了解在會前要準備哪些會議文件資料，了解在會前要準備哪些會議用品。

離會議正式召開的日子沒幾天了，這幾天最忙碌的是負責(zé)準備會議文件資料的李丹。李丹是公司的老員工了，這些事情她做起來還是相當(dāng)有條不紊的。兩天前她已訂購了一些文件袋、紙、筆、礦泉水等用品，訂貨昨天已陸續(xù)送來。今天，她就等著文件資料印好后裝袋，這樣，與會人員來開會報到的時候，就可以一袋袋地發(fā)放到個人手里了……

（1）清點到貨情況，根據(jù)估算的到會人數(shù)，及時補訂所需用品。

（2）檢查跟進會議文件的印刷和裝訂工作，以備裝袋之用。

（3）組織人員把文件資料及用品裝袋、打包、清點，準備運往會場發(fā)放之用。

由于會前準備這些文件資料及會議用品考慮得細致周到，會議報到當(dāng)天，沒有出現(xiàn)排長隊等候的現(xiàn)象，代表們簽到后，會務(wù)組即把打包好的文件資料和用品人手一份遞過去，代表們領(lǐng)了東西就快速進入會場準備開會了。打包好的袋子里有水，口渴的代表可以先喝上兩口；會議日程表、議題、程序等文件都整齊地裝在了文件袋里，連會議記錄要用的紙、筆等都備齊了。整個會場雖然到會的人很多，但接待工作井然有序，老總看了，臉上露出了贊許的笑意。李丹看到了，輕輕舒了口氣，心里頭那根繃緊的弦稍稍放松下來。

（一）要準備的會議文件資料

會議準備工作中，需要準備的文件資料主要如下。

（1）開幕詞（閉幕詞）。開幕詞是指會議開幕時，上級領(lǐng)導(dǎo)或單位主管領(lǐng)導(dǎo)就會議議程、會議意義、會議宗旨等所作的致詞發(fā)言；閉幕詞則是在會議結(jié)束時，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人就會議所作的總結(jié)性講話。這類材料較多地用于大型的、對外部公眾的會議或活動。

（2）講話稿。講話稿包括主持人講稿和領(lǐng)導(dǎo)講話稿，這些都需要會務(wù)組專門的人員與相關(guān)的發(fā)言人做好溝通和落實，以免出錯，造成不良影響，破壞公司或個人形象。這類材料可用于公司內(nèi)部會議和外部會議。

（3）工作報告。這類材料往往更多地用于公司內(nèi)部大會。其內(nèi)容包括例行工作、成績經(jīng)驗、問題教訓(xùn)和今后打算等。

（4）議程表、日程表、程序表。這三表缺一不可，是每次會議的基本文件資料，可以使每位與會者清楚了解會議的內(nèi)容和進程等。

（5）與會人員名單。準備與會人員名單是為了便于落實各項會務(wù)工作和后勤服務(wù)工作。

（二）會前擬寫文件的分工

（1）專門的秘書團或?qū)懽靼嘧悠鸩葜匾募?，如領(lǐng)導(dǎo)工作報告、議案等。

（2）會議籌備辦公室或秘書部門負責(zé)一般會議文件，如通知、議程、日程、座位安排等。

（3）各職能部門負責(zé)專門材料或業(yè)務(wù)性資料，如統(tǒng)計表、業(yè)務(wù)分析報告等。

（4）發(fā)言單位或個人負責(zé)本部門發(fā)言稿或交流材料。

（三）準備重要會議文件的程序

對于某些大型的、重要的會議，其會議文件的擬寫、印發(fā)工作相對也要求嚴格一些。其文件準備工作程序如下。

（1）交擬，即由領(lǐng)導(dǎo)或秘書主管部門交代文件擬寫任務(wù)，負責(zé)擬寫的部門或個人要充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議目的。

（2）議擬，即擬寫人開始收集資料，展開調(diào)研，醞釀初稿，寫出提綱。

（3）撰擬，即擬寫人根據(jù)提綱，寫成初稿，并再一次領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，如初稿不符合領(lǐng)導(dǎo)意圖，則要從交擬程序重新開始。

