檔案編研_文書處理與檔案管理

檔案編研工作就是檔案部門以館藏檔案為主要對(duì)象，以滿足社會(huì)利用需要為主要目的，在研究的基礎(chǔ)上編輯史料、編寫參考資料、參加編史修志以及撰寫專門著作的工作。

一、檔案編研工作的內(nèi)容

檔案編研成果最常用的有四種分類。

按表達(dá)形式劃分:可以分為文字式、圖形式、數(shù)據(jù)式和聲像式四種。

按加工層次劃分:可以分為一次加工、二次加工和三次加工三種。

按選題范圍劃分:可以分為綜合型和專題型兩種。

按體裁特征劃分:可以分為匯編、文摘、索引、簡(jiǎn)介、綜合調(diào)研材料和史志等若干種。

1.編輯歷史檔案史料和現(xiàn)行文件匯編

編輯檔案史料和現(xiàn)行文件匯編也是“檔案文獻(xiàn)編纂”，按照一定作者、專題、時(shí)間或文中等特征，將檔案史料、現(xiàn)行文件進(jìn)行匯編成冊(cè)，在一定范圍內(nèi)使用或公開出版，屬于一次性文獻(xiàn)。例如，《中華人民共和國(guó)政策法令選編》為重要文件匯編;《日本掠奪華北勞工檔案史料集》為專題性檔案史料匯編;《中國(guó)加入世界貿(mào)易組織法律文件》為現(xiàn)行性文件匯編等。

(1)發(fā)文匯集

發(fā)文匯集是將本單位的全部發(fā)文按文號(hào)次序排列而匯集成冊(cè)的一種一次加工檔案編研成果。全部文件是指某一特定時(shí)限內(nèi)的全部文件，一般是以年度為時(shí)限，將本單位一個(gè)年度內(nèi)的全部發(fā)文(一般是原始文件的重份文件)編成一套匯集(要求在收集時(shí)，單位的所有發(fā)文應(yīng)保存兩份)。

發(fā)文匯集的特點(diǎn)是材料集中，時(shí)間針對(duì)性強(qiáng)。它最主要的作用是依據(jù)作用，直接查閱利用發(fā)文匯集可以代替查閱檔案原件。這一點(diǎn)是其他檔案編研成果所無法代替的。

對(duì)于發(fā)文比較少的單位，可以一年編一本發(fā)文匯集。對(duì)于發(fā)文比較多的單位，可以一年編幾本。假如有必要編幾本的，可以按發(fā)文時(shí)間劃分或發(fā)文字號(hào)的不同劃分。

(2)專題匯編

專題匯編是將集中反映同一問題的一組文件匯集而成的一種一次加工檔案編研成果。

專題匯編的編制方法、編制要求、格式和作用等也同發(fā)文匯集一樣。它與發(fā)文匯集的區(qū)別就在于它不是以年度單位，而是以文件所反映的問題為單位，將涉及相同問題的有關(guān)文件匯集在一起。如有的單位編制的《安全生產(chǎn)操作規(guī)程匯編》就是一個(gè)專題匯編。專題匯編的另一個(gè)特點(diǎn)是形式多樣，可以根據(jù)不同的專題、不同的表達(dá)形式，編制形式多樣的專題匯編，滿足各方面的需要。其他如《人員任免匯編》《榮譽(yù)匯編》《標(biāo)準(zhǔn)匯編》《質(zhì)量管理文件匯編》等。

(3)圖樣匯編

圖樣匯編是按專業(yè)將各種有關(guān)的圖樣匯集成冊(cè)的一種一次加工檔案編研成果。人們?cè)谶M(jìn)行圖樣設(shè)計(jì)時(shí)通過利用圖樣匯編，可以受到啟發(fā)，甚至可以套用其中的材料，提高設(shè)計(jì)工作效率。

