檔案室管理_文書處理與檔案管理

籌建檔案室，除了硬件建設(shè)之外，還需進行軟件建設(shè)。軟件建設(shè)主要包括檔案室的布置、檔案實體存放秩序的建立、檔案室的日常管理事項、檔案室管理部門和領(lǐng)導(dǎo)的確定、工作人員的配備、檔案分類方案的制定、各項檔案管理制度的起草等。其中，如何制定檔案分類方案的內(nèi)容放在檔案整理的相關(guān)章節(jié)中加以闡述。

一、布置檔案室

(一)布置檔案室的基本要求

檔案室的基礎(chǔ)施工完成后，就要著手擺放各類設(shè)備與物品，布置檔案室。檔案室內(nèi)存放的主要物品有檔案材料、檔案柜、桌椅以及多種電器等，數(shù)量和種類比較繁多，因此必須精心布置，合理擺放，以便于日后開展工作。

1.有利于保護檔案安全

檔案室的建設(shè)和管理要始終將保護檔案安全放在突出的位置，在布置檔案室各類物品設(shè)備時，要考慮到它們可能存在的安全隱患。除非必要，檔案庫房內(nèi)不能放置長時間運行的電氣設(shè)備，如計算機等，以防出現(xiàn)自燃危及檔案材料安全。

2.有利于提高工作效率

檔案室的空間布置，尤其是檔案柜和檔案材料的擺放方式與順序，直接決定將來的查找、利用和管理的效率。科學(xué)合理的擺放可以極大地減輕工作量，降低工作強度;反之，雜亂、無序的擺放會給查找和管理造成不便，而且容易發(fā)生遺失和損壞。

3.符合安裝技術(shù)標準

檔案室內(nèi)所使用的一些設(shè)備需要遵循必要的技術(shù)標準來安裝，這樣既可以使設(shè)備發(fā)揮應(yīng)有的作用，也能保障檔案安全。檔案室內(nèi)的電源線路必須符合工程規(guī)范，所使用的構(gòu)件應(yīng)符合質(zhì)量標準，電路的負載功率應(yīng)滿足檔案室各類用電設(shè)備的需求，防止出現(xiàn)電路發(fā)熱自燃。安裝防火與防盜報警設(shè)備應(yīng)符合相應(yīng)的技術(shù)標準，否則就會形同虛設(shè)。

(二)檔案閱覽室的布置

檔案閱覽室要布置成一間舒適和安靜的場所。配備一定數(shù)量的桌椅，按照美觀、舒適、方便人體入座和伸展的原則，整齊擺放。窗子須安裝窗簾或其他遮陽物，以便遮擋過強的陽光，安裝適合閱讀的人工光源作為輔助光源。設(shè)置一個借閱處，用以辦理借閱調(diào)檔手續(xù)?？煞胖靡粋€儲物柜，用來存放閱覽者隨身攜帶的包包和其他物品?？膳鋫湟粋€檢索臺，放置必要的檢索工具，方便查閱者檢索所需檔案。還可以配備一些書架，存放全宗指南和一些工具書，方便利用者查詢。在閱覽室的墻上，要張貼閱覽室制度的告示。安裝空調(diào)和排風設(shè)備，放置消防器材。隨著檔案的數(shù)字化發(fā)展，可以在閱覽室內(nèi)配置一定數(shù)量的電腦，讓利用者上網(wǎng)查閱數(shù)字化檔案，以減少原始檔案的損耗。

(三)庫房的布置

1.檔案柜(架)的擺放

檔案柜(架)擺放時要做到以下幾點:

