第一節(jié)　源頭檔案管理——電力企業(yè)基建工程檔案管理創(chuàng)新

建設項目檔案作為檔案工作的一部分,對企業(yè)來說從建設到生產(chǎn),基本建設工作是一個源頭,對企業(yè)、國家及社會具有非常重要的作用:項目建成后,要保證今后正常生產(chǎn)運行、維修、維護、改擴建工作順利進行,必須要有齊全、完整、準確、系統(tǒng)的檔案材料,因此源頭檔案管理對今后檔案工作的正常開展十分重要。根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《國家重大建設項目檔案驗收暫行規(guī)定》的規(guī)定,通過日常的業(yè)務指導,目前在建設項目檔案管理中存在著許多問題,離國家要求差距甚大,本文前面已經(jīng)敘述。對建設項目的檔案管理工作一定要探索一條新路子、新方法,才能使基本建設項目檔案管理真正上一個臺階。

一、開工之際管理——工程管理評價中納入檔案管理內(nèi)容

目前,工程管理受到普遍重視,在整個建設過程中有若干的管理措施和監(jiān)督考核辦法,如有全程的工程設計、工程施工監(jiān)理;有各重要階段的質(zhì)量監(jiān)督檢查和重要節(jié)點的質(zhì)量監(jiān)督中心站的檢查;有各個環(huán)節(jié)的安全性評價及各個季節(jié)性的安全大檢查;在造價、工期、進度、技術指標等方面都有非常嚴密的控制措施,檔案管理則往往是容易被遺忘的卻又是非常重要的方面。只有在工程開工之際就將檔案管理納入到各項管理評價檢查中才能為工程檔案工作的開展打開局面。

1.制定管理目標

(1)　領導重視,業(yè)主牽頭,各參建單位協(xié)作配合,建立基建過程檔案管理控制措施,明確目標。

確保工程檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng),為今后建設、生產(chǎn)提供決策依據(jù)。管理目標是指整個工程項目檔案工作應達到的標準目標,以中國國電集團公司基本建設檔案管理的目標為例:首先是“建設工程項目基建達標”,同時通過“國家建設項目檔案專項驗收”;其次是申報“電力行業(yè)優(yōu)質(zhì)工程”;然后再申報“建設項目的國家優(yōu)質(zhì)工程獎——魯班獎”。其中檔案管理按各個目標的標準要求進行管理,并達到考核標準規(guī)定的目標值。

(2)　檔案工作與工程建設同步目標,重點是過程管理,各參建單位檔案管理職責分工明確。

建設單位:負責收集、整理、歸檔工程前期管理依據(jù)性材料設計文件、施工圖、招投標文件、合同等工程綜合管理文件;負責設備商檢記錄、索賠文件、隨機設備資料、廠家圖紙資料、專用工具、備品備件清單、主設備及主要輔助設備管理臺賬、驗收交接文件、未完項目文件、試生產(chǎn)階段文件等的編制工作;負責收集、整理、歸檔生產(chǎn)準備文件,包括現(xiàn)場運行規(guī)程、操作及事故處理規(guī)程、管理制度與措施等;負責收集、整理、歸檔整套啟動及試生產(chǎn)期間的文件材料(試生產(chǎn)記錄、設備缺陷及施工處理記錄、分析及總結)、試生產(chǎn)總結;負責施工階段全過程的工程文件的接收、登記、復印、分發(fā)、輸入、歸檔工作;負責指導、檢查、監(jiān)督施工單位工程檔案的編制、組卷與接收工作;負責指導、檢查、監(jiān)督設計院竣工圖的編制是否符合歸檔要求,負責對工程檔案分類,并接收工程檔案、整理上架并提供利用。

設計單位:負責提交工程各階段的設計文件、施工圖、設計修改通知單和設計工作總結;并按電力行業(yè)標準DL/T5229—2005《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》和設計合同要求,按時提交竣工圖。

監(jiān)理單位:負責按合同規(guī)定及歸檔要求收集工程施工監(jiān)理過程中形成的有關工程質(zhì)量、工期、安全、投資、造價等方面的全部控制文件;負責對工程施工全過程施工技術資料的監(jiān)理及對單位工程竣工檔案編制的檢查工作;負責對設計單位移交竣工圖的審核簽證工作;負責對監(jiān)理單位形成的監(jiān)理文件的整理與組卷工作,并按時移交給建設單位。

工程質(zhì)量監(jiān)督站:負責提交工程質(zhì)量監(jiān)督站的申報書及批復、監(jiān)督檢查記錄與報告及所有《電力建設工程質(zhì)量監(jiān)督檢查典型大綱》中規(guī)定的全部文件、不合格項的整改記錄等。

設備廠家:負責按合同規(guī)定及設備資料歸檔要求內(nèi)容按時提交所供設備安裝圖紙、技術文件、質(zhì)量保證書等,并確保設備資料的齊全、準確、字跡清晰。

設備代保管單位:負責設備開箱的隨機資料及提供設備材料的資料管理,即檔案材料的收集、整理、組卷、移交。

總承包單位:負責總承包范圍內(nèi)的施工階段全過程的工程文件的接收、登記、復印、分發(fā)、輸入歸檔工作;負責總承包范圍內(nèi)的設備廠家圖紙資料的收集、整理、組卷工作;負責總承包范圍內(nèi)的竣工圖的編制與組卷工作;負責總承包范圍內(nèi)的施工階段全部工程檔案的匯總并向建設單位移交。

