的重要保證，成為企業(yè)發(fā)展與壯大的重要基礎。

6.4.1　會展場館物資管理的基本內(nèi)容

會展場館的物資管理是指對辦展和經(jīng)營所需要的各種原材料及用品、用具根據(jù)國家物資管理的有關規(guī)定和會展場館的規(guī)章制度，進行有計劃的訂貨、采購、保管、供應、分配及合理使用等組織、管理和保護工作的總稱。它是會展場館管理的重要組成部分。其主要任務是：按照辦會（展）活動經(jīng)營的要求，快速、高效、節(jié)約、合理地做好物資的采購、驗收入庫和保管、發(fā)放等工作，達到保護好、供應好、周轉(zhuǎn)好、消耗低、費用省、效益高的目標，保證辦展物資需要，提高經(jīng)濟效益。物資管理的具體內(nèi)容包括以下幾個方面：

1）編制物資供應計劃

物資供應計劃包括供應品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、供應時間、主要用途等項目。物資供應計劃是實現(xiàn)物資銜接平衡、挖掘物資潛力、提高經(jīng)濟效益的有力措施。物資供應計劃的主要內(nèi)容包括：確定物資需要量，初期、期末的庫存量，物資的申請量和采購量等。會展場館物資供應計劃可分為年度計劃和季度、月度計劃。編制物資供應計劃的具體措施有：

①調(diào)查研究，掌握物資動態(tài)和搜集商情資料，了解各種物資資源的產(chǎn)地、數(shù)量、質(zhì)量、價值和運輸條件等；

②凡要申請物資的科室和部門，都要向物資供應部門提出年度或季度、月份的需求計劃；

③物資供應部門匯總和核實各科室提出的需求量，確定采購和儲備數(shù)量；

④組織訂貨采購；

⑤檢查供應的完成情況和各種物資的消耗與庫存情況。

2）制訂物資消耗定額

會展場館物資消耗定額，是根據(jù)會展項目內(nèi)容、規(guī)模和布展要求所制訂的原材料、用品、用具等的消耗數(shù)量標準。一般可分：原材料消耗定額、主要材料消耗定額、輔助材料消耗定額、燃料消耗定額等。制訂先進的物資消耗定額是節(jié)約和合理使用物資的必要措施。科學的物資消耗定額，是在研究物資消耗規(guī)律的基礎上，采用以下三種方法確定：技術計算法———在工藝計算的基礎上，吸取先進的技術經(jīng)驗，確定最經(jīng)濟、合理的物資消耗定額；統(tǒng)計分析法———根據(jù)過去物資消耗的統(tǒng)計資料，經(jīng)過分析研究，并考慮到計劃期內(nèi)條件變化等因素制訂物資消耗定額；經(jīng)驗估計法———根據(jù)技術人員設計制作的經(jīng)驗，并參考有關的技術資料和實物以及各種條件變化等因素來制訂物資消耗定額。

3）確保物流暢通

確保物流暢通就是采用現(xiàn)代化的流通設施和管理方法，以求得信息靈敏、渠道暢通、周轉(zhuǎn)迅速、供應及時、服務周到、經(jīng)濟合理的綜合效果。確保物流暢通的具體辦法是：管理人員經(jīng)常深入各業(yè)務部門和布展現(xiàn)場，了解物資需求情況；根據(jù)物資消耗定額及物資供應計劃及時組織物資采購、運輸和調(diào)配；按一定渠道，選擇適當?shù)姆绞?，根?jù)快速、高效、節(jié)約的原則，不斷向業(yè)務部門提供各種物品。

4）搞好庫存物資管理

為保證會展工作的順利進行，要求有一定數(shù)量的物資處于儲備狀態(tài)，以防因材料運達誤期、品種不符合要求而影響布展工作。庫存物質(zhì)的管理就是按照一定的規(guī)章制度進行科學保管和養(yǎng)護。其具體措施是：

