祠產(chǎn)管理采取的是族長(zhǎng)負(fù)責(zé)、各房輪首的管理模式。城東許氏族訓(xùn)中就有“經(jīng)理祭田”這樣一條：

該條中明確經(jīng)理祭田是正副族長(zhǎng)和各位輪首的職責(zé)，明確規(guī)定每年的輪首要親自到佃戶家去收租，并且要同佃戶一道考察田地的坐落四至，了解年成的豐歉、田地的腴瘠，以保證田租和族產(chǎn)不受損失。如果田淹地倒，輪首還要召集眾人，共同修理。正副族長(zhǎng)的職責(zé)是每年祭祀結(jié)束以后，要將輪首召集起來(lái)，核對(duì)租谷的收支情況，并辦好輪首間的交接手續(xù)。

盡管宗祠的管理體制較為完備，但管理者貪污和挪用的情況還是有可能發(fā)生的。許氏遷唐模支就發(fā)生了這樣一件事情：光緒十六年（1896）許氏宗祠的管理者許迪吉貪污祠堂公款銀元128塊，司賬許勇亮挪用銅錢2　200文，后被查出，二人即被罷免。許迪吉不久死去，但族眾公議，由其子許永根“以田、屋作抵”，不足部分，“另立墨據(jù)一紙存匣”，日后償還^[20]。

隨著時(shí)間的推移和社會(huì)的動(dòng)蕩，族產(chǎn)流失的情況是很常見(jiàn)的。據(jù)《許村環(huán)里門統(tǒng)譜·本支譜述》記載，自太平天國(guó)以來(lái)，環(huán)里門的祠產(chǎn)幾乎流失殆盡。時(shí)靖以后，雖清理出了汶陽(yáng)的田產(chǎn)，但租谷卻比先前的少了許多，且每年收入都是盡數(shù)支銷。顯然管理者身上存在著許多問(wèn)題，但冰凍三尺非一日之寒。許韻清接手以后，一絲不茍，盡數(shù)歸公，十幾年下來(lái)，祀產(chǎn)居然節(jié)余了不少。“偶遇偏災(zāi)，全族咸資拯濟(jì)”。

為了保證祠產(chǎn)歷久無(wú)侵，各祠除了用專門的匣子來(lái)保存地契文書(shū)以外，有的還要將祠產(chǎn)的合同刻在宗譜上，并明確記載該文書(shū)的原件由誰(shuí)收藏。這樣做的目的是既保證了祠產(chǎn)經(jīng)歷幾代而不被佃戶侵占，又能保證祠產(chǎn)公開(kāi)透明，接受族眾的監(jiān)督?！缎掳苍S氏世譜》中的“大墓、后金村墓圖”中就記有該地塊契約的收藏者：“此圖見(jiàn)西八門公匣，內(nèi)有官印執(zhí)照。”《何氏宗譜》（光緒刻本）中記有六甲公各房派款購(gòu)田的契約：“六甲公各房，量力派款，于光緒十一年十二月二十三日杜買三鴉保雷莊二共田種拾石壹斗五升，契二紙，踩單二紙，分單一紙，開(kāi)列于后?！逼浜蟊闶瞧跫s的具體內(nèi)容。最后寫著“六甲一切契據(jù)系本為收”?！逗问献谧V》卷末為“前四代禁議”，共收錄何氏各種契約文書(shū)21份。其中“時(shí)甫公祀田山契券列后”中又分列了18份契約，并且這18份契約并非保存在一個(gè)人手中?！耙陨瞎财跞皇寮?，并議約雜項(xiàng)紙俱付懷邦收”，而另外三契又分別由何鵝湖收兩契，何枝茂收一契。何氏的21份合同文書(shū)分屬11人收藏。

如果契約保管不慎，出現(xiàn)了遺失的情況那該怎么辦呢？《嘉言公議約》的后面就有一段小注：“康熙二十四年，立有議約合同二紙，夏人遺失，今照何人收存一紙更換年月人名，書(shū)寫一樣兩紙，各收為據(jù)。何人原存議約紙比面毀。又批：乾隆三十年四月二十六日立議合同，夏云高、友南?！笨滴醵哪辏?685）簽訂的“嘉言公議約”合同，原來(lái)分別由夏姓人和何姓人各收藏一份。到了乾隆三十年（1765），夏云高把自己收藏的那份合同給遺失了，于是雙方又照何友南保存的合同再抄兩份，雙方再各收一份，同時(shí)將何友南手中原存的那份當(dāng)面銷毀。這一過(guò)程同樣也要載于族譜，以免今后又起事端。