施工單位:負責提交按合同、劃定的單位工程及歸檔要求提交施工工程檔案,即按單位工程文件包形成的所有施工記錄、質(zhì)量驗評記錄、原材料試驗檢驗記錄的施工方案、工程概況、施工總結等,并將經(jīng)各方檢查確認合格的工程檔案進行組卷裝訂后移交給建設單位。

調(diào)試單位:負責按合同規(guī)定及歸檔要求提交調(diào)試大綱和方案、措施、調(diào)試記錄、調(diào)試報告、調(diào)試過程中設備缺陷處理記錄、調(diào)試試運質(zhì)量驗評表、性能試驗、環(huán)保試驗和測試方案、調(diào)試工作總結等,并將經(jīng)各方檢查確認合格的工程檔案進行組卷裝訂后移交給建設單位檔案部門。

設備監(jiān)造單位:負責按合同規(guī)定及歸檔要求收集工程設備監(jiān)造過程中形成的有關監(jiān)造計劃、質(zhì)量見證文件、監(jiān)造報告及監(jiān)造工作總結等;負責對設備監(jiān)造文件的整理與組卷工作,并按時移交。

2.建立管理制度

制定工程檔案管理制度。工程檔案的管理制度主要包括:科技檔案管理制度、音像和實物等特種載體檔案管理制度、電子文件歸檔管理制度、工程文件圖紙資料收發(fā)管理制度、檔案信息化管理規(guī)定、檔案庫房管理制度、檔案保密管理制度、竣工圖編制規(guī)定、竣工文件編制實施細則等。如果是新建企業(yè),還必須有文書檔案管理制度、職工檔案管理制度、會計檔案管理制度等。

制定本工程檔案的分類大綱、檔案號編制規(guī)定、歸檔范圍及保管期限表等,編制各參建單位應移交歸檔的“移交檔案材料總目錄”,編制“音像照片檔案拍攝大綱”等,并在建設過程中逐步修改、完善。

“分類大綱”是綱領性的文件,整個工程在開工之際就應針對工程的實際情況,對應該和可能會形成的檔案按專業(yè)、單位工程、系統(tǒng)進行分類,一般包括基本建設和設備兩類,基本建設類包括綜合管理的工程前期文件、設計基礎文件、設計文件、工程管理文件、土建水工施工文件、設備管線安裝施工文件、各階段調(diào)試文件、竣工文件、生產(chǎn)準備、試運行文件、竣工圖文件等;設備類包括設備出廠說明書、合格證、計算書、出廠試驗報告、設備安裝圖紙等。特別要注意的是施工文件,由于大小工程規(guī)模不一,單位工程劃分有多有少,如發(fā)電廠裝機容量1000MW的機組,土建單位工程就有一百多個,而土建分類在804×,四級類目只有10個號,很難放這么多的單位工程檔案,如果按專業(yè)分則要打亂單位工程排序,且一個單位工程的檔案數(shù)量是不確定因素,分類非常困難且亂,所以必須對分類方法進行創(chuàng)新,即以單位工程分類立卷,一個單位工程一個號,如土建的第一個單位工程分類號為:804.001,這樣在開工時就可以將號提供給各參建單位,單位之間互相不影響,完整性、系統(tǒng)性更容易掌握,對今后的利用也更加方便。分類大綱編制好了,相應的檔案號的編制就比較簡單了,它們是一個整體。

“檔案號編制規(guī)定”即分類方案的編制要求:

(1)　要保證分類方案類目體系的嚴整性。工程檔案分類方案是各級類目構成的一個等級系統(tǒng)。橫向各級同位類之間是并列關系,形成了“類列”,縱向的上下位類之間是從屬關系,構成了“關系”。嚴整性就是要求同類列的類目之間應該平行并列,各類系應該線性排列。

(2)　工程檔案分類方案的類目體系應具有可包容性。即分類方案必須具有足夠的容量,其類目的設置,要能夠體現(xiàn)并容納本項目工程檔案的全部內(nèi)容,使每一種和每一部分檔案,都能在類目體系中找到自己應有的位置。

(3)　工程檔案分類方案應具有相對穩(wěn)定性及規(guī)范統(tǒng)一性。分類是工程檔案管理的基礎,關系到管理工作的全局,如果分類發(fā)生變化,將引起業(yè)務管理的一系列變化,有些工作甚至要從頭做起。在制訂分類方案時,首先必須全面考察,使類目體系設計得科學、合理,對今后科技檔案的形成發(fā)展趨勢作出科學的預測,使分類方案具有更長的適用期。

“歸檔范圍和保管期限表”,這是工程檔案工作收集整理的依據(jù)。主要是根據(jù)實際工程規(guī)模來制定的,一般以設計和監(jiān)理及各施工合同為依據(jù),盡可能地將整個工程通盤考慮,原則是應該形成的過程記錄及竣工文件必須形成,列入歸檔范圍,如果沒有列入歸檔范圍,但在建設過程中產(chǎn)生的、有保存價值的檔案材料也要收集整理歸檔。保管期限表則按國家有關規(guī)定劃分,供組卷整理時參考。