首先，檔案柜(架)的放置方向應(yīng)同有窗戶的墻體垂直。

其次，檔案柜(架)排列整齊，排與排之間寬度不小于0.8米。列與列之間的通道凈寬不小于1米。

最后，檔案柜(架)擺放務(wù)必平穩(wěn)，防止出現(xiàn)搖晃、傾斜等現(xiàn)象。

2.檔案柜(架)的編號

每一個檔案柜(架)都應(yīng)編號，編號的方法一般是按照某種順序編流水號，以房間為單元進行。同排按從左到右、自上而下依次編列排號、柜架號、層格號，回行到下一排時左右順序相反，為從右到左、自上而下。

3.粘貼標志牌

標志牌是粘貼在檔案柜(架)適當位置的指示標志，用于說明檔案柜(架)的編號或柜架層格中檔案的起止編號與類別。

標志牌可以采用計算機打印的方式制作，也可以在購買檔案柜(架)等裝具時索要配套的標志牌。

如果檔案柜(架)自身帶有標志牌的槽口，那么應(yīng)將做好的標志牌插入其中。如果沒有槽口，也可以用膠水粘貼固定。檔案柜(架)的標志牌一般粘貼在面向通道的柜體面板上，檔案柜(架)的層格標志牌應(yīng)粘貼在相應(yīng)的層格旁邊。

4.各類物品的擺放

將禁煙標志分別懸掛在檔案庫房和辦公室(閱覽室)的醒目位置。

將手提式滅火器放置在檔案室入口一側(cè)，不可放在檔案庫房之內(nèi)。根據(jù)消防器材安全規(guī)范，滅火器應(yīng)存放在專用的器材箱內(nèi)，器材箱的開蓋應(yīng)比較簡便，確保取用方便。

溫度計和濕度計應(yīng)根據(jù)庫房的面積大小合理設(shè)置數(shù)量，一般需要放置兩組。一組放在通風比較好的位置，另一組放在通風較差的偏僻的位置，這樣可以對整個庫房的溫濕度情況進行準確測量。溫度計和濕度計一般懸掛在墻面之上，距離地面高度在1.6～2米之間。

二、檔案室日常管理工作

檔案室布置完成后，即可投入使用。此后，良好的日常管理是其正常運行的保障。管理人員應(yīng)對庫房等重點部位加強管理，保護檔案安全并延長其壽命，使檔案更好地為單位的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

1.定期檢查、清點

對庫房和檔案應(yīng)進行定期的檢查和清點，并將此作為一項長期的制度化措施。定期檢查和清點的方向主要有:

第一，檔案是否發(fā)生霉變和有害生物活動跡象。如果發(fā)現(xiàn)有害生物，應(yīng)及時投放殺蟲藥或者使用殺蟲儀滅殺。

第二，庫房中是否存在安全隱患等危險因素。重點查看滅火器等消防器材是否齊全，是否能正常使用，是否超出保質(zhì)期;檢查電力線路是否存在隱患，各類電器是否安全和正常運作;檢查防盜門、防盜窗是否安全牢固，是否存在松動、老化、生銹等情況，所安裝的防盜報警裝置是否正常工作。

第三，檔案調(diào)出和歸還是否履行了必要的手續(xù)。

第四，檔案存放位置和次序是否混亂，是否長期使用未歸還的檔案。

定期檢查的周期可以月、季、節(jié)假日為周期，定期清點的周期應(yīng)比定期檢查的周期長一些。

檢查過程中應(yīng)對檢查結(jié)果進行及時、準確的記錄。

2.建立全宗卷

全宗是一個獨立機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的全部檔案，而全宗卷是對全宗內(nèi)所有檔案材料的管理信息的集合，是對全宗內(nèi)檔案實施管理過程中所形成的信息的記載，是了解全宗基本情況的一個工具。