一般單位都是通過復(fù)制技術(shù)圖樣的辦法編制圖樣匯編的。圖樣匯編可以是綜合性的，也可以是專題性的。如《工藝設(shè)備圖集》《主要零部件圖匯集》《民間住宅戶型標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)圖冊(cè)》《大型電機(jī)通用件匯編》。

(4)文集

文集是將特定作者的作品、科研論文匯編成冊(cè)的一種一次加工檔案編研成果。文集既可是一個(gè)作者的作品、科研論文單獨(dú)編制而成，也可是幾個(gè)作者的作品、論文合在一起編制而成。如《應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法論文選編》《報(bào)刊選編》《領(lǐng)導(dǎo)講話匯集》。

2.編輯檔案文摘匯編

檔案文摘匯編是檔案館(室)根據(jù)一定的專題對(duì)檔案原始文摘進(jìn)行匯總編輯形成的編研成果。檔案文摘是對(duì)檔案原文的縮寫，即以簡(jiǎn)練的文字概要地揭示檔案文件的主要內(nèi)容，不加任何評(píng)論與補(bǔ)充解釋，是檔案的二次文獻(xiàn)形式。如:學(xué)術(shù)論文文摘匯編，科技成果文摘匯編，專業(yè)檔案文摘匯編等。其特點(diǎn)為:信息量大，針對(duì)性強(qiáng)，更新及時(shí)。

3.編寫檔案參考資料

編寫檔案參考資料是檔案館(室)根據(jù)一定的選題，根據(jù)檔案內(nèi)容加工編寫而成的一種可供人們參考的檔案材料加工品。如大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集等。檔案參考資料的編寫是依據(jù)檔案原件，但其表現(xiàn)形式已經(jīng)改變了檔案原件的面貌，屬于三次性文獻(xiàn)。其特點(diǎn)表現(xiàn)為:問題集中、內(nèi)容系統(tǒng)、概括性強(qiáng)，介乎于檔案文獻(xiàn)與學(xué)術(shù)論著之間，內(nèi)容具有參考作用，但不指明內(nèi)容出處。

4.編史修志

編史修志是檔案館(室)以館藏檔案為基礎(chǔ)，參加歷史研究、編修史書、撰寫文章或著作、探索歷史發(fā)展規(guī)律的工作。它可以將檔案部門與社會(huì)的研究力量結(jié)合起來，共同開發(fā)出更高層次的檔案知識(shí)產(chǎn)品。

二、檔案編研工作的原則

1.存真性原則

存真性原則是指檔案編研工作要保證編研材料的真實(shí)性和可靠性。維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，是檔案工作的共性要求。在編研工作中堅(jiān)持存真性原則，最根本的就是要堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度。在任何情況下都不準(zhǔn)以任何借口歪曲更改檔案原文，同時(shí)，編輯過程中，每一細(xì)節(jié)都要有根有據(jù)，避免任何主觀隨意性。

2.實(shí)用性原則

實(shí)用性原則是指檔案編研成品必須適合社會(huì)各方面工作的客觀需要。從編研課題的選定、選材范圍與標(biāo)準(zhǔn)、編研材料的加工方式、印制數(shù)量、發(fā)放、交流范圍等，都應(yīng)當(dāng)在了解實(shí)際需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行，切合實(shí)際需要，注重實(shí)用性。

3.可行性原則

可行性原則是指檔案編研工作必須在依托檔案館(室)藏的實(shí)際狀況和必須遵守相關(guān)法規(guī)的前提下進(jìn)行。任何編研課題的選定，除了根據(jù)實(shí)際需要外，只有在館(室)藏檔案內(nèi)容所覆蓋的范圍內(nèi)才是可行的。此外，即使是館(室)藏內(nèi)容許可，由于受到檔案法規(guī)制度的限制，凡屬不符合開放利用規(guī)定范圍內(nèi)的檔案，都不可選用。