①選擇庫房，要求堅固安全，溫度適宜，陰涼通風；

②建立、健全規(guī)章制度，做到有章可循、明確責任，防止丟失、損壞和貪污浪費現(xiàn)象發(fā)生；

③物資出入庫房應按照規(guī)定程序，準確、迅速地做好入庫計量驗收，出庫過秤點數(shù)，隨時登記賬目；

④科學保管，根據(jù)不同的物理性質(zhì)、化學成分、包裝方式，進行分類分柜妥善保管，精心養(yǎng)護，做好防鼠、防火、防盜、防蟲、防霉爛變質(zhì)工作；

⑤及時做好物資發(fā)放供應，實行定額發(fā)料制度；

⑥定期盤點，確保賬目相符，發(fā)現(xiàn)問題及時追查和處理；

⑦保管人員調(diào)離時，對其所保管的物資應及時辦理移交手續(xù)。

6.4.2　維修材料配件管理

1）采購程序管理

（1）采購原則

會展場館工程維修材料配件必須按照年度工程維修費用預算，每月提出采購計劃，經(jīng)主管副總經(jīng)理及總會計師審核批準后，方能進行采購。

（2）審批程序

已被批準執(zhí)行的年度維修費用預算計劃內(nèi)的采購申請單，由工程部經(jīng)理簽字后，經(jīng)主管領導和總會計師審查后，方可執(zhí)行。計劃外的物資采購除執(zhí)行上述程序外，還須經(jīng)過總經(jīng)理批準后才能執(zhí)行。突發(fā)性的工程搶修物資（平時不宜配備的特殊備件）采購，在請示有關領導來不及的情況下，工程部經(jīng)理可先決定采購，事后補辦審批手續(xù)。

（3）采購程序

工程部所屬部門必須根據(jù)維修工作的實際需要和各種備件規(guī)定的庫存量（常用備件庫存量不得超過1個月的用量）每月初由各主管工程師填寫月采購計劃申請單，經(jīng)綜合員匯總后報工程部經(jīng)理簽字，由主管領導和總會計師審核后方可采購。

（4）訂貨合同簽字程序

常用備件的采購原則上采取固定廠商供貨制，依據(jù)工程部提供的采購單供貨，每月結算一次。特殊部件的訂購合同經(jīng)主管領導和總會計師審核并報總經(jīng)理批準后，合同方可生效。

2）倉庫物品管理

（1）入庫驗收管理規(guī)定

倉庫管理員對所收到的物品，必須嚴格根據(jù)批準的采購單所購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求進行驗收；對不合格產(chǎn)品拒絕入庫，嚴格把好質(zhì)量關；對驗收無誤的物品要做好登記工作。

（2）倉庫物品管理規(guī)定

倉庫保管員對入庫的物品應分類、分垛碼放，對于材質(zhì)不同、滅火方法不同的物品分類存放。

保管員對庫存物品應經(jīng)常檢查，執(zhí)行先進先出、定期翻垛的原則，發(fā)現(xiàn)破損及時說明原因；每天進出物品，保管員應及時登記庫存的明細賬，做到賬物相符。

倉庫內(nèi)應保持清潔、整齊，合理利用和使用庫容，并按消防規(guī)定留有安全距離；加強庫房管理的安全意識，做好防火、防盜、防霉爛變質(zhì)等基礎工作。

（3）倉庫物品盤點規(guī)定

每月結賬日為倉庫盤點日，由財務部配合保管員對庫存物資進行盤點。庫房保管員填寫盤點庫存表，核實后交工程部經(jīng)理和財務部經(jīng)理各一份。

盤點時發(fā)現(xiàn)溢缺時，應立即查明原因，并寫出書面報告，由工程部經(jīng)理提出處理意見并簽字后，報總會計師審核方可進行處理，其他任何人不得擅自調(diào)賬。

