10.3　員工人事檔案管理方法

根據(jù)《職工檔案管理工作規(guī)定》，職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理，企業(yè)應(yīng)該制定專門的檔案管理人員管理所有職工的人事檔案，只在業(yè)務(wù)上接受相對應(yīng)檔案行政部門的指導(dǎo)。為了更好地管理本職工檔案為本企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)，職工檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家和所屬地區(qū)的相關(guān)人事檔案管理辦法和規(guī)定制定自己的一套人事檔案管理辦法與制度，具體包括職工檔案范圍、登記制度、管理制度、分類方案、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出制度、傳遞制度、檢索利用制度等，為職工檔案管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)工作的開展提供依據(jù)。

各企業(yè)在具體執(zhí)行過程中，往往繪制成流程圖，從而方便職工檔案管理，例如，唐山市繪制了職工檔案管理流程圖，見圖10-1⁽⁵⁾，河北省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳制成了職工檔案管理流程圖，見圖10-2⁽⁶⁾。

圖10- 1　唐山市職工檔案保管流程圖

10.3.1　員工人事檔案管理機(jī)制

按照國家有關(guān)規(guī)定，有些單位制定了本單位員工人事檔案管理的基本規(guī)范和制度，有些城市(如青島等)，也建立了員工人事檔案管理機(jī)制。

以《大連市職工檔案管理辦法》(大檔發(fā)〔2005〕13號)為例，該辦法的第二章《職工檔案歸屬和流向》中對于職工檔案管理作了詳細(xì)的規(guī)定:

職工檔案由職工所在的用人單位保管或由勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)保管;具備保管條件的街道和社區(qū)的退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)，亦可管理本轄區(qū)內(nèi)屬地管理的退(離)休人員檔案。其他任何單位不得擅自管理職工檔案。嚴(yán)禁個(gè)人保管自己和他人的檔案。

圖10-2　中、省直單位職工檔案管理流程圖

自謀職業(yè)人員、自費(fèi)出國人員和個(gè)體工商戶的雇員的檔案，由勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。職工合理流動(dòng)其檔案可委托勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。

職工失業(yè)后，其檔案的接收、保管、查詢、轉(zhuǎn)遞由失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。

實(shí)行養(yǎng)老社會(huì)化管理的退(離)休人員檔案的接收、保管、查詢、轉(zhuǎn)遞，由退(離)休人員管理服務(wù)部門負(fù)責(zé)。

職工失蹤或出國不歸者，其檔案由用人單位在辦理有關(guān)手續(xù)后，可移交勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)保管。

職工死亡，其檔案由原檔案管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和用人單位有特殊貢獻(xiàn)的獲市級以上英雄、模范人物稱號的職工，死亡以后其檔案由用人單位或勞動(dòng)代理服務(wù)機(jī)構(gòu)按管理權(quán)限向所在地綜合檔案館移交。

跨地區(qū)流動(dòng)的職工檔案，可由其現(xiàn)用人單位所在地的勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)管理，也可由其戶籍所在地的勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)管理。

10.3.2　員工人事檔案的收集

收集工作是員工人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，收集工作的成效直接決定了員工人事檔案利用工作的效率。根據(jù)收集時(shí)間，收集工作可以劃分為兩個(gè)環(huán)節(jié):

一是聘用階段的收集工作。聘用階段的收集工作，即企業(yè)的人力資源管理部門或者組織部門在招聘和錄用員工時(shí)對員工應(yīng)聘前的檔案和應(yīng)聘過程中的檔案進(jìn)行收集。為了能夠規(guī)范聘用階段的員工人事檔案收集工作，應(yīng)建立嚴(yán)格的員工人事檔案轉(zhuǎn)入制度和登記制度，明文規(guī)定員工人事檔案接收或調(diào)入時(shí)應(yīng)該履行的手續(xù)，例如，由外單位轉(zhuǎn)入的員工調(diào)入人事檔案時(shí)必須經(jīng)過原單位同意，并簽訂轉(zhuǎn)出意見，否則不予接收，接收后的員工人事檔案都必須登記，只有經(jīng)過登記才能加入本企業(yè)的員工人事檔案信息庫。