“移交檔案材料的總目錄”,是各參加建設單位形成檔案材料,并收集整理立卷移交的依據(jù)。建設單位應在開工前、簽訂合同后即向參加建設單位提出應移交檔案材料總目錄。業(yè)主單位根據(jù)工程的具體情況確定的與本工程有關的全部的工程檔案目錄。規(guī)定工程竣工后應移交竣工檔案的項目內(nèi)容和具體要求。在建設過程中根據(jù)實際情況,不斷進行完善補充。在工程竣工后,檔案整理立卷完成,形成了案卷目錄和全引目錄,再將兩者進行比較,是否已全部完成,形成閉環(huán),便于工程管理者進行檢查和過程控制。

3.落實控制措施

(1)　工程檔案管理要建立管理組織機構和管理網(wǎng)絡,明確檔案分管領導,業(yè)主及各參建單位檔案管理機構及人員符合要求。一般要成立以整個工程為單位,跨越業(yè)主、設計、監(jiān)理、施工、調(diào)試等獨立主體的參建單位的界限,成立工程檔案管理專門的組織機構,如集散控制系統(tǒng),“形散神不散”,定期開展網(wǎng)絡活動,檢查過程中形成檔案材料的質(zhì)量、開展業(yè)務培訓、交流、研討活動等,將問題解決在萌芽狀態(tài)。并以執(zhí)行統(tǒng)一的制度,來規(guī)范整個工程檔案過程管理,保持與建設的同步進行。組織機構網(wǎng)絡形式有檔案管理委員會、檔案管理工作小組等,具體職責為:

檔案管理委員會:認真貫徹執(zhí)行國家檔案法及行業(yè)法規(guī)、規(guī)定;把基建項目檔案工作納入工程的總體規(guī)劃和工作計劃,納入工程管理和工作考核;負責審定本工程檔案管理的具體規(guī)定、辦法和要求;負責檔案管理措施的監(jiān)督和檢查;負責工程達標投產(chǎn)工程檔案組的定期考評,對需改進的問題,責令相關單位完成整改;負責工程達標投產(chǎn)工程檔案組的自查與整改監(jiān)督工作,并將檢查情況上報達標投產(chǎn)領導小組;負責對各參建單位的文件材料形成、管理及移交歸檔工作的監(jiān)督、檢查、控制和指導;負責項目全過程基建工程檔案資料管理的組織與協(xié)調(diào)。

檔案管理工作小組:貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的政策和法律、法規(guī);負責制定本工程檔案管理的規(guī)定、辦法和要求;定期開展各參建單位檔案網(wǎng)絡活動,宣傳貫徹執(zhí)行本工程檔案管理制度;指導、監(jiān)督、檢查各相關單位的檔案管理制度執(zhí)行情況;負責各類檔案及有關資料的收集、征集、分類、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計及移交歸檔工作;負責基建MIS中有關檔案內(nèi)容的信息化管理工作;開展工程檔案的開發(fā)和利用工作;負責配合上級主管部門的管理評價、基建達標檔案專業(yè)檢查、國家重點工程檔案專項驗收檢查等相關迎檢工作;完成工程檔案管理委員會交辦的其他工作任務。

(2)　建設項目在招標、投標和與各參加建設單位簽訂設計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時,應當設立專門條款,明確規(guī)定有關方面提交竣工檔案的各項要求及檔案移交經(jīng)濟責任制考核措施。包括移交檔案的內(nèi)容范圍、質(zhì)量、數(shù)量、時間要求等。

(3)　保證檔案保管的安全,采取有效的控制措施,確保工程檔案管理的庫房及相關設施設備符合“八防”等相關要求,即:防火、防溫、防潮、防有害氣體、防盜、防蟲、防塵、防光等控制措施。目前看來,基建過程的檔案保管存在較大問題,很多地方檔案部門連庫房、閱覽、辦公室“三分開”都還沒做到?；ㄟ^程中由于檔案保管問題出了事故,造成巨大損失、造成危害的教訓也是很深刻的。所以必須在源頭就應該引起重視,確保檔案安全保管。進一步完善各級檔案安全責任制,檔案安全是一項長期任務,各參建單位都要作為一項重要基礎工作抓實抓好。增強安全意識,完善安全制度,落實安全責任制,采取切實措施,管好各個環(huán)節(jié),消除安全隱患,強化監(jiān)督檢查。加強密級測繪圖紙的日常管理工作,指定專人負責使用、保管、歸檔,防止泄密事件的發(fā)生。保證電子檔案的保真、保密和安全科學保存。這些措施應體現(xiàn)在施工組織設計的有關章節(jié)中,并納入責任制考核制度。

二、工程檔案建設過程管理——與建設同步,基建達標

為了在工程建設過程中切實做好檔案管理工作,使工程檔案管理與建設工程同步,確保工程檔案材料的齊全、完整、準確、系統(tǒng),為今后的生產(chǎn)、運行及改、擴建工作服務,必須實施工程檔案的過程管理,跟蹤管理,必須開展基建達標工作,以促進檔案工作水平的提高。工程檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程,要協(xié)同工程建設、設計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理、設備制造廠商等單位與部門共同努力才能達到預期目標。

1.工程基建達標工作內(nèi)容

以火力發(fā)電廠建設工程為例,建設工程基建達標是指基本建設工程全面貫徹落實國家和電力行業(yè)的電力建設方針政策,最大限度地提高火電建設管理和整體移交水平,充分發(fā)揮投資效益,依據(jù)國家、電力行業(yè)有關電力建設的現(xiàn)行規(guī)程、規(guī)范、標準、規(guī)定以及項目批準的有關文件、設計資料、合同等制定達標考核標準,在建設過程中參加建設的單位,在“安全可靠、經(jīng)濟適用、符合國情”的建設原則指導下貫徹執(zhí)行達標各項要求,參建單位都按合同要求,在建設過程中一次實現(xiàn)達標的目標。