三、幾種常見檔案參考資料的種類及編寫

檔案參考資料是檔案編研工作的主要內(nèi)容，檔案參考資料的種類主要有大事記、組織沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、專題概要(含會(huì)議情況簡(jiǎn)介)等。下面主要介紹檔案室的編研工作常見的種類大事記和組織沿革的編寫要點(diǎn)。

(一)大事記

大事記是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體記載自己重要工作活動(dòng)或自己轄區(qū)所發(fā)生的重大事件的一種應(yīng)用文體。作為一種公務(wù)文書，大事記忠實(shí)地記載著一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門的重要工作活動(dòng)和重大事件，因此，它首先可以為本地區(qū)、本部門的工作總結(jié)、工作檢查、工作匯報(bào)、工作統(tǒng)計(jì)和上級(jí)機(jī)關(guān)掌握面上情況提供系統(tǒng)的、輪廓性的材料。其次，大事記具有史料價(jià)值，可以起到錄以備查的作用。

1.大事記的種類

(1)從范圍和性質(zhì)上，可分為機(jī)關(guān)大事記、國(guó)家或地區(qū)大事記、專題大事記、個(gè)人生平大事記(亦稱個(gè)人生平年譜)等。

(2)從內(nèi)容上，可分為綜合性大事記與專題性大事記。

(3)從編寫形式(即體例)上，可分為“以時(shí)系事”的大事記、“以事系時(shí)”的大事記和“時(shí)事結(jié)合”的大事記。

此外，從體裁(即表現(xiàn)形式)上可分為條目式大事記、表格式大事記;從名稱上可分為大事記述、大事年表、大事年譜、大事月表、大事日志等。

2.大事記的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

大事記的格式單一、固定，由標(biāo)題和主體兩部分組成。此外，還可以根據(jù)大事記的編寫目的、對(duì)象、篇幅大小、年限長(zhǎng)短等因素，設(shè)置前言(或編輯說明)、目錄、材料出處和注釋等。

標(biāo)題由制文單位、事由和文種構(gòu)成，如《中國(guó)醫(yī)學(xué)大事記》;由制文單位和文種構(gòu)成，如《××人民政府大事記》;由事由和文種構(gòu)成，如《解放以后中國(guó)科技發(fā)展大事記》;由制文單位、時(shí)間和文種構(gòu)成，如《××市人民政府八月份大事記》等。

大事記主體主要由大事時(shí)間和大事記述兩部分組成。

(1)大事時(shí)間一般要求記載準(zhǔn)確的日期，不用或少用“最近”“近日”“月初”“上旬”等不確定的日期來記述，而且對(duì)每件大事均須寫明某年、某月、某日，然后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序的先后進(jìn)行排列。對(duì)某些大事時(shí)間的記述，甚至還要寫明確切的時(shí)、分、秒。對(duì)某些歷史事件除了寫明公元年號(hào)外，同時(shí)還須標(biāo)明朝代年號(hào)。

(2)大事記述。通過對(duì)許多重大歷史事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌及其規(guī)律性。在大事記中應(yīng)選用確屬重大事件的材料，避免事無巨細(xì)地羅列材料。因此，在記述大事時(shí)，應(yīng)注意如下幾個(gè)問題:

①一條一事。大事記述要求一條一事，不能將若干事件放在一個(gè)條目中綜述。即使在同一時(shí)期內(nèi)有許多事件需要記載，也應(yīng)該各立條目，或在該日期之下分段記述，以保證條目清晰，便于閱讀。

②觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)。在分析人、物、事時(shí)，必須堅(jiān)持實(shí)事求是，取舍合理，詳略得當(dāng)，褒貶公允，如實(shí)地反映事物的本來面貌。用材力求真實(shí)可靠、有根有據(jù)，對(duì)每件材料的形成時(shí)間、地點(diǎn)以及內(nèi)容的正確性都要認(rèn)真加以鑒別。如關(guān)于重大會(huì)議的敘述應(yīng)明確具體的時(shí)間、地點(diǎn)及參加會(huì)議的重要任務(wù)，并對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行客觀精練的概括，詞語表達(dá)上不應(yīng)帶有個(gè)人的感情色彩。

