第二節(jié)　控制的要求

控制的目的是保證企業(yè)活動(dòng)符合計(jì)劃的要求，以有效地實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)。為此，有效的控制應(yīng)具有下述特征。

一、適時(shí)控制

企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的偏差只有及時(shí)采取措施加以糾正，才能避免偏差的擴(kuò)大，或防止偏差對企業(yè)不利影響的擴(kuò)散。及時(shí)糾偏，要求管理人員及時(shí)掌握能夠反映偏差產(chǎn)生及其嚴(yán)重程度的信息。如果等到偏差已經(jīng)非常明晰，且對企業(yè)造成了不可挽回的影響后，反映偏差的信息才姍姍來遲。那么，即使這種信息是非常系統(tǒng)、絕對客觀、完全正確的，也不可能對糾正偏差帶來任何指導(dǎo)作用。

糾正偏差的最理想方法應(yīng)該是在偏差未產(chǎn)生以前，就注意到偏差產(chǎn)生的可能性，從而預(yù)先采取必要的防范措施，防止偏差的產(chǎn)生；或者由于某種企業(yè)無力抗拒的原因，偏差的出現(xiàn)不可避免，那么這種認(rèn)識也可指導(dǎo)企業(yè)預(yù)先采取措施，消除或遏制偏差產(chǎn)生后可能對企業(yè)造成的不利影響。

預(yù)測偏差的產(chǎn)生，在實(shí)踐中和理論上是可行的，可以通過建立企業(yè)經(jīng)營狀況的預(yù)警系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。我們可以為需要控制的對象建立一條警戒線，反映經(jīng)營狀況的數(shù)據(jù)一旦超過這條警戒線，預(yù)警系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警報(bào)，提醒人們采取措施防止偏差的產(chǎn)生和擴(kuò)大。

質(zhì)量控制圖可以被認(rèn)為是一個(gè)簡單的預(yù)警系統(tǒng)（見圖17.4）。

圖17.4　質(zhì)量控制預(yù)警系統(tǒng)

圖17.4中，縱軸表示反映產(chǎn)品某個(gè)質(zhì)量特征或某項(xiàng)工作質(zhì)量完善程度的數(shù)值，橫軸表示取值（即進(jìn)行控制）的時(shí)間，中心線CL表示反映質(zhì)量特征的標(biāo)準(zhǔn)狀況，UCL和LCL分別表示上、下警戒線。反映質(zhì)量特征的數(shù)據(jù)如果始終分布在CL周圍，則表示質(zhì)量“在控制中”；而一旦超越UCL或LCL，則表示出現(xiàn)了質(zhì)量問題。在這以前，質(zhì)量控制人員就應(yīng)引起警惕，注意質(zhì)量變化的趨勢，并制定或采取必要的糾正措施。

二、適度控制

適度控制是指控制的范圍、程度和頻度要恰到好處。

（一）防止控制過多或控制不足

控制常給被控制者帶來某種不愉快，但是如果缺乏控制則可能導(dǎo)致組織活動(dòng)的混亂。有效的控制應(yīng)該既能滿足對組織活動(dòng)監(jiān)督和檢查的需要，又要防止與組織成員發(fā)生強(qiáng)烈的沖突。適度的控制應(yīng)能同時(shí)體現(xiàn)這兩個(gè)方面的要求：

1.要認(rèn)識到，過多的控制會(huì)對組織中的人造成傷害，對組織成員行為的過多限制，會(huì)扼殺他們的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，會(huì)抑制他們的首創(chuàng)精神，從而影響個(gè)人能力的發(fā)展和工作熱情的提高，最終會(huì)影響企業(yè)的效率。

2.也要認(rèn)識到，過少的控制，將不能使組織活動(dòng)有序地進(jìn)行，就不能保證各部門活動(dòng)進(jìn)度和比例的協(xié)調(diào)，將會(huì)造成資源的浪費(fèi)。過少的控制還可能使組織中的個(gè)人無視組織的要求，我行我素，不提供組織所需的貢獻(xiàn)，甚至利用在組織中的便利地位謀求個(gè)人利益，最終導(dǎo)致組織的渙散和崩潰。

