一、公文事務語體

“公文事務語體”中的“公文”，是指為處理公眾事務而制發(fā)和使用的文書，即公務文書。公文事務語體是秘書寫作的語體基礎，其語體特征也就是秘書寫作語體的基本特征:簡明、準確、平實、莊重。

簡明，是指簡潔明快、表義明確。秘書寫作的語言尚簡，講究文字精練、節(jié)奏明快、淺顯易懂，但也不是一味求簡，要求言簡而意明。文字精練，要求詞義簡明、無歧義，要選用最能表達某一義項最合適的語詞。如“違反紀律”就不宜寫成“違犯紀律”，“敗壞黨風”就不宜說成“破壞黨風”。節(jié)奏明快，要求句式簡潔、流暢，過渡自然，不啰嗦、不拖沓。如“要在總結經(jīng)驗的基礎上努力建立、健全和改革各項基本制度”是共用成分句，不宜分成三個句子分別表述。淺顯易懂，是要求避免使用冷僻詞語、避免艱澀和不合大眾接受心理的表述形式，盡量做到語言表述的“大眾化”，以平易為基礎遣詞造句。表義明確，要求詞義明確、語義(句意)明確，從而達到段意明確和主旨明確。簡則簡矣，卻什么意思也沒有表述出來，這不是秘書寫作語體的“簡明”。簡與明，是相輔相成的，明是目的，簡是手段，簡明即簡要明確。簡而不明或明而不簡，都不是秘書寫作的語體特征。

準確，是指用詞正確、貼切，表義真實準確。用詞準確、造句恰當、邏輯嚴密，才能達到表義的真實準確。秘書寫作中常要用到修飾、限定成分很多的長句式，正是表義準確的需要。例如:“為了使普及九年制義務教育的工作在我省能有計劃、有步驟、有保障地順利進行”，“應對學制、入學年齡、師資、經(jīng)費、辦學條件等重大問題，提出切合我省實際情況的、明確的、具體的要求。”句中既有長定語，又有長狀語。

平實，是指語言平正樸實、質樸無華。秘書寫作忌詞蘊華麗、忌空話大話以及一切消極的修辭，要求不生造詞語、不使用專業(yè)性強的詞語，要自然、質樸、實實在在地將意思表述出來。因此，秘書寫作中很少有渲染、描繪、鋪墊類的語詞、語句。

莊重，是指秘書寫作的語言要端莊、慎重、嚴肅，不虛浮、不油滑、不用方言土話和口語。這看起來似乎與前面提到的通俗易懂、平實、大眾化相矛盾，實際上，秘書寫作是平實中求莊重、通俗中求典雅，追求的是既不失平實又不失莊重的語言特色和表述效果?！扒f重”這一語體特征決定了秘書寫作應使用規(guī)范的書面語言，既通俗易懂又不失之粗俗，既莊重文雅又不失之艱澀。秘書寫作，畢竟是一種書面表述，適當?shù)臅砦?、書卷氣應該是其本色。正如請柬中的“敬備薄酌”不能寫成“管酒管飯”或“有酒喝有飯吃”一樣，秘書寫作的語體是不能有失莊重和典雅的，禮儀類文書寫作尤其應以典雅為上。

當然，我們說秘書寫作的語體特征是簡明準確、平實莊重，并不意味著秘書寫作就不求生動活潑，只是秘書寫作求生動活潑，是必須以簡明準確、平實莊重為前提的。材料的典型性、主旨的新穎性，必然會形成秘書寫作“生動”的內容;長短句式的交錯運用(句式富于變化)、表義的流暢自然，語言的多元組合(文字、數(shù)字、圖表)，以及表述的詳略變化，也必然會使秘書寫作的語體生動活潑。而且秘書寫作語言的一些特殊要求，同樣可使語體生動活潑。

使秘書寫作的語言運用和語言表述達到簡明準確、平實莊重，方法和途徑很多。比如，可恰當?shù)厥褂贸烧Z、古語(古漢語語詞)、慣用語、縮略語及結構簡單的句式等達到“言簡意賅”的效果;可通過多用詞的本義、使用必要的模糊語、煉詞煉句等達到“表義準確”;可通過不用生僻詞語、不濫用專業(yè)術語、去雕飾少做作等達到“文風平實”;可通過回避土語方言和日?？谡Z、善用名言警句及成語熟語、多用慣用詞語和慣用句式等達到“行文莊重”。

簡單地說，秘書寫作的語體特征，基本的要求是:簡明，是文字、語句、語義都應讓人一目了然，清楚明白;準確，是表義貼切、周嚴、無歧義;平實，是淺顯易懂不粗俗、不油滑、不虛妄，端莊慎重。