二是在職期間的收集工作。在職期間的收集工作，聘用階段的收集工作只是整個(gè)員工人事檔案收集工作的開始，真正的收集工作將伴隨員工在職期間的每個(gè)階段，以便真實(shí)地反映員工在職期間的工作表現(xiàn)和績效。為此，員工所在企業(yè)的組織人事部門必須依據(jù)本企業(yè)制定的員工人事檔案歸檔范圍，對每個(gè)員工在職期間的工作總結(jié)、工資等級、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、考核評價(jià)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等材料進(jìn)行采集，并及時(shí)查缺補(bǔ)漏，以保證員工人事檔案的完整性。

10.3.3　員工人事檔案的鑒定

員工人事檔案鑒定工作是按照一定的原則和規(guī)定，對收集起來的人事材料進(jìn)行甄別和價(jià)值鑒定，再根據(jù)它們的真?zhèn)魏蛢r(jià)值進(jìn)行取舍，把具有保存價(jià)值的材料歸入檔案，把那些不應(yīng)該歸檔的材料剔出銷毀，或轉(zhuǎn)送有關(guān)部門。由此可見員工人事檔案鑒定工作包括兩部分:

(1)真?zhèn)舞b定

員工人事檔案與干部檔案不同，員工人事檔案接收和調(diào)入以前沒有經(jīng)過本企業(yè)的鑒別和核查，其真實(shí)性有待考證。首先，檢查材料是否是本人的，可以從姓名上判斷，并注意同名同姓、同名異姓、同姓異名、一人多名等現(xiàn)象;其次，檢查材料的各項(xiàng)手續(xù)是否齊備、真實(shí)，可以從審查手續(xù)、批準(zhǔn)手續(xù)、簽署手續(xù)、蓋章手續(xù)、落款手續(xù)五方面檢查，如果發(fā)現(xiàn)須要經(jīng)過組織審查蓋章或本人簽字的材料必須有組織的蓋章或本人的簽字，否則不能歸檔，尚未蓋章或簽字的材料必須在蓋章、簽字后歸檔。

(2)價(jià)值鑒定

價(jià)值鑒定的目的有兩個(gè):一是判斷是否需要?dú)w檔，二是判斷保管期限，對于員工人事檔案而言價(jià)值鑒定的著重點(diǎn)是判斷材料是否屬于人事檔案的內(nèi)容，如判斷考核考察材料時(shí)只有組織正式的考核、考察材料、登記表等屬于人事檔案，其他為考核考察工作順利而開展而進(jìn)行的調(diào)查等形成的材料則不屬于人事檔案，只能算作人事資料。除了從歸檔范圍上鑒定人事檔案的價(jià)值外，還可以從人事檔案的完整程度和精簡程度等角度判定員工人事檔案的價(jià)值。

在具體操作過程中還需要注意:

①判定歸檔文件是否屬于某一立卷對象的員工人事檔案或是否屬于應(yīng)歸入員工人事檔案的內(nèi)容，對不屬于員工人事檔案內(nèi)容或重復(fù)多余的文件材料應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行清理;

②判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料，未經(jīng)辦完或查證核實(shí)的不得歸入員工人事檔案;

③審查材料是否齊全、完整，對不完整、來源和時(shí)間不明的材料，應(yīng)查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔;

④審查材料是否手續(xù)完備，須經(jīng)企業(yè)審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在簽字蓋章后歸檔;

⑤鑒別時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。

10.3.4　員工人事檔案的整理

整理員工人事檔案包括排序、組件、裝訂、裝盒、卷內(nèi)目錄撰寫等步驟。其中，排序和組件是兩個(gè)重要的環(huán)節(jié)。為了更加清楚地說明員工人事檔案的整理程序，以本章《職工檔案范圍》給出的類別進(jìn)行整理為例進(jìn)行說明。