建立全宗卷，就是要在檔案室成立之初，為全宗檔案的管理專門建立一個檔案夾，用來存放全宗的管理文件和各種記錄，將相關(guān)的清單、列表、登記表等材料有序地排列到里面，并在檔案材料狀況發(fā)生變化時及時更新全宗卷中的相應(yīng)信息。全宗卷需要獨立使用一個檔案盒。這些材料主要包括以下幾種類型:檔案交接憑據(jù)、立檔單位與全宗歷史考證、整理工作方案、檔案實體分類方案(分類表)、保管期限表、移進移出記錄及手續(xù)(憑據(jù))、對全宗檔案進行檢查與清點的歷史記錄及所發(fā)現(xiàn)的問題記錄、檔案受損情況記錄和實施補救性措施的記錄材料、檔案銷毀清冊。總之，凡是在檔案管理活動中形成的對全宗狀況及全宗歷史有原始記錄意義的文字、圖標等材料應(yīng)歸入全宗卷中。

在檔案室的日常管理工作中，隨時向全宗卷盒內(nèi)添加相關(guān)文件材料，或者及時更新其中的文件信息，通過查看和統(tǒng)計其中的信息，掌握全宗的基本情況，對全宗實施有效管理。

三、檔案室的人員配備

檔案室不僅僅需要具備硬件基礎(chǔ)，還要有相應(yīng)的軟環(huán)境建設(shè)，也就是需要配備專兼工作人員和加強制度建設(shè)。只有這兩方面相得益彰才能使檔案室的作用得到有效發(fā)揮。

(一)檔案室的地位

檔案室在各單位中的地位，既不是凌駕于各業(yè)務(wù)部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室(秘書科)內(nèi)的與各業(yè)務(wù)部門有密切聯(lián)系的地位。有的檔案室是獨立的職能部門，處在與各業(yè)務(wù)部門同等的地位。但是，它不同于履行單位主要職能的部門，而是為職能部門服務(wù)的輔助部門。

(二)檔案室工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

檔案室正常發(fā)揮職能，需要有清晰地領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。可以根據(jù)單位不同性質(zhì)確定領(lǐng)導(dǎo)體制。在機關(guān)單位，要確定一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作(一般是分管辦公室工作的副職)，負責檔案工作重大問題的決策，辦公室主任主管檔案室工作，日常工作由綜合管理部門(辦公室、秘書科或者綜合科負責人)直接領(lǐng)導(dǎo)或具體組織實施。在企業(yè)、事業(yè)單位，可以由業(yè)務(wù)副職分管檔案工作，日常工作由綜合部門(即辦公室)或技術(shù)部門(總工師辦)直接領(lǐng)導(dǎo)。

檔案室工作的領(lǐng)導(dǎo)與管理體制理順后，單位領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)需要在日常辦公會上定期或不定期研究工作的重大問題，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)責任制，列入議事日程。

(三)檔案室工作人員

檔案室主任一職可由辦公室主任兼任。如果檔案管理工作比較繁重，可以設(shè)置2～3名專職檔案員，并從中選擇一名骨干為檔案室副主任，負責日常業(yè)務(wù)工作。檔案室工作人員應(yīng)具有堅定可靠的政治立場，具備大學(xué)?？埔陨衔幕胶鸵欢▽I(yè)知識，能夠勝任檔案工作。

四、檔案室制度建設(shè)

制度建設(shè)是保證檔案工作順利開展的重要保障。單位內(nèi)部的檔案室雖然規(guī)模很小，但是不可忽視管理的制度化和規(guī)范化。檔案室制度一般包括以下內(nèi)容:文件材料收集、整理、歸檔制度，各類檔案保管制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案保密制度，檔案利用制度，檔案閱覽制度、庫房管理制度和檔案人員崗位責任制。

檔案室的制度建設(shè)一方面需要從本單位的具體情況出發(fā)，另一方面應(yīng)符合國家檔案法律法規(guī)，同時也應(yīng)在日常工作中不斷完善。

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檔案室部分制度范文

第一項 檔案保管制度

1.檔案管理人員要忠于職守，提高安全保密意識，自覺做好安全防范工作，提高警惕，嚴守黨和國家機密，確保檔案資料的完整和安全。

2.檔案庫房每天檢查一次，做到門、窗、櫥柜牢固無損，非工作時間將庫房門、窗關(guān)嚴鎖好，并切斷庫房電源。

3.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁放易燃物品，注意清潔衛(wèi)生，消防器材定期檢查，努力做到“九防”:防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防污染。