“基建達標”工作貫穿于電力建設的全過程中。實現(xiàn)機組達標的主要工作是在建設過程中?！斑_標”絕不能事前無策劃、事中無檢查;只想靠事后修修補補、突擊整改的方式應付達標檢查是絕對不能允許的,電力行業(yè)要求必須“過程達標”?！斑^程達標”就是要求項目公司從招標簽訂合同就開始抓達標工作,在合同中明確責任、落實任務、實行重獎重罰。這一條把電力行業(yè)上級主管部門抓“達標、工程管理評價(對口競賽)、安全檢查、質(zhì)量檢查、現(xiàn)場協(xié)調(diào)會”等活動系統(tǒng)地聯(lián)系在一起了。基建達標考核項目分為六項,即:“安全管理”、“質(zhì)量與工藝”、“調(diào)整試驗”、“技術指標”、“工程檔案”、“綜合管理”,總標準得分為1000分,各考核項目的得分率能比較直觀地說明該考核項目的達標水平。工程檔案滿分120分,若得分率達不到80%,即得96分以下,檔案不能達標,則整個工程不能達標,它是必備條件之一。檢查評分采用“不扣分即得分”、小項目無扣分限額的扣分原則,克服“重主輕輔”現(xiàn)象,對全面提高工程管理水平和整體投產(chǎn)移交水平行之有效。這就是說工程檔案的達標考核同其他項目一樣重要,必須是同步的過程管理、過程達標。

2.工程項目檔案過程達標要求

以火電發(fā)電廠為例,火電機組達標投產(chǎn)對工程檔案管理的基本要求歸納起來有三條:一是移交時間;二是歸檔文件質(zhì)量;三是歸檔范圍。根據(jù)以往基建工程檔案管理實踐,在總結達標投產(chǎn)機組在工程檔案管理方面的經(jīng)驗教訓基礎上提出考核項目和具體的實施細則。工程檔案管理的歸檔范圍,檔案材料的收集、整理、移交、歸檔等環(huán)節(jié)嚴格按檔案管理標準要求。

(1)　“移交時間”是指工程檔案移交的最后時間,工程過程中竣工檔案分階段移交,規(guī)定每一個單位工程竣工驗收通過后1個月內(nèi)移交完畢,整體工程項目竣工投產(chǎn)后1個半月內(nèi)移交全部竣工檔案。分階段移交主要是因為工程建設期長,參加建設的單位多,開工時間以及施工工期不一樣,有些單位負責前期工作,幾個單位工程完工了就撤離工地了,這時必須將工程檔案及時收集、整理、移交、歸檔,否則就難以保證檔案質(zhì)量。只有各個階段形成的檔案都按時移交,才能保證整體工程檔案的按期移交?？⒐n案的移交時間要求必須在項目法人與各參建單位簽訂的建設合同有關條款中體現(xiàn),保證有經(jīng)濟責任制考核措施和法律約束力。

“移交全部檔案”是指:由項目法人按照本工程所規(guī)定的歸檔范圍清單,再根據(jù)工程的實際情況確定與本機組有關的全部的工程檔案清單。單位工程的施工圖及其預算的交付時間均以建設單位的接收日期為準。

(2)　移交檔案質(zhì)量要求:檢索目錄齊全規(guī)范;工程檔案案卷的分類、組卷、編目、裝具及其制作材料的質(zhì)量應符合國家有關規(guī)定;文件材料記錄表式規(guī)范統(tǒng)一;檔案材料內(nèi)容準確;檔案材料字跡圖像清晰;書寫材料要具備耐久性;簽名應真實規(guī)范;有落款單位的應有單位印章;文件材料應以正本、原件歸檔;檔案材料中文件不合格項要關閉——歸檔保存的報告、紀要、文件等中的不合格項,需下次整改的必須關閉,即將整改后的結果材料一并歸檔;竣工圖準確、規(guī)范——應蓋有竣工圖專用章,施工圖、設計變更單與相應竣工圖相符;音像、實物檔案材料包括照片、底片、磁盤、光盤、錄音錄像帶,實物等不同載體材料及其與之配套的各種文字說明材料。凡是在項目建設、施工中形成,與項目有關的聲像、實物檔案均應同時按有關規(guī)定整理歸檔;工程檔案在移交紙質(zhì)檔案的同時,移交電子版本的檔案,按電子文件管理有關規(guī)定移交歸檔。

(3)　歸檔范圍要求:歸檔內(nèi)容清單表示工程參建單位應移交給合同甲方歸檔材料的典型內(nèi)容,具體工程應由項目法人負責,根據(jù)實際情況提出詳細的工程移交歸檔的檔案清單,在相應的合同中應明確工程檔案移交的時間、數(shù)量和質(zhì)量要求,明確規(guī)定占工程款一定比例(一般為工程款的3%～5%)的費用作為檔案移交歸檔的質(zhì)保金,并依此作為對合同單位的考核依據(jù)。歸檔范圍應包括與項目有關的音像、實物等不同載體檔案。歸檔范圍還應包括電子文件、電子(CAD)圖紙以及各類目錄(案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄等)的電子版(終版)。

