第六章　開放參觀

在組織的外部公關(guān)活動(dòng)中,為了讓社會(huì)公眾全面了解組織的狀況,密切內(nèi)外關(guān)系,有時(shí)需要組織一些對(duì)外開放參觀的活動(dòng)。所謂組織的開放活動(dòng),是指有意識(shí)地請(qǐng)公眾到組織里來(lái)參觀,旨在密切與社區(qū)公眾和某些目標(biāo)公眾的聯(lián)系,增進(jìn)公眾和社會(huì)對(duì)組織的了解,增強(qiáng)溝通,展示自身的實(shí)力與成就,為組織營(yíng)造良好的社會(huì)環(huán)境。

一、基本程序

1.開放參觀對(duì)組織的社會(huì)影響關(guān)系重大,組織要成立專門的組織機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)人應(yīng)是組織的決策層面的有關(guān)人員。

2.要充分利用組織自身具備的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn),確定開放參觀活動(dòng)的主題和內(nèi)容,合理(如選擇與組織有關(guān)的特別日子,最好有其他活動(dòng)配合)安排時(shí)間,這樣可以一舉多得。

3.審慎確定和邀請(qǐng)參觀對(duì)象。根據(jù)活動(dòng)主題的特點(diǎn)和實(shí)際需要,可分別邀請(qǐng)員工家屬、社區(qū)公眾、有關(guān)協(xié)作單位或組織、股東和其他投資者公眾、新聞媒體、同業(yè)公眾、與組織有關(guān)的各類專業(yè)團(tuán)體、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)名流、科教文化單位、海外客商、投資者、觀光者,以及各種慈善組織和社會(huì)福利團(tuán)體等等。

4.會(huì)同組織的有關(guān)部門,成立專門的對(duì)外開放活動(dòng)的籌備機(jī)構(gòu),統(tǒng)一安排各種準(zhǔn)備工作,如美化環(huán)境、布置主要參觀處所等,確定開放參觀活動(dòng)的范圍和路線,提前準(zhǔn)備好參觀活動(dòng)所需的各種宣傳品,同時(shí)通過(guò)新聞媒介讓更多公眾了解并注意到組織的開放活動(dòng),吸引社會(huì)公眾的參與。

5.重點(diǎn)安排專業(yè)人員做好解說(shuō)和接待工作。這是開放參觀活動(dòng)的最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。要提前訓(xùn)練好足夠的接待人員,為參觀者提供交通、伙食、休息、娛樂(lè)、醫(yī)療、講解、向?qū)?、歡送等方面的周到細(xì)致服務(wù)。

二、主要注意事項(xiàng)

1.參觀活動(dòng)一般人數(shù)較多,要采取積極有效的各項(xiàng)預(yù)防性、保障性措施,確保參觀人員安全。

2.參觀活動(dòng)是對(duì)組織的一次全面檢閱,員工的表現(xiàn)十分重要。組織要采取有效措施強(qiáng)化職工的全員公關(guān)意識(shí),所有員工對(duì)參觀者都要做到態(tài)度熱情、服務(wù)周到。

3.事先應(yīng)做好各種應(yīng)急準(zhǔn)備,做好活動(dòng)的保密工作,以防出現(xiàn)意外。

4.對(duì)所有的參觀者都要一視同仁,熱情接待,并認(rèn)真聽取參觀者的意見和建議。

5.適當(dāng)安排一些參觀者可以參加的活動(dòng),豐富活動(dòng)內(nèi)容,使其開心,從而增進(jìn)他們對(duì)組織的感情。