控制程度適當(dāng)與否，要受到許多因素的影響。判斷控制程度或頻度是否適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)，通常要隨活動(dòng)性質(zhì)、管理層次以及下屬受培訓(xùn)程度等因素而變化。一般來說，科研機(jī)構(gòu)的控制程度應(yīng)小于生產(chǎn)勞動(dòng)；企業(yè)中對科室人員工作的控制要少于現(xiàn)場的生產(chǎn)作業(yè)；對受過嚴(yán)格訓(xùn)練、從而能力較強(qiáng)的管理人員的控制要低于那些缺乏必要訓(xùn)練的新任管理者或單純的執(zhí)行者。此外，企業(yè)環(huán)境的變化也會(huì)影響人們對控制嚴(yán)厲程度的判斷：在市場疲軟時(shí)期，為了共渡難關(guān)，部分職工會(huì)同意接受比較嚴(yán)格的行為限制，而在經(jīng)濟(jì)繁榮時(shí)期則希望工作中有較大的自由度。

（二）處理好全面控制與重點(diǎn)控制的關(guān)系

任何組織都不可能對每一個(gè)部門、每一個(gè)環(huán)節(jié)的每一個(gè)人在每一個(gè)時(shí)刻的工作情況進(jìn)行全面的控制。由于存在對控制者的再控制的問題，這種全面控制甚至?xí)斐山M織中控制人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于現(xiàn)場作業(yè)者的現(xiàn)象。值得慶幸的是：

1.并不是所有成員的每一項(xiàng)工作都具有相同的發(fā)生偏差的概率。

2.并不是所有可能發(fā)生的偏差都會(huì)對組織帶來相同程度的影響。企業(yè)工資成本超出計(jì)劃的5%對經(jīng)營成果的影響要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于行政系統(tǒng)的郵資費(fèi)用超過預(yù)算的20%。這表明，全面系統(tǒng)的控制不僅代價(jià)極高，是不可能的，而且也是不必要的。

適度的控制要求企業(yè)在建立控制系統(tǒng)時(shí)，利用ABC分析法和例外原則等工具，找出影響企業(yè)經(jīng)營成果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和關(guān)鍵因素，并據(jù)此在相關(guān)環(huán)節(jié)上設(shè)立預(yù)警系統(tǒng)或控制點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)控制。

（三）使花費(fèi)一定費(fèi)用的控制得到足夠的控制收益

任何控制都需要一定費(fèi)用，衡量工作成績，分析偏差產(chǎn)生的原因，以及為了糾正偏差而采取的措施，都需支付一定的費(fèi)用；同時(shí)，任何控制，由于糾正了組織活動(dòng)中存在的偏差，都會(huì)帶來一定的收益。一項(xiàng)控制，只有當(dāng)它帶來的收益超出其所需成本時(shí)，才是值得的。控制費(fèi)用與收益的比較分析，實(shí)際上是從經(jīng)濟(jì)角度去分析上面考察過的控制程度與控制范圍的問題。圖17.5說明了控制費(fèi)用與收益是如何隨控制程度而變化的。