4.非本室工作人員，未經(jīng)批準，一律不得進入檔案庫房，以確保安全。

5.庫房內(nèi)備有溫度計，每天按時記載庫內(nèi)溫度，并選擇有利時機通風。

6.對破損、字跡不清等不易繼續(xù)保管而又需永久、長期保存的檔案資料及時進行裱糊和復(fù)制。

7.愛護室內(nèi)一切設(shè)備，確保設(shè)備完好。

8.管理人員工作調(diào)動時，要嚴格執(zhí)行交接手續(xù)，在沒有交接前，不得離職。

第二項 檔案鑒定與銷毀制度

1. 檔案材料必須根據(jù)其保管期限進行鑒定，對于失去保存價值的檔案材料可予以銷毀。

2. 組織檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)組，由分管領(lǐng)導(dǎo)負責，檔案室牽頭，有關(guān)部門專(兼)職檔案人員組成，共同對所鑒定的檔案材料進行審核和監(jiān)銷。

3.通過鑒定需要銷毀的檔案材料，必須編制清冊，并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組逐一審核。確認無誤后，簽署意見。

4.鑒定工作完成后，由檔案室和鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組對所要銷毀的檔案材料寫出鑒定小結(jié)和銷毀報告，報請所在地區(qū)檔案業(yè)務(wù)主管部門批準。

5.要指定專人在規(guī)定的時間和地點進行銷毀，任何人都不得擅自處理或任意分散。

6.銷毀檔案時，須由二人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字蓋章，并注明銷毀的方式和日期。

7.銷毀后，必須在原目錄上注銷，并說明鑒定和銷毀日期。

8.銷毀清冊歸入全宗卷，妥善保存。

第三項 歸檔制度

一、歸檔范圍:凡是本單位工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料均應(yīng)歸檔。

二、歸檔時間:文書處理人員必須在一季度將上一年度辦理完畢的具有保存價值的文件材料分類組卷、歸檔、編目裝訂，系統(tǒng)排列，向檔案室歸檔。

三、歸檔要求:(1)應(yīng)當歸檔的文件材料必須齊全完整;(2)歸檔文件材料應(yīng)當按規(guī)定分類組卷、歸檔，完成的案卷能正確反映本單位活動的基本面貌，便于保管和利用;(3)檔案移交必須編制移交目錄，交接雙方履行點交和簽字手續(xù)。

第四項 檔案保密制度

1.檔案人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，增強保密觀念。對黨和國家的機密，不說、不問、不外傳。

2.任何人借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，凡借閱涉及保密內(nèi)容的文件資料，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。

3.檔案人員要提高安全保密意識，如發(fā)現(xiàn)情況要冷靜分析判斷，應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)。

4.不得隱匿、損毀、丟失、出賣和擅自銷毀檔案。

5.不得涂改、偽造檔案。

6.不得公布、抄錄、提供涉及保密內(nèi)容的檔案。

7.不得將檔案、機密文件資料帶到宿舍和公共場所。

8.非工作人員，不得隨便進入檔案庫房。

9.對檔案人員因玩忽職守，造成檔案泄密的，視情節(jié)輕重，給予處分。

第五項 檔案調(diào)閱(利用)制度

1.凡調(diào)閱利用檔案資料者，需嚴格履行手續(xù)，填寫“調(diào)閱檔案登記簿”和“利用效果登記表”。

2.本單位工作需要借閱者，只限于在調(diào)閱室里查閱，確需借出時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并限期歸還。