建設單位應加強對施工單位、設計單位的文件收集、積累和整理工作進行業(yè)務指導,并對文件質(zhì)量進行檢查確認,把宏觀指導與具體要求結合起來。應針對工程檔案管理中出現(xiàn)的新情況、新問題組織召開協(xié)調(diào)會,及時解決竣工檔案整理、移交、規(guī)范等問題。確保工程檔案的過程管理,實現(xiàn)基建達標。

三、開展工程檔案基建達標具體工作

切實可行的措施是保證做好項目檔案工作的前提,實施工程檔案過程達標措施,是提高工程檔案工作水平的有效途徑。通過過程達標工作使工程檔案管理真正實現(xiàn)與工程建設同步,真正達到齊全、完整、準確、系統(tǒng),為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理服務。

1.加大工程建設過程形成檔案的監(jiān)督、檢查、指導力度,使之經(jīng)?；?以促進項目檔案工作的正常開展

不斷提高相關人員的檔案意識;項目有關人員檔案意識的樹立,關系到項目檔案工作的健康發(fā)展。只有意識增強,項目建設或施工單位才會加強項目檔案工作的管理;領導才會重視檔案工作,將檔案工作作為項目管理的重要內(nèi)容來抓,加大投入,解決具體的人、財、物等問題,項目檔案工作才能與項目建設同步且有序、健康地發(fā)展。

2.建設項目的建設及施工單位按檔案管理要求,落實措施,保證項目檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)

(1)　文件材料的積累、收集應與工程同步。堅持檔案工作與項目工程建設同步進行。建設項目檔案是隨著項目的建設逐漸形成的,檔案資料的管理工作從工程一開始即應做好,從項目的提出、論證初始,就要對項目檔案工作進行通盤考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃,從項目開工即開始積累、收集檔案。另外,注意嚴把合同簽訂關,合同是約束雙方的法律依據(jù),項目建設單位在簽訂合同、協(xié)議時,盡量把檔案的內(nèi)容納入合同中,這樣檔案工作的正常開展才有保證。

(2)　建立完善的檔案管理網(wǎng)絡,并確保每月下旬開展一次例會、每月中旬檢查一次形成檔案的質(zhì)量、每月上旬組織一次業(yè)務問題交流,協(xié)調(diào)解決新問題、新困難,提出階段要求。重點建設項目大多是規(guī)模大、周期長、點多線長,且施工隊伍流動性強,這會給檔案的收集帶來一定的困難。建立網(wǎng)絡是十分重要的,網(wǎng)絡的建立包括檔案工作人員網(wǎng)絡和重要檔案資料流向網(wǎng)絡,尤其應建立重要檔案資料流向網(wǎng)絡,網(wǎng)絡的建立健全可以達到“人在檔案在,人走檔案留”的目的。

(3)　做好建設項目電子文件和電子檔案的管理工作。隨著計算機技術的普遍應用,許多項目的文件和圖紙都是在計算機上制作的,因此應當加強對電子文件的歸檔和電子檔案的管理。要認真貫徹、執(zhí)行國家的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》。為保證檔案信息的安全,凡是有重要保存價值的電子文件,必須要有相應的紙質(zhì)文件一并歸檔,實行“雙軌制”。

3.檔案人員全過程同步參加基建項目各項活動

第一,參加設備開箱,收集第一手設備隨機檔案材料,并有設備到貨的臺賬,確保下一步對設備安裝及設備其他檔案材料的收集工作。

第二,參加各階段的質(zhì)量監(jiān)督檢查,建設項目過程中有若干重要的節(jié)點需要進行質(zhì)量監(jiān)督檢查,質(zhì)量監(jiān)督檢查包含兩部分:一是現(xiàn)場的質(zhì)量管理情況;二是檔案資料的形成情況。檔案人員同時參加檢查活動,可以對檔案資料的形成工作、整理工作進行超前控制,達到規(guī)范化管理。同時可以對不合格項目的整改、閉環(huán)管理心中有底,大大提高檔案收集的有效性。

第三,參加單位工程的竣工驗收,建設項目的單位工程是相對獨立的系統(tǒng),一個單位工程的完工為下一個單位工程的開工做準備,如土建交安裝單位工程。檔案人員參加單位工程的竣工驗收,可以對該單位工程的竣工檔案進行檢查驗收,結合檔案立卷前的檔案質(zhì)量檢查,有問題及時整改,這時施工單位人員都還在,方便工作開展,可以避免材料不齊無法找到及今后案卷質(zhì)量不符合要求的返工,是真正的同步跟蹤管理。同時嚴格規(guī)定單位工程竣工驗收后1個月內(nèi)完成檔案整理立卷移交。

第四,組織參加項目竣工檔案的移交驗收,建設單位應匯總各承包范圍內(nèi)的項目檔案總目錄及有關說明向生產(chǎn)單位檔案部門移交,并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。項目竣工檔案必須經(jīng)工程技術人員、監(jiān)理人員在技術上審核把關后,再辦理移交手續(xù)。一般在項目竣工后1個半月內(nèi)完成檔案移交。工程檔案的移交一般通過預驗收、復核、移交3個步驟,并填寫竣工檔案交接證書,雙方簽字蓋章。工程項目竣工檔案移交數(shù)量:竣工文字材料一般為一式兩套,一套原件(正本)、一套復印件(副本);竣工圖一般按工程項目單元移交一式三套。聲像、實物檔案一般按機組移交一套,其中電子文件(竣工圖等)一般移交一式兩套。合同中有另外規(guī)定的按合同執(zhí)行。