③大事突出，要事不漏，小事不要。大事是指事件涉及的范圍廣、影響大，不僅在當(dāng)時(shí)屬重大事件，而且事后影響久遠(yuǎn)的事情和事件。要事是指在一定的范圍、一定的時(shí)間有較大影響，事后仍有一定參考意義。小事是指那些局部性的、只有一般意義的事情和活動(dòng)。編寫大事記時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持大事突出、要事不漏的原則，記載要事是對(duì)大事的補(bǔ)充、襯托，使大事記內(nèi)容完整、充實(shí)。如在編寫一個(gè)學(xué)校的大事記時(shí)，對(duì)于省級(jí)以上獲獎(jiǎng)情況較多時(shí)，那些市級(jí)及以下的獎(jiǎng)項(xiàng)就不必進(jìn)行羅列。

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××大學(xué)大事記

2005年

1月4日，學(xué)校召開第六屆校學(xué)位委員會(huì)第二次會(huì)議。

1月5日，學(xué)校舉行 2004 年下半年度學(xué)位授予儀式。共授予×××等 128人博士學(xué)位……

1月5日，學(xué)校舉行首屆“MPA/MPA大家庭暨2004屆畢業(yè)慶典”，××省委常委、常務(wù)副省長(zhǎng)×××出席慶典并致詞。

1月 20日，××市政府副市長(zhǎng)×××一行7人來我校訪問。

……

資料來源:張虹、姬瑞環(huán):《檔案管理基礎(chǔ)》，中國(guó)人民大學(xué)出版社2008年版。

3.大事記的選材

(1)屬大事、要事的記錄范圍

①人事變動(dòng)事。包括該地區(qū)和本機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的主要領(lǐng)導(dǎo)人的任免、調(diào)動(dòng);本機(jī)關(guān)所屬干部的重要獎(jiǎng)勵(lì)、處分、離休、退休和逝世等事。

②組織變動(dòng)事。包括該地區(qū)和本機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的機(jī)構(gòu)的成立、撤銷、合并;本機(jī)關(guān)及所屬下級(jí)名稱的更改、職權(quán)范圍的調(diào)整、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的變更、辦公地址的遷移，人員編制增減等事。

③其他事。包括該地區(qū)、本機(jī)關(guān)之外發(fā)生的重大事件在該地區(qū)、本機(jī)關(guān)發(fā)生的影響，以及該地區(qū)、本機(jī)關(guān)發(fā)生的重大社會(huì)動(dòng)態(tài)、事故;氣象的重大變化，以及遭受嚴(yán)重的自然災(zāi)害與善后處理等事。

(2)屬日常重要工作或活動(dòng)的記錄范圍

①上級(jí)對(duì)本級(jí)重要領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)。包括上級(jí)對(duì)本級(jí)的工作活動(dòng)重要的書面或電話指示、指導(dǎo);領(lǐng)導(dǎo)人親臨視察、檢查以及提出的主要意見;上級(jí)發(fā)來的重要文件以及文件的主要精神是什么等。

②本級(jí)重要領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)。包括對(duì)上級(jí)重要指示、指導(dǎo)、意見、精神的貫徹情況;本級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的重要文件;重要決策和決議事項(xiàng);本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)機(jī)關(guān)部門或下屬單位所做的重要批示、指示;該地區(qū)、本機(jī)關(guān)的重要會(huì)議:本級(jí)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人參加的重大活動(dòng)，重要的外事活動(dòng)和出訪等。