(1)排序

常用的排序方法有:

第一，按歸檔文件形成的時(shí)間排序:包括第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類材料;

第二，按歸檔文件內(nèi)容的主次關(guān)系排序:包括第五類、第六類、第八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序?yàn)?上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。

第三，第九類材料既可按形成時(shí)間排序，也可按材料性質(zhì)相對集中排序。按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是:工資情況的材料;錄用、任免材料;保險(xiǎn)福利待遇材料;出國、出境材料;其他材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排列。

(2)組“件”

一般以每份文件為一件。一般情況下文件正文與定稿為一件，正文在前;正件與附件為一件，正件在前，附件在后;原件與復(fù)制件為一件，原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)件與原件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。

目前，湖北省組織部正在試點(diǎn)以“類”為單位的人事檔案整理方法，這是人事檔案整理的新嘗試。

10.3.5　員工人事檔案的保管

《職工檔案管理工作規(guī)定》第十六條規(guī)定:職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。防止職工檔案遭受自然或人為因素的破壞時(shí)保管工作的目的，建立健全各項(xiàng)工作制度則是保管工作的手段和途徑。

(1)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

良好的基礎(chǔ)設(shè)施是保證員工人事檔案在保存過程中免受或少受損害和保持良好秩序的物質(zhì)保障，具體講就是做好防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜八項(xiàng)措施，即通過安裝空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備等將室內(nèi)溫度控制在14°～24℃、相對濕度保持45°～60%;采購安裝照明設(shè)備和各種電器時(shí)應(yīng)注意消除火災(zāi)隱患;合理放置防霉、防蟲藥品并定期更換以防過期;窗戶玻璃應(yīng)選用花紋、磨砂或有色的，避免強(qiáng)光長時(shí)間照射檔案實(shí)體;定期打掃庫房和擦拭檔案柜架等，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生;采購先進(jìn)且合適的檔案裝具，并合理放置其在庫房中的位置，如不宜緊貼墻壁，不宜與窗戶垂直等。這些基礎(chǔ)條件需要依據(jù)國家檔案局關(guān)于《檔案庫房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等規(guī)定。

(2)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

檔案管理的最終目的是利用，員工人事檔案也不例外，但是檔案使用過程中存在著很多加速檔案老化和破損的危險(xiǎn)因素，為此員工人事檔案保管工作的第二項(xiàng)任務(wù)就是確保員工人事檔案使用過程中的安全。由于利用者多種多樣，利用者的行為難以捉摸，建立完善的利用制度成為維護(hù)員工人事檔案使用過程中的安全的主要途徑，根據(jù)需要可以建立利用登記和交接制度，在干部檔案借出和歸還的時(shí)候登記和簽字;還可以指定利用者行為規(guī)范，對使用干部檔案的行為方式和注意事項(xiàng)等進(jìn)行限制和規(guī)定。

10.3.6　員工人事檔案的利用

利用是一切檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，員工人事檔案利用工作是企業(yè)花費(fèi)人力、物力、財(cái)力管理員工人事檔案的根本目的，為此員工人事檔案管理部門應(yīng)該采取各種措施為員工人事檔案的利用創(chuàng)造條件，并且積極主動(dòng)地開發(fā)員工人事檔案為本企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)。

(1)編制檢索工具

做好利用工作的前提是編制方便的檢索工具，特別是運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這需要按照員工人事檔案的內(nèi)容和形式特征，對每份檔案進(jìn)行標(biāo)引和著錄形成的一個(gè)條目，進(jìn)行文件級的檢索，這樣有利于員工人事檔案的開發(fā)利用。

(2)提供閱覽服務(wù)

創(chuàng)造條件為上門查閱本員工人事檔案的合法利用者提供閱覽室借閱服務(wù)，建立完善的閱覽室借閱制度和利用者行為規(guī)范等。利用者可以使本企業(yè)的人力資源管理部門也可以是其他社會(huì)單位或個(gè)人，例如檢察機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)因公務(wù)需要調(diào)閱某員工的人事檔案。