（4）安全防火規(guī)定

保管員應嚴格遵照下述規(guī)定，做好倉庫的安全防范工作。

①庫房設置的專用消防器材，應時刻保持良好狀態(tài)，不準隨便移動。

②離開庫房時，須嚴格檢查是否有火災隱患。

③任何人不得擅自出入，不得在庫房內(nèi)吸煙，更不準有明火。

④發(fā)現(xiàn)異常情況應及時報告場館消控值班室。

（5）倉庫管理處罰規(guī)定

凡是發(fā)現(xiàn)物品短缺、丟失，不按規(guī)定使用和管理財產(chǎn)，未按規(guī)定設置賬簿和卡片，擅自處理各項物品等現(xiàn)象均要追究領導者、物品責任人及當事人的責任。具體如下：

①責任心不強，造成物品短缺或丟失者，按物品凈值賠償損失外，還將扣罰相關人員的當月浮動工資；行政處罰按場館《獎懲細則》中的有關內(nèi)容執(zhí)行。

不按規(guī)定操作使用財產(chǎn)而造成損壞的參照上述處理。

②不按規(guī)定管理物品，出現(xiàn)亂堆亂放、不衛(wèi)生、不安全等情況，扣罰領導者當月浮動工資的（　?。?，當事人扣罰當月浮動工資的（　?。?～（　?。?。

③未按規(guī)定放置、登記賬簿或卡片的，扣領導者當月浮動工資的（　?。?，扣當事人當月浮動工資的（　?。?～（　?。?。

④違反規(guī)定擅自處理各類物品（無論損壞與否，是否到期，可用或不可用）按丟失財產(chǎn)處理。

3）物品領用出庫管理規(guī)定

①物品出庫必須辦理出庫手續(xù)，根據(jù)派修單由領班填寫領料單方可出庫。

②出庫時，保管員對任何人均應嚴格執(zhí)行先辦理出庫手續(xù)后提貨的程序，嚴禁出現(xiàn)“白條子”現(xiàn)象。特殊情況由部門經(jīng)理以上領導簽字才能出庫，但在第二個工作日必須補辦手續(xù)。

③保管員應根據(jù)領料單對出庫物品認真核實，并與領料人員當面點清，不得弄虛作假、隨便發(fā)物。

6.4.3　采購和外包服務管理

通常會展場館實施《采購控制程序》和《外包控制程序》來協(xié)調(diào)采購和外包工作。采購和外包過程應確保采購和外包合同符合質(zhì)量／職業(yè)健康安全的要求，對供方及采購物品控制的類型和程度，應取決于采購的物品和外包服務對質(zhì)量／職業(yè)健康安全的影響程度。辦公室負責采購控制的歸口管理，責任部門負責相關外包服務的管理。

1）供方的評價、選擇

①根據(jù)采購物品或供方對隨后服務實現(xiàn)或最終服務結果的影響程度，決定對采購物品或供方的控制方式。

②制訂選擇、評價和重新評價供方的標準，根據(jù)供方提供滿足場館服務要求的能力，評價和選擇供方，編制《合格供方名單》，確保采購或外包服務在合格供方處進行。

2）采購或外包信息

①場館對表述采購物品或外包服務要求的計劃、合同、技術文件等信息文件予以控制。

②責任部門負責編制設備采購文件或《外包合同》。采購文件或外包合同應包括擬采購物品的信息或滿足外包項目所有要求的信息，信息可包括項目內(nèi)容、價格、交付要求、質(zhì)量／職業(yè)健康安全要求等。

③表述采購物品或外包信息在與供方溝通前應得到總經(jīng)理或其授權人批準，確保規(guī)定是充分的和適宜的。

④辦公室負責采購合同的簽訂，合同簽訂時應對供方施加質(zhì)量／職業(yè)健康安全方面的影響。

⑤責任部門負責外包項目合同簽訂，外包合同須得到總經(jīng)理或其授權人的批準，確保合同內(nèi)容的充分性和適宜性。

3）采購物品驗證

①物資必須經(jīng)責任部門按規(guī)定進行驗收，辦公室組織對采購物品的驗證，驗證時，應考慮采購物品是否符合質(zhì)量／職業(yè)健康安全等要求，合格后方可入庫，投入使用；經(jīng)檢驗不合格的物品不得投入使用，同時按《不合格控制程序》進行處理。

