任務(wù)1　會議與會議服務(wù)

活動1:會議

小組討論

結(jié)合收集的會議項目，比較其名稱和主辦者的不同，看看有哪幾類會議?

學(xué)習(xí)材料

會議有許多不同的分類方式，根據(jù)會議的組織者或主辦者，可以分為以下五類。

1.公司會議

公司會議包括公司內(nèi)部會議和對外會議。其中，公司內(nèi)部會議的與會者是公司員工，會議的目的是處理公司內(nèi)部事務(wù)的會議，如股東大會、員工大會、經(jīng)營管理會議、培訓(xùn)會議、聯(lián)歡會等。公司對外會議則包括新產(chǎn)品推介會、企業(yè)有關(guān)事宜的發(fā)布會、協(xié)作單位交流聯(lián)誼會、分銷商會議等。

2.協(xié)會和學(xué)會會議

協(xié)會是帶有商會性質(zhì)的行業(yè)性社團(tuán)組織，主要起到規(guī)范會員行為的作用。學(xué)會則主要是由專家組成的學(xué)術(shù)性團(tuán)體。協(xié)會和學(xué)會都會舉行一些處理組織內(nèi)部事宜的會議，如選舉領(lǐng)導(dǎo)、討論修改規(guī)章、制定發(fā)展計劃等，同時，還會舉辦一些專業(yè)性會議，如技術(shù)和產(chǎn)品發(fā)展討論會、科學(xué)研討會等。

協(xié)會學(xué)會會議與公司會議的區(qū)別如表2－8所示。

表2－8　協(xié)會學(xué)會會議與公司會議的區(qū)別

續(xù)表

3.政府和社會團(tuán)體會議

政府經(jīng)常組織舉辦各種會議，包括國際會議和國內(nèi)會議。而一些社會團(tuán)體，如宗教組織、婦女協(xié)會、青年組織也常有會議。

4.展覽中的會議

現(xiàn)在的展覽會常伴有一些會議，如新聞發(fā)布會、產(chǎn)品推介會、技術(shù)交流論壇、專題研討會等。

5.專業(yè)會議機(jī)構(gòu)舉辦的會議

目前有很多會議是由專業(yè)會議機(jī)構(gòu)或公司受其他單位或組織委托舉辦的會議，如熱點(diǎn)問題演講、明星見面會等等?，F(xiàn)在也有很多會議場所在提供場地和設(shè)備的同時，也接辦會議服務(wù)。因此，他們承辦的會議也屬于這一類。

五類會議如圖2－3－2所示。而我們所要討論的就是第五種會議，即由專業(yè)會議機(jī)構(gòu)舉辦的會議。

圖2－3－2　會議的種類

活動2:會議五要素

小組討論

不論哪種會議，都有一些共同要素，那么會議都包括哪些基本要素呢?

圖2－3－3　全國人民代表大會

圖2－3－4　金磚四國會議

圖2－3－5　萬國郵聯(lián)大會

圖2－3－6　家長會

相關(guān)鏈接

“金磚四國”是指巴西、俄羅斯、印度及中國四個有希望在幾十年內(nèi)取代七國集團(tuán)成為世界最大經(jīng)濟(jì)體的國家。這個簡稱來自這四個國家的英文國名開頭字母BRICs(Brazil、Russia、India、China)的諧音(意指“磚頭”)。這四個國家中，巴西被稱為“世界原料基地”和“咖啡王國”;俄羅斯被稱為“世界加油站”;印度被稱為“世界辦公室”;中國被稱為“世界工廠”。

2009年6月16日，中國、巴西、俄羅斯、印度“金磚四國”領(lǐng)導(dǎo)人在俄羅斯葉卡捷琳堡舉行首次正式會晤。與會期間，四國領(lǐng)導(dǎo)人重點(diǎn)就應(yīng)對國際金融危機(jī)沖擊、二十國集團(tuán)(G20)峰會進(jìn)程、國際金融機(jī)構(gòu)改革、糧食安全、氣候變化等重大緊迫問題交換了看法，進(jìn)一步討論了“金磚四國”未來對話與合作的前景。

圖2－3－7　金磚四國

學(xué)習(xí)材料

會議的基本要素可以用“4個W、1個H”來表示。

1.WHO(會議人員)

會議涉及的人員有三類，一是會議主體，即策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位和協(xié)辦單位。二是會議客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。三是其它與會議有關(guān)的人員，包括主持人和會議服務(wù)人員等。