③其他工作和活動(dòng)。包括本級(jí)機(jī)關(guān)的主要工作和主要工作成就，例如在工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)方面、城市建設(shè)方面、財(cái)政貿(mào)易方面、文教衛(wèi)生方面取得的重大成績(jī)，以及科學(xué)技術(shù)的重大發(fā)明創(chuàng)造等;本級(jí)機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中發(fā)生的重大失誤以及上級(jí)的批評(píng)和本級(jí)對(duì)失誤所采取的措施、辦法等。

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雅虎大事記

2007年9月7日中國(guó)雅虎正式推出了有史以來第一款“終生郵箱”。這個(gè)郵箱容量無限，采用@yahoo.cn的全新域名，并于10日凌晨向全體網(wǎng)民開放ID的搶注。

2007年6月5日在中國(guó)雅虎推出全球首個(gè)實(shí)現(xiàn)了“一頁到位”全新體驗(yàn)的搜索平臺(tái)OmniSearch，開始向著智能化的搜索領(lǐng)域前進(jìn)。

2007年5月15日雅虎中國(guó)宣布，從即日起正式更名為中國(guó)雅虎。同時(shí)，中國(guó)雅虎全新的業(yè)務(wù)體系也調(diào)整完畢，形成了“三駕馬車”式的事業(yè)部制架構(gòu)。

2006年11月28日原阿里巴巴集團(tuán)參謀部資深副總裁曾鳴正式出任雅虎中國(guó)總裁，同時(shí)兼任阿里巴巴集團(tuán)執(zhí)行副總裁。

2006年9月28日阿里巴巴雅虎舉辦“2006雅虎搜索創(chuàng)意盛典三導(dǎo)廣告片首映禮”，三位國(guó)內(nèi)著名導(dǎo)演——陳凱歌、馮小剛、張紀(jì)中拍攝的三支“雅虎搜索廣告片”舉行了全球首映。

2006年9月19日阿里巴巴雅虎宣布在雅虎搜索(www.yahoo.cn)啟動(dòng)為期一個(gè)月的搜索質(zhì)量大檢——雅虎“搜蟲”行動(dòng)(fun.yahoo.cn)，旨在借助全國(guó)1.23億互聯(lián)網(wǎng)用戶的智慧進(jìn)一步提升搜索質(zhì)量。

2006年8月15日雅虎搜索新產(chǎn)品正式推出，新產(chǎn)品包括兩方面:一方面雅虎首頁(www.yahoo.com.cn)圍繞社區(qū)化搜索進(jìn)行調(diào)整，另一方面雅虎專業(yè)的搜索引擎獨(dú)立域名www.yahoo.cn正式啟用，滿足個(gè)人化搜索的需求。

2006年7月13日雅虎和微軟開始在包括中國(guó)市場(chǎng)的全球局部范圍內(nèi)，進(jìn)行雙方即時(shí)通信工具之間互聯(lián)互通的公開測(cè)試。雙方將共同打造全球最大的個(gè)人用戶即時(shí)通訊社區(qū)，其用戶數(shù)超過3.5億。

2006年5月18日阿里巴巴雅虎推出全球首個(gè)專門針對(duì)世界杯的垂直搜索項(xiàng)目雅虎世界杯搜索(http://fifaworldcup.cn.yahoo.com)，據(jù)悉這是搜索技術(shù)首次引入體育領(lǐng)域。

2006年5月9日阿里巴巴雅虎推出3.5G大容量郵箱，同時(shí)用戶還可獲得20M超大附件服務(wù)。

2006年1月16日阿里巴巴雅虎推出其知識(shí)搜索產(chǎn)品——“知識(shí)堂”(ks.yahoo.com. cn)——公測(cè)版。

2006年1月4日阿里巴巴雅虎宣布，啟動(dòng)“2006雅虎搜索創(chuàng)意盛典”，投資3 000萬之之人民幣，盛邀陳凱歌、馮小剛、張紀(jì)中三大國(guó)內(nèi)著名導(dǎo)演圍繞“雅虎搜索”的主題，各自創(chuàng)作一支時(shí)長(zhǎng)不短于2分鐘的視頻廣告短片。