②在供方的現(xiàn)場實施驗證時，在采購信息中應對驗證方法做出規(guī)定并按照《采購控制程序》執(zhí)行。

③采購物品的質(zhì)量標準、檢驗、驗收報告等原始資料記錄憑證由辦公室進行分類、查驗、歸檔保存，做到物品或服務質(zhì)量具有可追溯性。

④相關部門按《物品防護控制程序》負責采購物資的搬運、儲存和保護，并分類標志。同時，應根據(jù)《危險源辨識和風險評估控制程序》識別和評價危害因素，并根據(jù)評價結果采取適當?shù)陌踩胧?/p>

⑤對供方進行持續(xù)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)供方存在質(zhì)量、安全問題，要及時要求其采取改進措施，若連續(xù)重復發(fā)生，則終止合作，從《合格供方名單》中刪除。

⑥辦公室對采購物資供應情況和安全管理情況進行統(tǒng)計分析，作為重新評價供方的依據(jù)，并采取適當?shù)募m正預防措施；每年對物資供應管理情況進行總結，作為管理評審的輸入信息。

4）外包過程控制

①責任部門依照場館使用要求、《外包合同》及附件和相關法律、法規(guī)的規(guī)定，對供方進行持續(xù)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)供方存在質(zhì)量、安全問題，要及時要求其采取改進措施，若連續(xù)重復發(fā)生，則終止合作，從《合格供方名單》中刪除。

②外包業(yè)績的評價。責任部門對外包業(yè)績進行評價，根據(jù)評價結果，填寫《供方評價報告》，提供外包滿足要求的證據(jù)，作為重新評價供方的依據(jù)，并采取適當?shù)募m正預防措施；每年對外包管理情況進行總結，作為管理評審的重要信息。

6.5　展具、展架、器材的管理

不同的會展場館依照不同的理解和習慣，對展具有不同的指稱范圍。有的指展柜、展桌、展臺；有的專指展覽道具；有的指直接參與展示的展品基礎承載設備和各種陳列道具；也有的泛指參與展示的全部用具。

本節(jié)所指的展具、展架、器材是指在會展場館儲備的可供租用的通用標準展架、異形展架和各類展示器材，包括接待桌、洽談桌、椅、柜、架、臺、燈、影、視、音等器材，如圖6-14所示。

圖6-14　會展場館可供租用的展具

6.5.1　會展中心的展具管理

展具即展覽用具，加強展具及其材料管理，對保證展覽服務質(zhì)量，提高工作效率和經(jīng)濟效益起著重要作用。

1）展具管理的目標

展覽館在開展經(jīng)營活動中，離不開人和物兩個基本要素。正確地組織人力、物力，發(fā)揮行業(yè)優(yōu)勢和提供優(yōu)質(zhì)的服務，是展具管理工作的基本任務。隨著物質(zhì)條件的改善和展覽經(jīng)營的需要，理順展具的分類管理是十分重要的。展具管理就是依據(jù)會展場館在會展活動和經(jīng)營過程中的具體目標，統(tǒng)籌整個展具流程，進行設計、組織、指揮和調(diào)節(jié)。通過展具管理，做到質(zhì)量、數(shù)量、形式以及時間、地點的供求適應，保證會展業(yè)務活動的順利進行，并充分發(fā)揮展具的效用，加速周轉(zhuǎn)，降低費用，提高經(jīng)濟效益。