(1)會議主體。會議也有主辦和承辦之分，但是它和展覽的主承辦關(guān)系有著本質(zhì)的不同。展覽的主承辦單位都是為參展商和觀眾服務(wù)的單位，而會議的主辦者和承辦者是一種服務(wù)的買賣關(guān)系，其中主辦者是會議的提起者，而會議承辦者是為其提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)，它是會議活動的具體組織者，其任務(wù)主要是根據(jù)會議的目標(biāo)和規(guī)劃制定具體的會議實施方案，并為會議活動選擇和提供必要的場所、設(shè)施和服務(wù)，確保會議正常進(jìn)行。如“2010中國國際營銷傳播大會”由中國商務(wù)廣告協(xié)會、中國廣告主協(xié)會主辦，由美沙霍氏(北京)會展有限公司承辦。

(2)會議的客體。即參加會議的人，也稱為與會者或參會者。因會議的性質(zhì)和議題不同，參加會議的人員也不一樣。與會者的數(shù)量是決定會議規(guī)模的主要因素。與會者越多，會議規(guī)模越大。一定規(guī)模的會議可以提高會議效益，形成一定聲勢，擴(kuò)大會議影響。

正式成員具有表決權(quán)、選舉權(quán)、被選舉權(quán)、發(fā)言權(quán)，且履行相關(guān)義務(wù)。列席成員有一定發(fā)言權(quán)，但無表決權(quán)和選舉權(quán)。特邀人員是因會議的需要而專門邀請的成員，如上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、來賓、報告人等，特邀人員在會議中的權(quán)利和義務(wù)可由會議主辦者來確定。有些公開性會議允許記者、市民或組織內(nèi)部的其他成員在會議過程中旁聽，即為旁聽成員，他們既無表決權(quán)，也無發(fā)言權(quán)。

(3)主持人。主持人是會議過程中的主持者和引導(dǎo)者，對會議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。會議主持人分兩種，一種是當(dāng)然主持人，由其職務(wù)和地位即由組織的章程或法規(guī)決定的;另一種是臨時主持人，由有經(jīng)驗、有能力、懂行的人或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。

2.WHAT(會議議題)

會議議題就是會議內(nèi)容，即會議要商議和解決的問題。它是會議的基本任務(wù)，與會議目的密切相關(guān)。一個好的議題往往能夠起到集思廣益、清晰凸顯會議目標(biāo)的作用，并引導(dǎo)和制約會議的發(fā)言，有助于會議效率的提高。

會議議題可以一會一議，也可以一會多議。如“2010中國國際營銷傳播大會”的主旨論壇議題是“和諧標(biāo)準(zhǔn)下的全球營銷”，分論壇則討論體育營銷、在線營銷、搜索營銷等。一會可以設(shè)置多議，但議題的內(nèi)容最好是與主題相關(guān)或相近的，便于討論和節(jié)省時間。并且議題數(shù)量要適中，如果議題過多，討論不充分，將會影響會議質(zhì)量。

3.WHEN(會議時間)

會議時間包括會議召開時間和會期兩部分內(nèi)容。

(1)會議應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r間召開。有些會議是定期舉行的，會議時間用制度形式固定下來。如聯(lián)合國大會的召開，規(guī)定在每年9月第三周的星期二開始，并一般持續(xù)到12月20日左右結(jié)束。還有一些會議是臨時決定召開的，如布置緊急任務(wù)、開展時效性強(qiáng)的活動都需及時召開會議，抓緊部署，以免延誤時間。

(2)會期的長短要考慮很多因素，如會議議題的多少、會議議程的安排、會議的松緊度等。一般來說，議題越多，會期就相對長些。有些會議議題不多，甚至議題單一，但由于需要較多的程序，會期也會長些。而且，會議松緊程度也會影響會期。會期過緊，議程轉(zhuǎn)換匆忙，會手忙腳亂，有些議題也無法展開，討論不夠充分。會期過松，會使會議變得拖沓，造成時間和精力的浪費(fèi)。因此，會期過緊或過松，都會影響會議效果。

4.WHERE(會議地點(diǎn))

會議地點(diǎn)是會議的空間要素，包括會議城市和會場兩方面。

許多會議是定點(diǎn)召開的。如國家立法機(jī)關(guān)和政黨、團(tuán)體組織的代表大會，通常在首都和機(jī)構(gòu)駐地召開，一般不采取異地開會的形式。單位部門的日常會議大都也在本單位舉行，也沒有會議地點(diǎn)的問題。但是，對于跨地區(qū)、全國性、國際性會議，都要考慮會議地點(diǎn)的選擇。通常，我們要根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和預(yù)算，綜合考慮會場的大小、交通情況環(huán)境與設(shè)備等因素是否適合，有些還要考慮政治影響或經(jīng)濟(jì)效果。