2005年11月阿里巴巴宣布未來阿里巴巴雅虎的業(yè)務(wù)重點(diǎn)全面轉(zhuǎn)向搜索領(lǐng)域。

2005年8月阿里巴巴和雅虎全球達(dá)成戰(zhàn)略合作，全資收購雅虎中國(guó)，并更名為阿里巴巴雅虎。

2004年11月 Yahoo&3721發(fā)布搜索競(jìng)價(jià)產(chǎn)品線，雅虎中國(guó)成為中國(guó)最大、最綜合的搜索營(yíng)銷服務(wù)提供商。

2004年7月雅虎中國(guó)率先推出1G電子郵箱，開創(chuàng)中國(guó)電子郵箱G時(shí)代。

2003年11月雅虎中國(guó)出資1.2億美金全資收購提供中文上網(wǎng)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)公司3721公司(www.3721.com)，該公司占據(jù)中文上網(wǎng)服務(wù)市場(chǎng)90%以上市場(chǎng)份額。

1999年9月雅虎網(wǎng)正式開通。

資料來源:http://tech.sina.com.cn/i/2011-09-07/10046034388.shtml。

(二)組織沿革的編寫

組織沿革是系統(tǒng)地記載一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的檔案參考資料。組織沿革主要包括如下內(nèi)容:地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)或機(jī)關(guān)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況;機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷的時(shí)間、原因，機(jī)關(guān)名稱的變更，辦公地點(diǎn)的遷移;機(jī)關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系以及領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況;機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及變化情況，職權(quán)范圍，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的姓名、任職情況;機(jī)關(guān)及內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的人員編制的擴(kuò)大或縮小情況。

1.組織沿革的種類

(1)記載一個(gè)單位的工作、生產(chǎn)發(fā)展及其體制、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)和人員編制的演變情況。

(2)記載一定地區(qū)內(nèi)所屬的黨、政機(jī)關(guān)和群眾團(tuán)體等各種組織的設(shè)置及其變化或行政區(qū)劃演變情況。

(3)記載某一專業(yè)系統(tǒng)所屬組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其變化情況。

2.組織沿革的體例

(1)編年法。編年法是按年代順序逐年編列出某一機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及其負(fù)責(zé)人情況的方法。比較適用于組織機(jī)構(gòu)常有變化的機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織沿革的編寫。

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××現(xiàn)代服飾有限公司組織沿革

1988年

10月22日，經(jīng)××市工商管理局批準(zhǔn)，××現(xiàn)代服飾有限公司正式成立，為股份有限責(zé)任公司。公司地址在××市××區(qū)××街××號(hào)。

公司領(lǐng)導(dǎo):

總經(jīng)理:×××

副總經(jīng)理:×××

員工人數(shù):26人

機(jī)構(gòu)設(shè)置:辦公室、銷售處、設(shè)計(jì)處、采購處、生產(chǎn)技術(shù)處、財(cái)務(wù)處

……

2008年

10月20日，公司遷址到××市××工業(yè)開發(fā)區(qū)××大廈。

公司領(lǐng)導(dǎo):

總經(jīng)理:×××

副總經(jīng)理:×××

員工人數(shù):120人

機(jī)構(gòu)設(shè)置:行政部、市場(chǎng)部、設(shè)計(jì)部、采購部、生產(chǎn)技術(shù)部、人事部、財(cái)務(wù)部

……

資料來源:張虹，姬瑞環(huán):《檔案管理基礎(chǔ)》，中國(guó)人民大學(xué)出版社2008年版。

(2)系列法。系列法是以組織機(jī)構(gòu)為主線，對(duì)每一組織機(jī)構(gòu)及其主要負(fù)責(zé)人沿襲變化的始末進(jìn)行系列編寫的方法，比較適用于組織機(jī)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定、變化不大的機(jī)關(guān)組織沿革的編寫。