（4）審核，即初稿通過，寫出成稿，交秘書部門負責(zé)人或會議領(lǐng)導(dǎo)人進行審核。

（5）簽發(fā)，即成稿經(jīng)過審核通過，交主要領(lǐng)導(dǎo)人簽字，文件才可印發(fā)。

（6）印制，即將簽發(fā)稿交至文印部門謄印、校對、印制，然后蓋上公章。

重要會議文件的發(fā)文過程，從撰擬到印制，工作程序需細心、謹慎，必須要按序進行。

（四）會前文書整理工作

會議越大型、議題越多，需要準備的會議文件資料就越多。如何忙而不亂？如何有條不紊地開展會前文書準備工作？可參考以下工作程序來進行。

（1）擬制文件清單。會議文件在發(fā)放之前，必須將需要發(fā)放的文件編制成清單，并上呈領(lǐng)導(dǎo)審核，看清單上的文件是否都應(yīng)該發(fā)放，明確發(fā)放對象和數(shù)量。經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核，確定會議文件目錄清單。

（2）檢查文件。主要檢查文件兩方面的情況：一是要認真核對每一份文件的內(nèi)容和每一項細節(jié)，如會議日期、會議日程（或議程）、會議通知及報告等，要確保每一項都與實際相符；二是核對文件數(shù)量，按參會人數(shù)印制文件，確保數(shù)量足夠，一般來說，要預(yù)留5％的文件，以便不時之需和歸檔。

（3）盡快檢查、核對、發(fā)送會議通知，以便主辦單位人員、與會者能盡快獲知其中的內(nèi)容，盡快互相聯(lián)系溝通。

（4）印制講話稿、會議日程安排表、會場指示圖、賓館內(nèi)部示意圖等文件，并將以上文件根據(jù)與會人員不同的單位、部門、級別整理好，以便分發(fā)。

（五）會前文件資料的發(fā)放工作準備

首先是文件分裝，即根據(jù)會議需要，將印制好的文件按目錄整理裝袋。要選擇大小合適的文件袋，按照文件目錄順序一一裝入后，檢查有無漏裝、重裝。

其次是文件袋編號，即在所有裝好的文件袋封面上按順序編號，以便統(tǒng)計數(shù)量，并可依次核查；然后根據(jù)文件資料保密的需要，在文件袋上做好保密標(biāo)記，把它們存放在安全、合適的地方備用。

最后是文件發(fā)放。會議文件資料的發(fā)放要求準時。所謂準時，就是根據(jù)會議時間進程，及時將有關(guān)文件發(fā)放到位。其次要求文件發(fā)放要準確無誤，這是指文件該發(fā)給誰就發(fā)給誰，應(yīng)該發(fā)哪些文件、不該發(fā)哪些文件必須清楚明白，決不可錯發(fā)。

一般常用的文件資料發(fā)放方式有以下三種。

（1）簽到時發(fā)放，由工作人員統(tǒng)一逐個發(fā)放到每位與會者手中。

（2）會前擺放在座位上，與會者依次就座后即可讀取材料（此法適用于主席臺或小型決策型會議）。

（3）包裝成堆，按到會部門登記情況統(tǒng)一領(lǐng)取發(fā)放。

這些做法，都可以避免資料漏領(lǐng)或重復(fù)領(lǐng)取的現(xiàn)象發(fā)生，有利于節(jié)約會議經(jīng)費支出，也便于會議管理。

會議過程中會消耗一些紙、筆、水、文件袋等會議用品，這些屬于會議的耗材，需要會議組織者根據(jù)會議預(yù)算和實際需要，還有就是根據(jù)參會人數(shù)，在會前做好充分考慮，逐一落實好。否則，會議用品訂多了會增加會議開銷，造成不必要的浪費；訂少了又會給與會者帶來不便，影響會議服務(wù)的質(zhì)量。

會議用品可隨會議文件一同裝袋發(fā)放，也可以擺放在會場與會者的座位上，還可以采取不統(tǒng)一配發(fā)，由與會者按需取用的方式來發(fā)放。

·訓(xùn)練目標(biāo)

能夠準備會議文件資料和會議用品。

·知識要求

（1）熟悉會議文件資料的種類。

（2）熟悉會議文件的辦理程序。

（3）熟悉會議文件的發(fā)放程序。

（4）了解會議用品的類型。

·訓(xùn)練要求

（1）概括敘述完成這項任務(wù)的步驟。

（2）能夠編寫會議文件資料。

（3）正確發(fā)放會議文件。

（4）準備必備的會議用品。

·任務(wù)描述

順翔旅游有限公司召開10年度總結(jié)暨表彰大會，請你為會議準備會議文件和用品。

·操作提示

（1）根據(jù)本單元任務(wù)1中的會議議程考慮會議需要哪些文件資料？課外完成。

（2）在會議實訓(xùn)室仿真模擬，分小組進行。

（3）各小組互相評價，教師點評。