4.做好項目竣工驗收階段檔案工作

基建工程的竣工,從文件形成的角度看,應該形成的科技文件都已經(jīng)形成,有條件反映建筑物的實際面貌。從工作活動來看,基建工程的施工活動已經(jīng)結束,將辦理移交手續(xù),其中包括移交有關科技文件。即使就建設單位本身而言,圍繞此項工程建設形成的科技文件,也完成了其現(xiàn)行使命可以歸檔了。因此,抓住這一環(huán)節(jié),做好項目檔案的收集管理工作,適應了文件的形成規(guī)律,是收集完整的基建工程檔案的重要環(huán)節(jié)。

項目竣工后要及時申報項目檔案的單項驗收。檔案的單項驗收是建設項目竣工驗收的重要組成部分,由當?shù)貦n案行政管理部門組織,在建的項目主管部門及建設單位應高度重視檔案的單項驗收,嚴格按照《重大建設項目檔案驗收辦法》的要求,一旦項目完工,即組織開展檔案的單項驗收活動。驗收辦法規(guī)定,項目檔案驗收應在項目竣工驗收3個月之前完成。項目檔案驗收組全體成員參加項目檔案驗收會議,項目的建設單位(法人)、設計、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運行管理或使用單位的有關人員列席會議。

5.積極開展達標自檢,按標準進行對照檢查,申報達標驗收

由項目公司達標領導小組負責組織并主持,監(jiān)理、設計、建筑、安裝、調(diào)試、運行等參建單位參加。按照工程檔案達標的規(guī)定,對考核項目逐項逐條地進行全面檢查,認真填寫“工程達標投產(chǎn)自檢結果表”和“達標投產(chǎn)申報表”,整理出真實、齊全的“達標支持性材料”報送檔案工作管理委員會及達標領導小組。

6.加強對檔案人員的業(yè)務培訓,提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)

檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)高低是工程檔案管理質(zhì)量的一個重要保障,各項目建設單位應進一步加強對檔案人員的業(yè)務知識的培訓,采取各種培訓方式提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)和業(yè)務能力,從而保證項目檔案管理的質(zhì)量。

例1:某電力企業(yè)二期擴建工程基本建設檔案管理

從二期工程建設開始,依照上級有關文件和規(guī)定,建立了工程檔案管理體制和檔案管理專業(yè)組,并制定了一套完整的工程檔案管理制度與實施細則,將工程檔案管理落實到具體單位、具體人,做到工程檔案管理與工程建設同步進行。

為了加強企業(yè)二期工程基建達標投產(chǎn)工作的領導,成立了二期工程基建達標投產(chǎn)領導小組和下屬的6個專業(yè)組,檔案管理專業(yè)組由綜合檔案室主任擔任,副組長由總包單位檔案主管擔任,成員由各參建單位的檔案負責人及電廠檔案人員組成,明確分工和職責,定期、分階段開展活動,協(xié)調(diào)和解決基建檔案管理過程中存在的問題。

綜合檔案室負責二期工程竣工檔案的全過程跟蹤管理工作,牽頭組織檔案人員及各專業(yè)技術人員負責竣工檔案移交前的過程檢查、審核、復查、驗收、移交接收、保管、歸檔、上架等檔案全過程管理工作,以確保在生產(chǎn)管理、工程維護和改擴建中檔案的有效應用。

根據(jù)合同,二期工程竣工檔案移交工作由建設總包單位全面負責,由技檔室專職檔案人員按照總包及各分包單位工程建設合同,負責收集、匯總和移交工程竣工檔案,保證竣工檔案質(zhì)量,并負責對分包單位檔案工作的監(jiān)督、指導。

各勘察設計、工程承包、工程施工、工程調(diào)試、工程監(jiān)理等分承包單位嚴格按照分包合同、協(xié)議和國家有關規(guī)定要求,配備一位工程負責人分管竣工檔案的管理工作,并設立與工程建設任務相適應的專門檔案管理機構和配備專(兼)職檔案人員,負責認真做好各自責任范圍內(nèi)的竣工檔案的編制、移交工作。

為使問題解決在源頭,統(tǒng)一思想、規(guī)范管理,由省電力公司檔案室牽頭,成立工程竣工檔案協(xié)調(diào)小組,由有關上級主管單位和建設、設計、施工、調(diào)試、監(jiān)理、生產(chǎn)單位的檔案分管領導、技術人員、專(兼)職檔案人員組成,不定期開展活動,負責協(xié)調(diào)整個工程竣工資料的編制、移交和歸檔工作。

隨著二期工程的全面竣工,竣工檔案從源頭開始進行全過程跟蹤管理,對每一份竣工檔案進行認真的檢查、審核、復查、驗收、接收工作,每批竣工檔案都經(jīng)過3個嚴格的檢查階段,即預驗收、復核和移交,共發(fā)現(xiàn)和糾正工程檔案中的錯誤計二萬多處,確保檔案的質(zhì)量,有利于今后的安全穩(wěn)定生產(chǎn)。