會議場所主要有以下幾種:

(1)賓館酒店。達(dá)到一定規(guī)模的賓館、酒店一般都有各種規(guī)模的會議室和多功能廳，并具備視聽設(shè)備、舞臺設(shè)備等舉辦會議所需要的條件。而賓館飯店本身也十分重視會議業(yè)務(wù)，因為會議的舉辦不僅需要使用會議設(shè)備，還可能需要客房、餐飲、娛樂等服務(wù)，會議的“帶動效應(yīng)”十分明顯。

(2)會議中心。會議中心是專門用于會議活動的場所，具有最先進(jìn)的設(shè)備，能提供專業(yè)的會議視聽服務(wù)，如同聲傳譯。我國目前比較有影響的會議中心有國家會議中心、北京國際會議中心、上海國際會議中心和珠海國際會議中心。如“2010中國國際營銷傳播大會”在國家會議中心舉行。

(3)高等院校和科研學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)。高等院校和科研院所通常配備專門的會議場所，這些場所中的相當(dāng)一部分達(dá)到了商業(yè)性會議場所的規(guī)模和水平，而且也能夠提供會議所需要的各種服務(wù)。如作為第三屆中國北京國際文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)博覽會四大板塊論壇峰會之一的“2008中國國際會議產(chǎn)業(yè)論壇”就是在北京大學(xué)百年講堂舉行的。

(4)公共建筑。即國家所擁有的一些會議場所。如2006年，中山大學(xué)圖書館舉辦了“紀(jì)念王季思、董每戡百年誕辰暨中國傳統(tǒng)戲曲國際學(xué)術(shù)研討會”。

目前，國內(nèi)會議業(yè)中，賓館酒店占很大一部分市場，會議中心主要承接一些高層次的國際、國內(nèi)大型會議。教育、科研機(jī)構(gòu)的會議場所不是營業(yè)性的，出租率不高。而政府所擁有的會議場所一般不提供商業(yè)性服務(wù)。

根據(jù)有關(guān)調(diào)查，選擇會議地點(diǎn)時需考慮的因素及各因素的重要程度如表2－9所示。

表2－9　選擇會議地點(diǎn)時需考慮的因素及各因素的重要程度

5.HOW(會議形式)

會議形式是指用以達(dá)到會議效果的手段，包括活動形式、傳遞方式、會場布置等方面，如現(xiàn)場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、調(diào)查會。它對實現(xiàn)會議目的、提高會議效率有直接影響，通過會議議程和活動表現(xiàn)出來。不同會議可以采取不同的形式，例如一些法定性會議和決策性會議，一般采用程序嚴(yán)格、場面莊嚴(yán)的會議活動活動和形式，而一些研討會，采用便于發(fā)表意見、充分討論的開放式形式，可以活躍氣氛。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代會議的手段也日新月異，出現(xiàn)了廣播會議、電話會議、電視電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議等多種形式。

圖2－3－8　電視電話會

圖2－3－9　網(wǎng)絡(luò)會議

作業(yè)

了解2009年博鰲亞洲論壇相關(guān)情況，分析其5要素，并填寫下表。

活動3:會議服務(wù)及流程

小組討論

會議服務(wù)到底是什么?

學(xué)習(xí)材料

正如展覽有展會服務(wù)一樣，會議也有會議服務(wù)。展會服務(wù)是將代表買和賣的參展商和觀眾聚集在一起，并為他們的洽談和交易提供空間和時間。而專業(yè)的會議服務(wù)企業(yè)向會議的主辦者、與會者等提供全方位的會議服務(wù)。

從廣義上來說，會議服務(wù)包括會議主題的提出、會議項目的可行性分析、會議產(chǎn)品的整體策劃包裝、會議營銷方案的制定、會議召開時的前期準(zhǔn)備工作、會議接待和組織工作以及會議結(jié)束后的參觀旅游及成果匯總統(tǒng)計等各方面的服務(wù)。從狹義上說，會議服務(wù)則是從推介服務(wù)開始，接受主辦方的委托后進(jìn)行前期準(zhǔn)備、會中接待和組織以及會后旅游和后續(xù)服務(wù)。