2）展覽用具的料源組織

組織展具料源，是保證展具數(shù)量和質(zhì)量的前提。因此，要按展覽和經(jīng)營計劃，準確、及時地備料、制作和訂購適質(zhì)、適量的展具，以使展覽經(jīng)營業(yè)務正常開展。展具的料源組織，是根據(jù)各個不同展覽會而確定的，要配備一定數(shù)量多功能的鋁合金展架，以適應各種展覽的需求。要根據(jù)國內(nèi)外展覽特殊裝修的要求準備適量的裝飾材料，還要根據(jù)國際展覽中各國參展商的生活習慣，提供適應他們需要的辦公、生活用具。國內(nèi)展銷會使用的展具，要考慮消費者購物和參展單位零售業(yè)務的方便。因此，要充分運用現(xiàn)代設計的新成果，設計制作形式新穎的各種展具。這種展具要求強度高、材質(zhì)輕、多功能、裝配式、搬運方便、易于折疊堆放、少占倉儲面積，以適應多類型、多層次的業(yè)務需要。

3）展具的消耗管理

會展場館辦展類型較多，展具使用率高、流動性強、周轉(zhuǎn)率快。由于展具的頻繁搬移、挪動，使損耗量增加。因此，加強展具的消耗管理，是極其重要的環(huán)節(jié)。具體措施是：

①加強展具、材料的計劃管理，嚴格操作規(guī)程，制訂規(guī)范化的工作程序。在展具流轉(zhuǎn)過程中，正確地運送和裝卸展具及其材料，盡量減少無謂的損耗。經(jīng)營部門在承接辦展任務后，要及時向展具管理部門提供展具租借的時間、地點、數(shù)量及品種等信息，展具管理部門要提前做出展具供應計劃，到時向租賃單位正確提供質(zhì)量、數(shù)量相適應的優(yōu)質(zhì)展具。

②加強展具的成本核算。對可以利用的廢舊物資，要組織回收復用。在保證優(yōu)質(zhì)服務的前提下，盡可能利用廢舊材料，做到以較小的投入獲得較好的效益。

③加強展覽現(xiàn)場的管理，提高展廳現(xiàn)場服務水準。在統(tǒng)籌展具、材料倉庫管理的基礎上，可在展廳內(nèi)設立臨時小倉庫，使每個展廳合理儲備一定的常用展具，以縮短搬運距離，減少展具在途損耗。

④改善運輸條件，配備運輸工具。在室內(nèi)外場地配備合理的運輸工具，室外可用鏟車、電瓶車，室內(nèi)可用液壓車、小型電瓶車、貨運電梯等，減少工人勞動強度和搬遷損耗。

4）展具倉庫的管理

倉庫管理工作要協(xié)調(diào)展具在經(jīng)營活動中的階段性和連續(xù)性的矛盾，把展具流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)相互銜接起來，發(fā)揮倉儲樞紐的調(diào)節(jié)作用，以保證展覽工作有條不紊地進行。倉庫管理要做到：

①保管好展具及其材料，保持展具應有的使用價值，確保庫內(nèi)財產(chǎn)不短少、不損壞、不變形、不差失；對財產(chǎn)要合理規(guī)劃，分類堆放，實行科學管理。

②認真做好展具物資的入庫驗收。展館展具周轉(zhuǎn)較快，每次展覽會后交回庫內(nèi)的展具、材料，倉庫人員要細致、耐心地驗收，除合理損耗外，超過損耗標準的要做出書面報告，并查明責任，采取明確的獎懲措施；同時對損壞的展具要及時組織力量修復。

③準確、及時地發(fā)放展覽用具和材料。在發(fā)放多品種、多規(guī)格的展具時要提高工作責任心，根據(jù)籌展和經(jīng)營部門的任務要求，盡力滿足客戶的需要，并做好發(fā)放手續(xù)。

④實行科學管理，降低儲存保管費用。制訂并充分運用倉庫的各項措施，合理安排人力和作業(yè)組織，不斷提高倉庫利用率，加速資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)速度。