二期工程移交的竣工檔案分為竣工文件材料及竣工圖二大類,竣工文字材料移交生產(chǎn)單位一式二套,一套為原件、一套為復印件;竣工圖移交生產(chǎn)單位一式二套,一套為原件、一套為復印件。二期工程共移交竣工文字材料檔案3255冊,竣工圖2633冊,計229263張(件),有機讀目錄案卷級2521條,文件級58471條。

二期工程基本建設檔案管理通過國家重點工程竣工檔案國家級專項驗收;檔案專業(yè)在高分通過國家電力公司基建達標復檢;獲省建設工程錢江杯(省優(yōu));獲國家電力公司火電優(yōu)質(zhì)工程(部優(yōu));獲中國建筑工程魯班獎(國家優(yōu)質(zhì)工程)。

例2:電力企業(yè)土建一個單位工程施工文件的典型歸檔范圍

1.工程概況內(nèi)容

①工程簡介;②工程范圍;③設計與設備主要特點;④主要工程量;⑤主要施工方案(包括質(zhì)量控制和安全控制);⑥施工大事記。

2.施工記錄包括內(nèi)容

①土、巖試驗報告、地基處理(包括打樁)記錄;②建(構)筑物施工定位測量、測量復核記錄(包括定位依據(jù)、控制網(wǎng)和基準點等);③建(構)筑物測試、沉陷、位移、變形觀測記錄;④技術復核記錄;⑤混凝土澆搗通知單;⑥混凝土施工記錄;⑦混凝土配合比設計報告;⑧大體積砼測溫記錄;⑨焊接施工記錄;⑩土建、安裝交接記錄;設備、電氣、儀表安裝、調(diào)試記錄;管線標高、位置、坡度測量記錄;管道水壓檢驗記錄;其他有關施工記錄。

3.檢驗記錄包括內(nèi)容

①原材料、構件等的質(zhì)保書或產(chǎn)品合格證(包括焊條、鋼材、水泥、磚、粗細骨料、混凝土構件、鋼制品、木制品、防腐、保溫等);②原材料及焊接試驗報告(包括鋼材、水泥、磚、石料、保溫材料、耐火防腐材料、鋼筋對焊、預埋鐵焊接試驗報告);③混凝土數(shù)理統(tǒng)計;④混凝土試塊強度報告;⑤回填土試驗報告;⑥鋼筋跟蹤管理記錄(格式詳見附表);⑦水泥跟蹤管理記錄;⑧混凝土跟蹤管理記錄;⑨沙、石料跟蹤管理記錄;⑩其他有關檢驗記錄。

4.驗評記錄包括內(nèi)容

①器材、設備移交、檢查記錄;②工程隱藏(埋管、埋件)會簽單;③隱蔽工程檢查驗收記錄;④中間交工驗收記錄;⑤預應力混凝土輸水管線壘底及基礎工程驗收記錄;⑥設備基礎交工驗收記錄;⑦檢驗批、分項、分部、單位工程質(zhì)量檢驗評定及報驗申請表;⑧其他有關驗評記錄。

5.不合格品處理包括內(nèi)容

①質(zhì)量問題及事故處理;②施工質(zhì)量整改及處理;③不合格品項處理;④各類事故報告。

6.設計變更

①設計修改通知單;②設計變更申請單;③工程技術聯(lián)系單;④材料代用單。

7.重要文件包括內(nèi)容

①開工、停工、復工、竣工報告;②技術交底、圖紙會審記錄;③施工組織設計、施工方案、施工作業(yè)指導書及各報審表;④各類施工技術會議紀要;⑤大綱規(guī)定的質(zhì)量監(jiān)督檢查材料;⑥施工方案重大修改總結報告;⑦土建、水工工程施工總結。

8.音像、實物檔案材料

從開工到單位工程竣工期間形成的反映工程重要事件及面貌的音像照片、實物檔案。

9.竣工草圖

凡是有變更的圖紙并在施工過程中執(zhí)行完畢的,由施工單位在施工圖上繪制竣工草圖。注明圖紙變更依據(jù),并做好編制竣工草圖的審核確認工作。

例3:某電力企業(yè)工程檔案分類號的編制

由于一期工程和二期工程在設備供貨、安裝調(diào)試施工等存在較大的差異,所以在檔案的分類和檔案號的編制上有所不同,同時根據(jù)公司機組容量大的特點,為了借閱利用時查找方便,一期的6～9大類科技檔案對四級類目進行細化,即在四級類目號加后綴兩位標識碼,中間用“.”符號隔開。二期的6～9大類科技檔案由于“安裝”和“土建”是以“單位工程”分別組卷,而每一專業(yè)的單位工程往往不止10個,所以,四級類目號用數(shù)字00～99標識。因為這級類號代表的是“單位工程”,不代表專業(yè)分類內(nèi)容,所以在三級類號后用“.”分隔開。

(1)　一期工程科技檔案號。

a.目錄代號:前兩位數(shù)表示機組,后兩位數(shù)用英文字母表示,代表機組的專業(yè)、島別及類別。如:

TI——代表汽機島;　　BI——代表鍋爐島;

IC——代表儀控島;EE——代表電氣島廠用電;

SY——代表電氣島升壓站;CH——代表輸煤島;

AH——代表出灰島;ZH——代表綜合類;

TJ——代表土建專業(yè);SC——代表電力生產(chǎn)類;