(3)階段法。階段法是根據(jù)機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)發(fā)展歷史上的重大變化，自然地分為若干階段，然后在每一個(gè)階段內(nèi)劃分為若干系列進(jìn)行編寫的方法。

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××市檔案學(xué)會(huì)組織沿革

第一屆理事會(huì)(1981～1985年)

××市檔案學(xué)會(huì)(簡(jiǎn)稱學(xué)會(huì)，下同)籌備委員會(huì)(簡(jiǎn)稱籌委會(huì)，下同)于1981年2月成立， ×××任籌委會(huì)主任。5月3日，學(xué)會(huì)籌委會(huì)加入××市社會(huì)科學(xué)聯(lián)合會(huì)(后改成××市社會(huì)科學(xué)學(xué)會(huì)聯(lián)合會(huì)、××市社會(huì)科學(xué)界聯(lián)合會(huì))籌備委員會(huì)，為其團(tuán)體會(huì)員。10月8日，中共××市委辦公廳印發(fā)×辦通〔1981〕31號(hào)文件，批準(zhǔn)建立××市檔案學(xué)會(huì)。

10月23日，學(xué)會(huì)召開成立大會(huì)。會(huì)議通過了《××市檔案學(xué)會(huì)章程》，選舉產(chǎn)生由26名理事組成的第一屆理事會(huì)。

……

第二屆理事會(huì)(1985～1995年)

1985 年4月 16日，學(xué)會(huì)召開第二次會(huì)員代表大會(huì)，81名代表、55名列席代表出席會(huì)議。會(huì)議通過了重新修訂的《××市檔案學(xué)會(huì)章程》，選舉產(chǎn)生由35名理事組成的第二屆理事會(huì)。

4月17日，學(xué)會(huì)召開第二屆理事會(huì)第一次會(huì)議，選舉……

第三屆理事會(huì)(1995～2000年)

1995年3月16日，學(xué)會(huì)召開第三次會(huì)員代表大會(huì)……

資料來源:張虹、姬瑞環(huán):《檔案管理基礎(chǔ)》，中國(guó)人民大學(xué)出版社2008年版。

3.組織沿革的形式

組織沿革的形式有以下幾種:文字?jǐn)⑹龅男问健D表的形式和文圖并用的形式。通常對(duì)歷史沿革、主要職能和任務(wù)部分多用文字?jǐn)⑹?，?duì)機(jī)構(gòu)、人員變化情況則多用圖表。這樣文圖并茂，既能減少篇幅，又條理清楚、便于查找。

(三)統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集

基礎(chǔ)數(shù)字匯編就是反映一定機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種數(shù)字材料。由于這種材料簡(jiǎn)單明了，形式靈活，因而是了解情況、研究問題、制訂計(jì)劃、指導(dǎo)工作和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)不可缺少的依據(jù)和參考。

基礎(chǔ)數(shù)字匯編按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種。綜合性的基礎(chǔ)數(shù)字匯編是記載和反映一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)全面情況的數(shù)字匯集，其包容性強(qiáng)，篇幅較大。如《××縣基礎(chǔ)數(shù)字匯編》應(yīng)包括該縣土地面積、資源分布、人口、工農(nóng)業(yè)產(chǎn)值、產(chǎn)值、利潤(rùn)、文化教育設(shè)施等多方面的數(shù)字情況。專題性的基礎(chǔ)數(shù)字匯編則是記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)某方面基本情況的，如××市醫(yī)藥衛(wèi)生基礎(chǔ)數(shù)字匯編。

編寫基礎(chǔ)數(shù)字匯編，最重要的是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確可靠。對(duì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，調(diào)查的數(shù)字要認(rèn)真核對(duì)，征詢業(yè)務(wù)部門的意見，請(qǐng)他們參加核實(shí)，最好使用統(tǒng)計(jì)部門的材料。因此，編寫基礎(chǔ)數(shù)字匯編，可以由檔案部門編，也可以與統(tǒng)計(jì)部門、有關(guān)業(yè)務(wù)部門合編，以保證各種數(shù)字的完整、準(zhǔn)確，提高匯編的質(zhì)量。