按時間順序，會議服務(wù)流程可分為會前服務(wù)、會中服務(wù)和會后服務(wù)。而從內(nèi)容上來看，會議服務(wù)則包括會議接待服務(wù)、住宿服務(wù)、餐飲服務(wù)、會場服務(wù)、觀光考察服務(wù)、會議娛樂服務(wù)、秘書禮儀服務(wù)、會場設(shè)備服務(wù)、安全保障服務(wù)、票務(wù)服務(wù)。會議服務(wù)的具體流程如圖2－3－10所示。

圖2－3－10　會議服務(wù)流程

綜合案例

會議中心:會議產(chǎn)業(yè)十大發(fā)展趨勢

Benchmark國際酒店集團(tuán)總部位于得克薩斯州伍德蘭市，管理著美國和日本28個頂級度假村、會議中心和酒店。根據(jù)旗下酒店的運(yùn)營結(jié)果，該集團(tuán)宣布了“會議產(chǎn)業(yè)十大發(fā)展趨勢”。1.無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù):由于安全和隱私越來越受到重視，要求在會議過程中使用T1線實現(xiàn)高速無線上網(wǎng)的公司越來越多。

雖然有線上網(wǎng)是重要會議在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的基本選擇，但客戶無線上網(wǎng)的需求越來越強(qiáng)烈。2.網(wǎng)上預(yù)訂:Benchmark的許多酒店發(fā)現(xiàn)新業(yè)務(wù)有很大部分直接來自網(wǎng)絡(luò)預(yù)訂。網(wǎng)絡(luò)成為酒店營銷的必備法寶，對于國際或全球市場的營銷尤為重要。因此，酒店將繼續(xù)在網(wǎng)絡(luò)營銷方面投入更多的資源。3.會議規(guī)模增大:參會者超過100人的會議正在增加。這些會議通常是全體銷售會議、公司部門會議，且往往附帶重要的培訓(xùn)活動。近幾年來，大型會議都被分解成規(guī)模較小的地區(qū)性會議，但是隨著經(jīng)濟(jì)的復(fù)蘇，公司正在尋求提高全體成員凝聚力、重振管理團(tuán)隊活力的機(jī)會，為將來的成長和發(fā)展做好準(zhǔn)備。4.技術(shù)公司會議增多:上世紀(jì)90年代，起源于技術(shù)行業(yè)的公司曾是經(jīng)濟(jì)發(fā)展之王，現(xiàn)在它們的會議及活動又開始增多了。5.低碳之風(fēng)盛行:合理的飲食，關(guān)注碳水化合物和蛋白質(zhì)的均衡攝取已經(jīng)取代了完全“去碳”現(xiàn)象。完全素食或葷素搭配的烹飪方法越來越受到青睞，需求也增加了。適度多樣化再次成為生活的調(diào)節(jié)劑6.安全問題備受關(guān)注:盡管國家新聞大肆宣傳安全問題，但是在許多會議策劃者和Benchmark的商務(wù)客人看來，酒店的安全問題并不是他們的心頭大患。7.團(tuán)隊建設(shè)活動:“在實踐中學(xué)習(xí)”成為各團(tuán)隊開展娛樂和團(tuán)隊建設(shè)活動時顯示自己特點(diǎn)的新術(shù)語。8.水療盛行:在Benchmark酒店和度假村里，越來越多的公務(wù)和閑暇度假客人，包括男性和女性客人，都喜歡接受溫泉療養(yǎng)。這種“療養(yǎng)”并不一定是放縱自己，更多地只是追求健康生活，增加娛樂多樣性。9.繼續(xù)握緊錢袋:預(yù)算在某種情況下似乎有所松綁，但是用于商務(wù)會議的花費(fèi)卻一點(diǎn)兒都沒有增加?？蛻粢苍S愿意多花錢，但是他們還沒有忘記過去所磨練出來的價格談判技能。會議花費(fèi)主要用于現(xiàn)場接待、特殊活動、頒獎晚宴、主題活動等。但是，企業(yè)花錢仍然非常謹(jǐn)慎。10.目標(biāo)客戶營銷:對酒店老客戶和目標(biāo)客戶進(jìn)行電子郵件轟炸和直接的電子銷售已經(jīng)成為開發(fā)新老客戶最有效、性價比最高的營銷方式。

(資料來源:http://res.meadin.com/IndustryAnalysis/2010－5－18/1051842211．shtml)

分析:

會議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展速度是有目共睹的，在繼續(xù)快速發(fā)展的道路上，所有的涉及單位和個人都應(yīng)該從自身的角度來考慮如何利用機(jī)遇和應(yīng)對變化，從而促進(jìn)自己的發(fā)展。