KY——代表科學研究類;

b.分類號:由四級類目組成,一級類號用6～9數(shù)字標識,二、三、四級類號用0～9數(shù)字標識,四級類號后細化的部分號碼用00～99標識。

c.案卷號:由兩位數(shù)組成,用00～99標識,一個號代表一卷。

d.卷內(nèi)文件順序號:由3位數(shù)組成,用000～999標識。一個號代表一張圖紙。如果是成冊的文字材料或成冊的圖紙,檔號到案卷號為止,卷內(nèi)文件號用號碼機對每一頁編上流水頁碼。

(2)　二期工程科技檔案號。

A型:

B型:

a.目錄代號:

前兩位數(shù)表示工程,如二期工程用“02”表示;后兩位數(shù)表示機組,如:3號機組用“03”表示,公用部分用“00”表示。

b.分類號:

由四級類目組成,按專業(yè)進行分類。一級類號用6～9數(shù)字標識,二、三級類號用0～9數(shù)字標識,代表專業(yè)和各自的分類內(nèi)容。四級類號的組成分兩種情況:一種是“A”型,用0～9數(shù)字標識,代表專業(yè)內(nèi)各自的分類內(nèi)容。另一種是“B”型,適用于“安裝施工”和“土建施工”等工程的竣工文件資料,因為“安裝”和“土建”是以“單位工程”分別組卷,而每一專業(yè)的單位工程往往不止10個,必須用數(shù)字00～99標識。因為這級類號代表的是“單位工程”,不代表專業(yè)分類內(nèi)容,所以在三級類號后用“.”分隔開。

c.案卷號:

由兩位數(shù)組成,用00～99標識,一個號代表一卷。

d.卷內(nèi)文件順序號:

由3位數(shù)組成,用000～999標識。一個號代表一張圖紙。如果是成冊的文字資料或成冊的圖紙,檔號到案卷號為止,卷內(nèi)文件號用號碼機對每一頁編上流水頁碼。

(3)　特種載體檔案號編制。

為避免特種載體檔案歸檔號與文書、科技檔案等其他門類的歸檔號出現(xiàn)重復,特種載體檔案的歸檔號中引入代號以示區(qū)別。特種載體檔案的代號統(tǒng)一為拼音字母大寫字體。如下:

照片(底片)檔案代號——Z、錄像帶代號——L、錄音帶代號——Y、光盤代號——G、軟盤代號——R、實物檔案代號——S。

底片分負片與反轉(zhuǎn)片兩類,單獨存放。如是翻拍的底片,應在該底片袋的下方(底片類型)處標明“F”字樣。同樣,拷貝底片應標明“K”字樣。

特種載體檔案分類:按年代分類,一個年代內(nèi)一個大流水。

①照片檔案號編制。

無論單張照片還是一組(若干張)照片,都自成為一個單元,工程、科研項目的照片、光盤檔案原則上歸入項目檔案中編制為工程代號加照片檔案代號Z,對于零星工程如:大修、技改或本單位自己施工的照片檔案可以按年度歸檔與其他照片統(tǒng)一編好一起存放。

照片檔案屬于特種載體檔案,它的歸檔號中引入照片檔案代號“Z”以示區(qū)別。底片號與照片號相同。無論單張照片或是一組(若干張)照片,都視為一個單元,每個單元照片都將編一個歸檔號。

照片歸檔號的組成為:

一組(若干張)照片為單元的照片中,歸檔號的組成為:

②磁性載體檔案分類編號。

磁性載體檔案是隨著科學技術現(xiàn)代化而產(chǎn)生的一種特殊檔案。在現(xiàn)階段它主要包括:磁盤、磁帶、光盤、軟件等以磁性材料為載體的檔案。磁性載體檔案屬特種檔案,為了便于儲存保管及查找利用,它將以載體的類型分類。分類的具體形式為:年度內(nèi)按類型。

磁性載體檔案由于載體類型較多,為避免與其他門類檔案歸檔號重復,將在磁性載體檔案中引入特種檔案代號加以區(qū)分。磁性載體檔案的編號為:年度、磁性載體檔案代號加小流水號。

歸檔號的排列如圖:

③實物檔案分類編號。

實物檔案,是指本單位在生產(chǎn)、科研、社會活動中所收集的以實物為形式的具有保存價值、史料價值及憑證作用的物體。它從一個方面、一個角度反映了本單位的歷史和事件的進程。實物檔案主要包括:獎狀、獎牌、獎杯、獎章、錦旗、證書以及各種花瓶、雕塑、字畫、匾,等等。

實物檔案屬特種載體檔案,為區(qū)別其他門類的檔案,在實物檔案的檔號中將引入實物檔案代號“S”。由于實物檔案品種門類較多,同時考慮到各品種門類存放地點不同,所以實物檔案的檔號中引入“類別代號”以示區(qū)別。

獎狀——01　獎牌——02　獎杯——03　獎章——04錦旗——05　證書——06　其他——07(包括:花瓶、匾、字畫、鐘、雕塑等)。

實物檔案以年度、實物檔案代號、類別代號、流水號方式編號。實物檔案的歸檔號組成為:年度——(4位數(shù))、實物檔案代號——(S)、類別代號——(01,02,03,…,07)流水號——(3位數(shù))。

附各類表式:

表5-1　工程變更材料一覽表

表5-2　工程土建項目鋼筋、水泥、混凝土、沙石料跟蹤管理記錄領用單位:

表5-3　案卷目錄

表5-4　全引目錄

表5-5　竣工檔案案卷審查會簽單

表5-6　竣工檔案交接證書