6.5.2　展具保養(yǎng)規(guī)定

為保證展會物品的使用，確保展會順利有序進行，將倉庫庫存的物品保養(yǎng)做如下規(guī)定（各場館情況不同，供參考）。

1）保養(yǎng)的種類和范圍

①受潮易損類：展板、楣板、折疊門、地毯等。

②碰撞易損類：八棱柱、扁鋁、連接件、咨詢桌、陳列柜、談判桌、電視機、單放機、電腦、電話機、各類電器等。

③過期失效類：雙面膠、單面膠、即時貼、松香水、涂料、油漆等。

④其他類：開幕式地臺、講臺、活動舞臺、背板等。

2）保養(yǎng)規(guī)定

（1）受潮易損類物品的保養(yǎng)規(guī)定

①物品必須置于通風情況良好、干燥無灰塵的區(qū)域內(nèi)。

②陰雨季節(jié)，此類物品必須做到“三勤”，即勤檢查、勤搬動、勤匯報。

（2）碰撞易損類物品的保養(yǎng)規(guī)定

①八棱柱、扁鋁、鋁柱、連接件、連接球等出入庫及擺放應嚴格遵循操作規(guī)程，輕拿輕放，即各種規(guī)格、型號必須分類裝箱運輸，嚴禁混雜搬運，如圖6-15所示。