(3)提供外借服務(wù)

外借在員工人事檔案管理中經(jīng)常發(fā)生，企業(yè)組織部門或人力部門的很多工作的開展都需要以員工人事檔案為參考，且工作周期比較長，往往需要將員工人事檔案借出庫房查閱使用。為此員工人事檔案管理部門應(yīng)該制定嚴(yán)格的員工人事檔案外借制度，規(guī)范員工人事檔案外借服務(wù)工作，保證員工人事檔案外借使用時(shí)的完整安全。

(4)主動(dòng)提供服務(wù)

主動(dòng)服務(wù)是提升員工人事檔案管理部門地位和充分發(fā)揮員工人事檔案的主要方式。員工人事檔案保管部門應(yīng)該認(rèn)真分析本企業(yè)的主要需求，主動(dòng)提供一些專題服務(wù)，如主動(dòng)提供人事統(tǒng)計(jì)信息或人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)，輔助人事管理部門決策。此外，還可以為企業(yè)的年度重復(fù)性工作做好準(zhǔn)備，如年終考核工作等。

在員工人事檔案管理活動(dòng)中，收集、鑒定、整理、保管和利用五個(gè)環(huán)節(jié)相輔相成、融會(huì)貫通。收集是所有管理活動(dòng)的物質(zhì)準(zhǔn)備和基礎(chǔ);鑒定是保證管理活動(dòng)質(zhì)量的重要方法;整理是整個(gè)管理活動(dòng)的中心環(huán)節(jié);保管貫穿于管理活動(dòng)的始末;利用則是管理活動(dòng)的初衷和最終歸宿，只有統(tǒng)籌兼顧各個(gè)環(huán)節(jié)的工作才能達(dá)到員工人事檔案管理的目的，為本企業(yè)其他工作的開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

10.3.7　員工人事檔案的查(借)閱

查閱、借閱員工人事檔案時(shí)需要制定一定的制度，主要內(nèi)容如下:

①查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。查閱單位應(yīng)申明查閱理由，檔案保管部門根據(jù)規(guī)定和需要確定應(yīng)提供的檔案材料。

②查閱、使用員工人事檔案的單位，應(yīng)派勞動(dòng)、組織、人事管理人員到保管單位查閱員工人事檔案。

③員工人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說明理由，經(jīng)員工人事檔案保管單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

④任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

⑤查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

⑥因工作需要從檔案中取證的，須請示員工人事檔案保管單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

10.3.8　員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞

轉(zhuǎn)遞員工人事檔案必須遵守下列規(guī)定:

①對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按市檔案行政管理部門統(tǒng)一印制的《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目登記，并密封包裝。

②通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

③對轉(zhuǎn)出的檔案材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

④接收單位或勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。轉(zhuǎn)出單位逾期15日(跨地區(qū)調(diào)動(dòng)逾期一個(gè)月)未收到回執(zhí)的，應(yīng)及時(shí)追查，以防丟失?！堵毠n案轉(zhuǎn)遞通知單》由原部門保存15年以上。

⑤勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)，與機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同效力。

在員工人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，也需要考察如下方面:

①員工人事檔案轉(zhuǎn)遞的接收方，應(yīng)達(dá)到員工人事檔案管理工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

②員工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，應(yīng)由員工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的用人單位或勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)。逾期不移交，被延誤期間的失業(yè)保險(xiǎn)待遇由用人單位承擔(dān)。員工被勞教、勞改，其檔案由原所在單位保管或交勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)。

③檔案委托各級勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)管理的，勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)與委托單位或個(gè)人簽訂檔案管理協(xié)議書，必須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé)任等內(nèi)容，并向委托管理者的原檔案所在單位開具調(diào)檔函，轉(zhuǎn)移檔案;勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)接到檔案后要進(jìn)行清查登記，鑒別無誤并經(jīng)雙方簽字蓋章后方可存檔。如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全或不清楚的，退回原單位補(bǔ)齊或查清。