(四)專題概要

1.專題概要含義

專題概要是以文字?jǐn)⑹龅男问胶?jiǎn)要地記述和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其他社會(huì)現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的產(chǎn)生、發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。它的一般稱呼和具體名稱很多，如“××市歷年工業(yè)發(fā)展基本情況”“××省歷屆政協(xié)會(huì)簡(jiǎn)介”等。

專題概要用途很廣，它既可為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員系統(tǒng)、扼要地提供某一方面的工作、生產(chǎn)和其他方面的歷史材料，又能為編寫地方志、歷史研究和科學(xué)研究等提供具有參考價(jià)值的素材。專題概要的種類主要有會(huì)議簡(jiǎn)介，產(chǎn)品、工程設(shè)備、科研項(xiàng)目簡(jiǎn)介，地區(qū)(機(jī)關(guān))綜合情況簡(jiǎn)介，專門問題簡(jiǎn)介等。

2.會(huì)議簡(jiǎn)介的編寫方法

會(huì)議基本情況簡(jiǎn)介(又稱會(huì)議簡(jiǎn)介)是專題概要的常用形式之一。它是利用會(huì)議文件簡(jiǎn)要敘述會(huì)議過程、反映出每一次會(huì)議基本情況的檔案參考資料。

(1)會(huì)議簡(jiǎn)介編制以會(huì)議基本情況(也稱會(huì)議簡(jiǎn)介)為基礎(chǔ)，是利用會(huì)議文件簡(jiǎn)要敘述會(huì)議全過程，反映出每一次會(huì)議基本情況的參考資料，是專題概要常用形式之一。

(2)會(huì)議簡(jiǎn)介的內(nèi)容主要包括會(huì)議的屆次、召開的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人(代表分配名額和列席范圍)，會(huì)議議程和開法、討論與決議事項(xiàng)，以及選舉結(jié)果等。

(3)編制按時(shí)間或?qū)么蔚南群?，將每次?huì)議的內(nèi)容、議題、決議事項(xiàng)等依次編排列述。即可一年一編，也可隨時(shí)積累，逐漸形成。

【知識(shí)拓展】

序言的作用

序言(或前言、導(dǎo)言、說明、編輯說明、編者的話等)用來說明編寫檔案參考資料的目的和用途、檔案參考資料的材料來源和可靠程度、選擇材料的原則和編寫結(jié)構(gòu)以及在編寫過程中遇到的需交代和說明的問題等，以幫助讀者順利、正確地利用參考資料。

資料來源:劉萌:《文書與檔案管理》，電子工業(yè)出版社2011年版。

【小技巧】

網(wǎng)上檔案展覽

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，越來越多的檔案館將檔案展覽“搬”到網(wǎng)上，開辟“網(wǎng)上展廳”欄目。隨著鼠標(biāo)輕點(diǎn)、頁面變化，市民就可以輕松地參觀展覽了。

【法規(guī)鏈接】

《中華人民共和國(guó)檔案法》(節(jié)選)

(1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過，根據(jù)1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議《關(guān)于修改〈中華人民共和國(guó)檔案法〉的決定》修正)

第四章 檔案的利用和公布

第十九條 國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于30年，具體期限由國(guó)家檔案行政管理部門制訂，報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)施行。

檔案館應(yīng)當(dāng)定期公布開放檔案的目錄，并為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。

中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。

第二十條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。

利用未開放檔案的辦法，由國(guó)家檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門規(guī)定。

第二十一條向檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，對(duì)其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對(duì)其檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益。

第二十二條屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布;未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無權(quán)公布。

集體所有的和個(gè)人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第二十三條各級(jí)各類檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員，加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，有計(jì)劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行。