②陳列柜、咨詢桌、談判桌等必須做到及時維修，即勤維修、勤檢查，發(fā)現(xiàn)一個維修一個。此類物品在搬運過程中均應輕拿輕放，嚴禁摔、扔、碰、撞、踩。

（3）過期失效類物品的保養(yǎng)規(guī)定

①此類物品入庫時應檢查其保質(zhì)期限和生產(chǎn)日期，核實無誤后，物資方可入庫。

②保管員按照物資的保質(zhì)期限分區(qū)、分類存放。

③對快要過期的物品要及時清點，通知使用部門并上報上級主管領導。

④對此類物品上報采購計劃時，應本著用多少采購多少的原則，避免積壓過多。

（4）其他物品的保養(yǎng)規(guī)定

①物品入庫時，應檢查其完好情況，如無損傷的可直接由相關部門填寫入庫單經(jīng)主管領導簽字后入庫。

②物品入庫后應放置在倉庫指定區(qū)域內(nèi)，做到勤看、勤檢查、勤核對，保證物資的正常使用。

③對放置時間過久已失去效用的物品，要上報主管領導處理，嚴禁私自拋棄、丟失。

圖6-15　展具

④物品在搬運過程中，應輕拿輕放，保持表面整潔，每季度清洗一次。

6.5.3　展位搭建工作規(guī)范

1）展位搭建工作程序細則

（1）標準攤位搭建明細

①展位搭建前必須熟悉圖紙，了解展位分布及現(xiàn)場各項要求。

②了解和掌握每組展位由于組別不同、地段不同、位置不同的要求，根據(jù)現(xiàn)場的實際情況進行搭建。

③標準展位搭建時，必須按點、線擺放好鋁材，按順序搭建。

④搭建時鋁材要輕拿輕放，展板放在地上或地毯上，不允許將展具隨意亂扔亂放或在地上拖動。

⑤搭建過程中，所有扁鋁上鎖眼朝向必須一致，并與立柱持平。

⑥搭建的展位必須一次成形，展架、展板無開鎖、松動，展位牢固可靠。

⑦展位楣板安裝前，要將楣板放在展位一角，不得隨意亂扔。

對于負責搭建展位的外協(xié)單位，要提前進行相應的培訓，制訂相應的勞動定額及完成工作時限，并加強管理。

標準攤位如圖6-16所示。

圖6-16　標準攤位及展架展板

（2）標準展位的變形和特殊裝修施工細則

①標準展位變形施工細則。

a．標準展位的變形施工要嚴格按照圖紙進行。

b．施工前要熟悉圖紙及材料預算。

c．標準展位變形施工從下料到現(xiàn)場施工必須由專人負責。

d．現(xiàn)場施工必須按照指定的時間完成，并達到圖紙的要求。

②特殊裝修施工細則。

a．特殊裝修工程的圖紙應在一個月前下發(fā)到制作部門。

b．制作部門施工前要熟悉圖紙并做好材料預算。

c．要指定專人負責專項工作。

d．嚴格按圖紙進行施工，并達到圖紙要求的效果。

e．外協(xié)單位施工時要嚴格按照有關規(guī)定進行施工。

2）材料的管理

①展位搭建前后的出、退料應本著誰經(jīng)手誰負責的原則，責任落實到個人。

②搭建完畢后的余料要擺放整齊，清點好數(shù)量并與倉庫保管員核實后辦理入庫手續(xù)。

③應將標準展位搭建中損壞和損傷的鋁材加以處理后作為特殊裝修工程材料。

④每次特殊裝修工程撤下來的材料，要注意保管，以便重復使用。

⑤對于在展場上損壞和丟失的材料要查明原因，落實責任制。

3）展覽期間的展位管理

①布展時嚴格按施工手續(xù)，及時、準確地完成參展商提出的各項拆、裝板及施工要求。

②在保證工程質(zhì)量的前提下，按時完成工作單上指定的其他任務。

③在開展期間和撤展時，要按時對展位進行巡視和檢查，做好展會期間的工作記錄。

④發(fā)現(xiàn)問題及時解決，不得相互推諉。

4）展位搭建質(zhì)量要求

①背靠墻的展位搭建時要離墻500 mm，遇到消防和電器設施時必須讓出或不加展板。

②面對面攤位間的通道寬度至少應有3 m，大型展廳中間的主通道寬度至少應有5 m。

③搭建完畢后，每組展位要與展廳的四面墻成平行或垂直。扇形、圓形展廳內(nèi)搭建的展位要以放射線為基準，或以方便出入和人流疏導為主要目標尋找基準線。

帶編號的展廳標準攤位平面圖如圖6-17所示。

圖6-17　帶編號的展廳標準攤位平面圖

6.5.4　關于展具的出租

展具出租是會展場館服務項目的重要組成部分之一，必須講究質(zhì)量。其中包含合理的定價、物品的質(zhì)量、限時完成以及使用過程中的優(yōu)質(zhì)服務等。通常會展場館除對可出租的項目進行明碼標價外，還對每個具體項目明確責任人并規(guī)定時間完成，同時巡視跟蹤檢查使用情況。

關于會展場館展具預定項目單和價格表的設計等，參見本章案例。

本章小結

通過本章的學習應懂得展覽中心、會議中心場館和設施設備管理的標準及內(nèi)容；設施設備系統(tǒng)運行工作規(guī)范；物資管理及相關規(guī)定；展具、展架、器材的保管、使用和出租管理方法，能夠進行展覽中心、會議中心場館及設備設施管理的相關工作；實施會展場館材料（配件、消耗品）的計劃編制、采購、保管、外包、發(fā)放管理的工作；能夠充分利用會展場館的器材，合理設計展具出租的運作程序、價格表和預訂單，滿足參展商的需求，創(chuàng)造較好的效益；能夠進行展廳特裝區(qū)和標攤區(qū)的規(guī)劃設計，進行施工搭建的現(xiàn)場管理等。

復習思考題

1．會展場館和設施設備管理的內(nèi)容和方法有哪些？

2．展覽中心的設施系統(tǒng)管理主要包括哪些項目？

3．會議場館的設施設備可以按照功能分為哪些類別？

4．設備運行工作規(guī)范主要包括幾大部分？

5．如何編制會展場館物資供應計劃，主要采取哪些具體措施？

實　訓

經(jīng)考察某一會展場館后，充分利用其現(xiàn)有的各項資源設計一套該場館可開發(fā)的經(jīng)營項目。

案　例

某會展場館展具預定項目單和價格表

1）帶有圖案和單價的價格表———略

2）帶有單價和押金形式的價格表———如表6-2所示

表6-2　物品租賃價格表
編號：××會展中———（?。∥锲纷赓U價格表

續(xù)表

續(xù)表

注：如有不詳之處或需租賃其他物品請與會展中心展覽服務部聯(lián)系。

聯(lián)系人：　　　　　　聯(lián)系電話：

案例討論：

以上價格表的設計是否合理，有哪些優(yōu)點和不足，還有更好的方法嗎？