圖17.5　控制費(fèi)用與收益變化

從圖17.5中可以看出，控制費(fèi)用基本上隨著控制程度的提高而增加，控制收益的變化則比較復(fù)雜。

在初始階段，較小范圍和較低程度的控制不足以使企業(yè)管理者及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正偏差，因此控制費(fèi)用的需要會(huì)高于可能產(chǎn)生的收益。隨著控制范圍的擴(kuò)大和控制程度的提高，控制的效率會(huì)有所改善，能指導(dǎo)管理者采取措施糾正一些重要的偏差，從而使控制收益能逐漸補(bǔ)償并超過控制費(fèi)用。圖中，控制成本與收益曲線在x₁至x₂點(diǎn)的變化便反映了這種情況，在E點(diǎn)，控制凈收益達(dá)到最大。在x₂點(diǎn)，控制收益與控制費(fèi)用曲線再度相交。自此點(diǎn)開始，控制所需的費(fèi)用重新超過其收益。之所以會(huì)出現(xiàn)這種情況，是因?yàn)榻M織活動(dòng)的主要偏差在x₂點(diǎn)以前已經(jīng)解決，這以后的控制只能解決一些次要的、影響不大的問題，因此帶來的收益甚??；同時(shí)，由于過度的控制會(huì)抑制組織成員的工作積極性，從而影響效率的提高。

從理論上來說，控制程度在與x₁和x₂相對應(yīng)的B、C兩點(diǎn)之間為適度控制；低于B點(diǎn)，為控制不足；高于C點(diǎn)，為控制過剩。雖然在實(shí)踐中企業(yè)很難確定各種控制的費(fèi)用與收益之比，但這種分析告訴我們，過多的控制并不總能帶來較高的收益，企業(yè)應(yīng)根據(jù)活動(dòng)的規(guī)模特點(diǎn)和復(fù)雜程度來確定控制的范圍和頻度，建立有效的控制系統(tǒng)。

三、客觀控制

控制工作應(yīng)該針對企業(yè)的實(shí)際狀況，采取必要的糾偏措施，或促進(jìn)企業(yè)活動(dòng)沿著原先的軌道繼續(xù)前進(jìn)。因此，有效的控制必須是客觀的，符合企業(yè)實(shí)際的?？陀^的控制源于對企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)狀況及其變化的客觀了解和評價(jià)。

1.控制過程中采用的檢查、測量的技術(shù)與手段必須能正確地反映企業(yè)經(jīng)營在時(shí)空上的變化程度與分布狀況，準(zhǔn)確地判斷和評價(jià)企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)的工作與計(jì)劃要求的相符或相背離程度。這種判斷和評價(jià)還取決于衡量工作成效的標(biāo)準(zhǔn)是否客觀和恰當(dāng)。

2.企業(yè)還必須定期地檢查過去規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)量規(guī)范，使之符合現(xiàn)時(shí)的要求。沒有客觀的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)確的檢測手段，人們對企業(yè)實(shí)際工作就不易有一個(gè)正確的認(rèn)識，從而難以制定出正確的措施，進(jìn)行客觀的控制。

四、彈性控制

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中經(jīng)?？赡苡龅侥撤N突發(fā)的、無力抗拒的變化，這些變化使企業(yè)計(jì)劃與現(xiàn)實(shí)條件嚴(yán)重背離。有效的控制系統(tǒng)應(yīng)在這樣的情況下仍能發(fā)揮作用，維持企業(yè)的運(yùn)營，也就是說，應(yīng)該具有靈活性或彈性。

彈性控制通常與控制的標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)。預(yù)算控制通常規(guī)定了企業(yè)各部的主管人員在既定規(guī)模下能夠用來購買原材料或生產(chǎn)設(shè)備的額度。這個(gè)額度如果規(guī)定得絕對化，那么一旦實(shí)際產(chǎn)量或銷售量與預(yù)測數(shù)發(fā)生差異，預(yù)算控制就可能失去意義：經(jīng)營規(guī)模擴(kuò)大，會(huì)使經(jīng)營單位感到經(jīng)費(fèi)不足；而銷售量低于預(yù)測水平，則可能使經(jīng)費(fèi)過于富綽，甚至造成浪費(fèi)。有效的預(yù)算控制應(yīng)能反映經(jīng)營規(guī)模的變化，考慮到未來的企業(yè)經(jīng)營的水平，從而為經(jīng)營規(guī)模的參數(shù)值規(guī)定不同的經(jīng)營額度，使預(yù)算在一定范圍內(nèi)是可以變化的。

一般的說，彈性控制要求企業(yè)制定彈性的計(jì)劃和彈性的衡量標(biāo)準(zhǔn)。