3.凡外單位借檔者，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，履行借閱手續(xù)，方可借閱。

4.查閱檔案應(yīng)在調(diào)閱室內(nèi)進行，調(diào)閱室內(nèi)嚴禁吸煙，不得高聲喧嘩。非本室工作人員，不得進入檔案庫房。

5.查閱者，必須愛護檔案，不得拆卷、污損、圈點、劃線、涂改，不得翻閱其他無關(guān)資料。

6.查閱者摘抄或復(fù)制的檔案資料，須經(jīng)本室工作人員核對并加蓋公章，否則一律無效。對摘抄或復(fù)制的材料，要妥善保存，不得丟失。摘抄或復(fù)制有關(guān)機密資料，必須先經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，如有失密，由摘抄人或復(fù)制人負責。

7.本室檔案資料一般不外借，特殊情況必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理借閱手續(xù)，一周內(nèi)用畢歸還。

8.查閱人員須按規(guī)定交費。

第六項 檔案統(tǒng)計制度

1.充分認識檔案統(tǒng)計工作的重要性，納入檔案室工作議事日程，加強領(lǐng)導(dǎo)，明確專人，認真落實。

2.對檔案室保管的各門類檔案資料，每年要進行統(tǒng)計，按統(tǒng)一規(guī)定的統(tǒng)計范圍、格式、項目、要求和計量單位逐項統(tǒng)計，一律用阿拉伯數(shù)字填寫，字跡工整清晰，不得潦草，按規(guī)定時間匯總上報，確保年報質(zhì)量。

3.在接受、移出、銷毀庫存檔案時，必須及時登記統(tǒng)計。

4.對立卷檔案，必須及時抄好案卷目錄，以便統(tǒng)計。

5.對檔案資料的利用、借閱人次、卷數(shù)等要詳細登記、以便年終統(tǒng)計。

6.統(tǒng)計人員要認真對待統(tǒng)計工作，積極收集和積累原始數(shù)據(jù)，堅持實事求是的原則，統(tǒng)計工作要及時，統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須準確可靠。并負責對所屬單位和部門專(兼)職檔案統(tǒng)計人員的輔導(dǎo)和培訓(xùn)。

7.對統(tǒng)計數(shù)據(jù)要進行綜合分析，從中探索內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展變化規(guī)律，為制定檔案工作計劃、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供依據(jù)。

資料來源:檔案室“六項”管理制度，www.chinahuangshan.gov，2010年3月23日。

【知識拓展】

影響檔案紙張壽命的因素

檔案的主要載體是紙張，紙張的壽命直接決定著檔案的保存時間。由于受到各種因素的影響，紙張主要化學(xué)成分發(fā)生不可逆的化學(xué)變化，就會出現(xiàn)老化的現(xiàn)象。紙張老化的直觀表現(xiàn)是白度下降、顏色泛黃，機械強度下降，更易撕裂破損，同時會酸度上升。造成紙張老化的原因主要有兩個方面:一是紙張本身的制造原料、工藝，二是外界環(huán)境的影響。

制造紙張所使用的原材料大多來源于植物，其主要成分是纖維，隨著時間的推移會發(fā)生水解、氧化、光解等反應(yīng)，降低紙張的各項物理技能。另外，紙張在生產(chǎn)過程中會殘留酸性物質(zhì)、氧化劑、金屬離子等，也會在空氣中或光照情況下發(fā)生復(fù)雜的反應(yīng)，從而破壞紙張。

檔案存放的環(huán)境如果存在高溫、高濕、強光線、酸性物質(zhì)、氧化劑、微生物等條件，都會使紙張加速發(fā)生水解、氧化和光解反應(yīng)，從而縮短紙張壽命。

影響紙張壽命的各種因素無法徹底消除，只能在檔案管理和保護工作中采取嚴密的措施降低不利因素的影響，減緩紙張所發(fā)生的各種反應(yīng)的速度，從而最大限度地延長檔案壽命。

資料來源:韋志國:《文書與檔案管理》，中國勞動與社會保障出版社2011年版。